إجراءات ابتعاث الموظفين للدراسة في الخارج
إجراءات الوصول وتحديد بداية البعثة

- بعد الحصول على القبول المصدق من الملحق الثقافي في البلد الذي يرغب الابتعاث إليه، وبعد توفر كافة الشروط اللازمة للابتعاث، على الموظف تقديم القبول إلى الجهة المختصة التي يعمل فيها، وستقوم بدورها برفع الطلب مستوفياً جميع البيانات اللازمة إلى الديوان العام للخدمة المدنية وفق النموذج رقم (3) لعرضه على لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية وهي الجهة الوحيدة المختصة في ابتعاث موظفي كافة الجهات الحكومية عدا بعض الجهات التي يتم الابتعاث منها وفقاً لأنظمتها كالجامعات والمؤسسات التعليمية المتخصصة.
- بعد صدور موافقة لجنة الابتعاث والتدريب يتم إبلاغ القرار لجهة عمل الموظف لإكمال الإجراءات اللازمة مثل إصدار قرار الابتعاث والتذاكر ونقل المبالغ المترتبة على ذلك إلى ميزانية وزارة التعليم العالي حيث إنها الجهة الوحيدة المختصة بالصرف على كافة المبتعثين بالخارج وفقاً للتوجيه السامي رقم 19851 وتاريخ 28-8- 1401هـ، كما يبلغ الملحق الثقافي بالصرف على المبتعث بعد توفر الاعتمادات المالية اللازمة.
- يشترط قبل السفر أن يحضر المبتعث الدورة التي تنظمها جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية للمبتعثين.
- يجب على المبتعث قبل سفره التأكد من نقل المستحقات المالية من جهة ابتعاثه إلى ميزانية وزارة التعليم العالي ليتمكن المكتب الثقافي من الصرف عليه فور وصوله ولكيلا يتعرض المبتعث لمشاكل مالية.
- تشترط لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية أن يصل الموظف لمقر البعثة خلال ستة أشهر من تاريخ موافقة اللجنة، وإلا يعتبر القرار غير نافذ.
- يلزم المبتعث أن يحصل على تأشيرة دخول دراسية للبلد المبتعث إليه ويجب عليه التأكد من التأشيرة له ولأفراد أسرته، وفيما عدا ذلك فلن يتمكن من البقاء هناك لغرض الدراسة، كما أنه لن يستطيع تحويل التأشيرة التي دخل بها إلى تأشيرة دراسية.
- تتولى جهة عمل الموظف إصدار التذاكر له ولأفراد أسرته إلى مقر الدراسة (يشترط لصرف تذاكر الأسرة ألا تقل مدة البعثة عن سنة دراسية بناء على ما نصت عليه المادة السابعة عشرة من لائحة الابتعاث) كما تقوم جهة عمل الموظف بإكمال إجراءات المناقلات المالية بينها وبين وزارة التعليم العالي.
- يستحسن من المبتعث الإلمام بقوانين وأنظمة البلد المبتعث إليه قبل سفره ضماناً لعدم وقوعه في محاذير يعاقب عليها القانون.
إجراءات الوصول
إن اتصال المبتعث بالمكتب الثقافي فور وصوله ضرورة تقتضيها تعليمات الابتعاث وتحتمها مصلحته الشخصية سواء كان هذا المبتعث طالباً أم موظفاً أم طالباً على حسابه الخاص، ويلزم تزويد المكتب بالمستندات التالية:-
1- صورة من جواز السفر وجواز سفر الأسرة المرافقة (للصفحات من 1- 7 بالإضافة إلى الصفحات الموضح فيها تأشيرة الدخول وختم تاريخ الدخول) مع أصول الجوازات للمطابقة.
2- صورة من قرار الابتعاث، أو رقم وتاريخ الموافقة على الدراسة إذا كان طالباً على حسابه الخاص.
3- صورة من القبول الذي حصل عليه من المؤسسة التعليمية التي يرغب الالتحاق بها.
4- صورة من البطاقة (بطاقة الأحوال المدنية والبطاقة العائلية).
5- ثلاث صور شخصية.
6- شيك ملغي من الحساب البنكي ليتمكن المكتب من بعث المخصصات المالية إلى البنك مباشرة في مقر البعثة.
إن الهدف من مراجعة المبتعث للمكتب الاطلاع على كافة البيانات وتعبئة النماذج (من 3 إلى 8) وإكمال إجراءات تسجيله وفتح الملف وإعطائه الرقم الخاص الذي تجنب الإشارة إلى جميع اتصالاته بالمكتب وإعطائه أيضا خطاباً موجهاً الى المؤسسة التعليمية لتسهيل إجراءات التحاقه بها وإكمال بعض البيانات اللازمة (نموذج رقم 4و5و6و7و8) واذا حالت الظروف دون مراجعة المبتعث للمكتب شخصياً فيجب عليه إشعار المكتب بذلك وتحديد العنوان الذي يمكن بعث البيانات والتعليمات إليه.
تحديد بداية البعثة
يتم تحديد بداية البعثة بالنسبة للموظف المبتعث للدراسة من واقع تاريخ ختم الدخول المحدد في جواز السفر بعد صدور القرار مالم ينص على تاريخ معين لبداية البعثة في قرار الابتعاث، اما بالنسبة لمن يتم إلحاقه بالبعثة اثناء وجوده في مقرها فإن التاريخ المحدد لبداية البعثة هو تاريخ صدور قرار الإلحاق بالبعثة ما لم يتم تحديد تاريخ معين في صلب القرار، وعلى ألا يكون سابقاً لبداية دراسته بدء الدراسة بعد أن يصل المبتعث إلى مقر البعثة عليه التوجه إلى المؤسسة التعليمية المبتعث إليها، وعليه أن يكمل إجراءات تسجيله في التخصص المحدد في قرار الابتعاث، ومن ثم الاختيار الحد الادنى على الأقل من الوحدات الدراسية المطلوبة خلال المدة المحددة للتسجيل.
* المتابعة الدراسية
- أناطت لائحة أحكام ابتعاث الموظفين بالملحقين الثقافيين مهمة متابعة المبتعث دراسياً ورعاية كافة شؤونه أثناء وجوده في مقر دراسته وقد نصت على ما يلي:-
- أن يتولى الملحقون الثقافيون في الخارج الإشراف على الموظفين المبتعثين طيلة فترة ابتعاثهم.
- أن يكون المبتعث حسن السيرة والسلوك محافظاً على سمعة بلاده مواظباً على دراسته، وأن يكمل دراسته خلال المدة المحددة في قرار ابتعاثه.
- لا يجوز للمبتعث أن يترك مقر دراسته إلا بعد إخطار الملحق الثقافي وموافقته على ذلك.
- مما تقدم يتضح أن المكتب الثقافي هو المسؤول مباشرة عن متابعة المبتعث منذ وصوله إلى مقر دراسته حتى يحصل على الدرجة العلمية التي ابتعث من أجلها، وتتمثل مسؤولية المتابعة في تلقي التقارير الدراسية وتقويمها للتأكد من مواظبة المبتعث وتقدم سيره الدراسي، ويتخذ المكتب الثقافي الإجراءات اللازمة لتحقيق ذلك.
- يلزم تعبئة كافة النماذج المطلوبة التي تساعد على الحصول على التقارير الدراسية.
- وإذا كانت التقارير الدراسية للمبتعث تنبئ عن عدم إمكانية تحقيق الغرض المبتعث من أجله فسوف يتم إنهاء البعثة عن طريق لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية، بناء على ما نصت عليه المادة الثالثة والعشرون من لائحة الابتعاث بالنسبة للموظفين المبتعثين وعن طريق الجهة المختصة بالوزارة بالنسبة للطلبة المبتعثين، وعلى المبتعث التعاون التام مع المكتب الثقافي في المساعدة للحصول على التقارير الدراسية اللازمة في مواعيدها المحددة، وفيما عدا ذلك فإن للمكتب الحق في إيقاف صرف المخصصات المالية مما سيترتب عليه إنهاء البعثة.
- يقوم المكتب الثقافي بإبلاغ الوزارة بالتقارير الدراسية عن الموظفين والطلاب المبتعثين.
العمل أثناء الدراسة
أشارت المادة الرابعة عشرة من لائحة الابتعاث الى أنه لا يجوز للموظف المبتعث أن يباشر أي عمل خلال مدة دراسته إلا اذا كان ذلك لا يؤثر على سيره الدراسي ويشترط موافقة الملحق الثقافي على ذلك.
تغيير الجامعة
جاء في المادة الثانية عشرة من لائحة الابتعاث انه لا يجوز للموظف المبتعث أن ينتقل من جامعة إلى أخرى إلا بعد موافقة الملحق الثقافي على ألا يؤثر ذلك على المدة المحددة لدراسته.
تغيير التخصص
نصت المادة الحادية عشرة من لائحة الابتعاث على أنه لا يجوز للموظف المبتعث تغيير التخصص المبتعث من أجله أو تحويل دراسته من دولة إلى أخرى إلا بموافقة لجنة التدريب والابتعاث، وكذلك الجهة التي يتبعها الموظف - والمقصود بها الجهة الحكومية التي يعمل بها الموظف - لأن الأساس في ذلك هو حصول الموظف على الدرجة العلمية المبتعث من أجلها وفقاً للخطة المرسومة من قبل الجهة الحكومية المبتعث لصالحها، ولكن ربما تكون هناك ظروف خارجة عن إرادة الموظف تحتم دراسة تخصص مغاير للتخصص المبتعث من أجله، وقد أوضحت لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية في اجتماعها المنعقد بتاريخ 22-2-1403هـ الإجراءات اللازمة عند طلب تغيير التخصص وهي:
1- أن يقوم المكتب الثقافي برفع طلبات تغيير التخصص إلى وزارة التعليم العالي في وقت مبكر وعلى المبتعث عدم تغيير تخصصه إلا بعد تلقيه الموافقة الخطية على ذلك.
2- على المبتعث أن يقدم المبررات اللازمة لتغيير تخصصه مدعمة من قبل المشرف الدراسي مع رأي المكتب الثقافي بهذا الشأن.
3- تتولى لجنة ابتعاث الموظفين التنسيق مع جهة المبتعث لمعرفة وجهة نظرها حيال تغيير التخصص المبتعث له أصلا، وإلا أوقفت مخصصاته المالية.
4- على المكتب الثقافي متابعة المبتعث أولاً بأول لمعرفة استمراره في التخصص الذي ابتعث من أجله، وكذلك الدرجة العلمية المبتعث للحصول عليها، ويشار إلى ذلك بدقة في الضمان المالي الذي يصدره المكتب للجامعات والكليات مع التأكيد بعدم التزام المكتب الثقافي بدفع الرسوم في حالة إقدام المبتعث على تغيير تخصصه أو درجته العلمية المبتعث من أجلها.
تحديد مدة الدراسة وتمديدها
أولاً: التمديد للطالب المبتعث:
1- مدة الدراسة الجامعية وتمديدها: جاء في قرار معالي وزير التعليم العالي رقم 2917-1 وتاريخ 21-3-1405هـ ما يلي:
(أ) يعتبر قاعدة أن مدة الدراسة الجامعية النظرية أربع سنوات ومدة الدراسة الجامعية العلمية خمس سنوات ماعدا الطب فتحدد مدة الدراسة فيه من واقع كل بلد ونظام الجامعة أو الكلية التي يلتحق بها المبتعثون بشرط موافقة وزير التعليم العالي على هذه المدة.
(ب) يضاف إلى هذه المدة سنة لدراسة اللغة في البلدان التي تختلف لغتها عن اللغة العربية.
(ج) يتساوى في هذه القاعدة الجامعات التي تعمل بنظام الساعات أو نظام العام الدراسي الكامل.
(د) الطالب الذي تستغرق مدة دراسته الجامعية أربع سنوات للحصول على الشهادة الجامعية لا يجوز العرض بطلب تمديد بعثته لأي فترة مالم تكن هناك أسباب مقنعة أدت إلى تأخره في الدراسة.
(هـ) يعد عرض طلب التمديد مرفقاً به الوثائق الدراسية والمبررات المشار إليها في الفقرة السابقة وتملأ الاستمارة المصممة لهذا الغرض والمحتوية على المعلومات عن الطالب ورأي الملحق في ذلك، ويوجه خطاب طلب التمديد إلى مدير عام الإدارة العامة لشؤون البعثات لدراسته من لجنة شؤون المبتعثين ويتم رفع اقتراحها لوزير التعليم العالي لإصدار القرار المناسب.
2- مدة الدراسات العليا وتمديدها:
(أ) يعتبر قاعدة أن مدة الدراسة للماجستير (ثلاث) سنوات للدراسات العلمية والنظرية في البلدان التي تختلف لغتها عن اللغة العربية و(سنتان) في البلدان العربية و(أربع) سنوات للبورد (الزمالة) الكندية والأمريكية للأطباء، وما يعادل هذا المؤهل في اوروبا وآسيا واستراليا والعالم العربي.
(ب) يجوز تمديد هذه الفترات لمدة سنة إضافية إذا وجدت الظروف والمبررات المقنعة المؤدية إلى التأخير، وذلك بموافقة وزير التعليم العالي وفي حالة الحاجة إلى التمديد تتخذ الإجراءات وفق ما هو محدد في الفقرة (هـ) من (1).
(ج) يعتبر قاعدة أن مدة الدراسة للدكتوراه (ثلاث) سنوات في كل التخصصات ماعدا الطب، ويضاف إلى هذه المدة سنة إضافية إذا كانت الدراسة في بلد غير عربي وكان الطالب المبتعث لا يتكلم لغة البلد.
(د) كل طالب يحتاج إلى تمديد لهذه المرحلة تعالج حالته منفردة، ولا يجوز طلب التمديد لأي طالب لم ينه الساعات المطلوبة في الجامعات التي تعمل بنظام الساعات والحضور للفصول الدراسية الواجبة في الجامعات التي تعمل بنظام العام الدراسي الكامل خلال فترة السنوات الثلاث الأساسية المشار إليها.
3- تمديد بعثة الطالب لمرحلة دراسية أعلى: نص خطاب معالي الوزير رقم 1092 -1 في 24-3- 1408هـ على عدم التمديد لمن حصل على البكالوريوس أو ما يعادلها سواء كان ذلك في الأمور النظرية أو العملية وسواء كان ذلك لمرحلة الماجستير أو الدكتوراه لأن إلحاقهم أصلاً كان لضرورة تنتهي بانتهائهم من مرحلة البكالوريوس، وليكون هناك مواءمة في معاملتهم مع من يتخرجون من المملكة.
ثانياً: التمديد للموظف المبتعث:
(أ) التمديد للموظف المبتعث للدراسة للحصول على المؤهل المبتعث من أجله:
- أشارت الفقرة (الثانية) من المادة (التاسعة) من أحكام ابتعاث الموظفين إلى أنه يجوز للجنة الابتعاث أن تمد فترة الابتعاث بقرار يحدد المدة الإضافية، بعد التأكد من أن الموظف قد قام بدراسته في حدود المؤهل الذي ابتعث من اجله وعلى وجه مرض في ضوء التقارير التي يقدمها المكتب الثقافي في البلد الذي يدرس فيه.
- نصت الفقرة (السادسة) من قرار لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية في اجتماعها المنعقد في 22-2- 1403هـ على أنه يجوز للجنة أن تمدد مدة البعثة التي يحتاجها الموظف المبتعث للحصول على الدرجة المبتعث من أجلها، وعلى الملحق الثقافي إيقاف الصرف بعد ذلك، ولايجوز تجاوزها إطلاقاً إلا بعد ورود الموافقة على تمديد مدة الدراسة من قبل اللجنة.
- يتطلب الأمر إبلاغ وزارة التعليم العالي بحاجة المبتعث إلى تمديد فترة دراسته بمدة لا تقل عن ستة أشهر من نهاية بعثته، وعلى المكتب الثقافي رفع الطلب.
(ب) التمديد للموظف المبتعث للدراسة للحصول على مؤهل أعلى من المؤهل المبتعث له: نصت المادة (الثانية والعشرون) من أحكام ابتعاث الموظفين على أنه يجوز للجنة الابتعاث والتدريب أن تسمح للموظف المبتعث بالاستمرار في بعثته بناء على طلب الجهة التابع لها للحصول على مؤهل أعلى إذا كان متفوقاً في دراسته حسبما تضعه لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية من معايير، هذا وقد وضعت لجنة التدريب والابتعاث بالديوان العام للخدمة المدنية في اجتماعها (الرابع عشر) المنعقد في 14- 4-1410هـ ضوابط للتمديد منها:
1- أن يتطلب العمل الحالي أو المرتقب للمرشح ذلك المستوى من التعليم.
2- إذا كان ذلك المؤهل يستلزم الحصول على الماجستير أولا، فيجب أن يكون الحصول على الماجستير قد تم بمستوى علمي متميز خلال المدة المحددة للبعثة أو قبل نهايتها.
3- إذا كان المؤهل لا يستلزم الحصول على الماجستير أولاً فيجب أن يكون المرشح لمواصلة الدراسة أو الترفيع متميزاً في دراسته ولديه القدرة على الوفاء بمتطلبات درجة الدكتوراه، ويعتمد في ذلك نتائجه وتوصية الأستاذ المشرف على دراسته وتوصية الملحق الثقافي.
4- أن يتم تقديم طلب التمديد من قبل جهة عمل الموظف - كما أشير إليه سابقا- إذا إن حاجاتها هي التي تحدد الدرجة التي يبتعث الموظف للحصول عليها.
5- يتم رفع طلب التمديد.
(ج) التمديد للموظف المبتعث للتدريب للحصول على مؤهل علمي: إذا كان الموظف مبتعثاً للتدريب ويرغب في تمديد دراسته للحصول على مؤهل علمي - كالماجستير أو الدكتوراه - فقد نص الأمر السامي رقم 1-1-1583 وتاريخ 6-7-1403هـ على مراعاة قرارات لجنة التدريب وعودة المبتعث للتدريب بعد انتهاء فترة تدريبه.
الجزاءات والعقوبات
- نصت المادة الثالثة والعشرون من لائحة الابتعاث على أن للجنة ابتعاثا وتدريب موظفي الخدمة المدنية إنها بعثة أي موظف إذا كانت التقارير الدراسية عنه تنبئ بعدم إمكانية تحقيق الغرض الموفد من أجله.
- المادة السابعة والعشرون من لائحة الابتعاث نصت على أنه لا يجوز ترقية الوظف أثناء ابتعاثه، وإذا لم يتحقق الغرض الذي ابتعث من أجله فلا تحتسب مدة ابتعاثه لأغراض الترقية.
- المادة الثامنة والعشرون من لائحة الابتعاث نصت على أنه مع عدم الإخلال بمجازاة الموظف وفق أي نظام آخر، للجنة الابتعاث أن تصدر في حالة إخلال الموظف المبتعث بواجباته قراراً بإنهاء بعثته وباسترداد كل أو بعض ما صرف له.
- نصت الفقرتان (ج.د) من المادة (ثالثا) من التوجيه السامي رقم 19851 وتاريخ 28-8-1401هـ على أنه لا يصرف بدل الكتب والملابس عن المدة التي تزيد عن السنوات المقررة لابتعاث الموحدة لأمثاله.
- نص خطاب معالي رئيس ديوان مجلس الوزراء رقم 17006 وتاريخ 19-7-1384 على ما يلي:
- 1- قرار مجلس الوزراء رقم 883 في 3-3-1384هـ لايشمل طلاب مصر فقط بل يشمل جميع الطلاب في الخارج.
2- القرار يعطي الطلاب الحق في ان يبقى سنتين بالإضافة إلى الدراسة الجامعية العادية أي نصف مدة الدراسة تقريباً.
3- تتجاوز الوزارة عن رسوب الطالب للمرة الأولى.
4- إذا رسب سنة أخرى في نفس فرقته الدراسية أوقف الصرف عليه.
5- يسمح له بإعادة السنة للمرة الثالثة.
6- إذا نجح استمر الصرف عليه باستمرار نجاحه، وإذا رسب للمرة الثالثة فصل نهائياً، أي أن الطالب يعطى ثلاث فرص للاستمرار في الدراسة.
- التعميم الوزاري رقم 615- خ في 17 -5-1382هـ نص على أنه (من حق طالب البعثة أن يستمر الصرف عليه لمدة عامين في كل سنة دراسية فإذا رسب أكثر من ذلك يوقف الصرف عليه، ويعيد العام الثالث على حسابه الخاص كفرصة أخيرة فإن نجح أعيد إلحاقه بالبعثة والصرف عليه لمدة سنتين أخريين، فإن رسب يفصل نهائياً من البعثة وإذا ترك الدراسة نهائياً يعود للعمل بالحكومة مدة تساوي المدة التي صرفت عليه الحكومة).
- القرار الوزاري رقم 32-1-39- 1104-30 وتاريخ 11-5-1392هـ صدر بناء على اقتراح المكتب الثقافي بأمريكا ونص على ما يلي:
1- إذا لم يكمل الطالب المعدل المطلوب لعدد الساعات المحددة للسنة الدراسية (30) ساعة على نظام السمستر أو ما يعادلها على نظام الكوارتر يحسم عليه 50% من مخصص الملابس السنوي.
2- إذا لم يحقق الطالب المعدل المطلوب لعدد الساعات للفصل الدراسي الأول وهي (15) ساعة على نظام السمستر أو ما يعادلها على نظام الكوارتر من السنة الدراسية اليت تلي السنة الأولى (الذي حسم عليه فيها 50% من مخصص الملابس السنوي) يحسم عليه القسم الثاني من مخصص الملابس السنوي.
3- يستمر مبدأ الحسم باستمرار عدم تحقيق الطالب للساعات المطلوبة وعدم تخرجه في الموعد المحدد على ألا تزيد مدة تأخر الطالب عن إنهاء دراسته بأكثر من فصلين دراسيين.
4- إذا لم يتمكن الطالب من إنهاء دراسته بعد هذين الفصلين الدراسيين ولم يستطع الحصول على الشهادات الجامعية يوقف الصرف عليه لمدة سنة دراسية كاملة، ويقيم وضعه وعلاقته بالبعثة خلال هذه السنة.
5- يطبق مبدأ الحسم أيضاً من مخصص الملابس السنوي على الدارسين فيما بعد المرحلة الجامعية مع عدم الإخلال بشروط الابتعاث فيما يتعلق بالموظفين المبتعثين.
نص قرار المادة الأولى من قواعد التمديد للطلاب المبتعثين الصادرة بقرار معالي الوزير رقم 30-4-29-2917 وتاريخ 21-3-1405هـ على ما يلي:
يستمر الطالب في البعثة طالما حافظ في معدل تسجيل الساعات على مالا يقل بأي حال من الأحوال عن أربع وعشرين ساعة في النظام نصف السنوي (سمستر) على ست وثلاثين ساعة في النظام ربع السنوي (كوارتر) وعلى معدل الدرجات المكتسبة لا يقل عن اثنتين في الدراسات الجامعية وعن ثلاث في الدراسات العليا (الماجستير والدكتوراه).