إذا لاحظت أوراقًا متناثرة على مكتبك ولا تعرف متى وضعت، فأنت تعاني!.... وإذا كنت تردد دائماً: (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني!..

إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق لا حصر لها دون أن تستعملها، فأنت تعاني!... ... إذا كنت تقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني!

.. إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني!..

إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني.. إذا كنت لا تستطيع العثور على ورقة تريدها خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني.. إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النمر الورقي على مكتبك باستخدام الهندرة.

والهندرة كلمة نحتت من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وكثيراً ما نسمع جملة هندرة المكاتب وهي تعني أن نعيد ترتيب وبناء المكاتب بعقلية ونظام المهندس وهناك طرق ثلاث لهندرة مكتبك:

الطريقة الأولى: عندما تكون الأوراق متناثرة على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر. ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط!!

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي: اقتن مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات. قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.

الطريقة الثالثة: إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.