أغلبنا يعاني من كثرة الأوراق من حوله سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطويلة وأنت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها. إذا كنت من هؤلاء أو لم تكن، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية:
1- حدد موقعاً ثابتاً: إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة. إذاً حدد موقعاً ثابتاً للتعامل مع الأوراق وليكن: مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط.
2- اتخذ القرار: ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة:
- هل يجب أن أحتفظ بهذه الورقة؟
- هل تهمني هذه الورقة؟
- هل لها مصدر آخر؟
- هل هي حديثة؟
- في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها؟
- أين أحفظها؟
- إلى متى أحفظها؟
- كيف أعثر عليها؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار. إذ إن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وترو بحيث إن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيراً مباشر بك. وقد يفقدك غالياً لا قدر الله.
