يمكن أن نعرف إدارة الوقت في بيئة العمل التنظيمية بأنها : الطرق والوسائل الفعالة التي تساعد الموظف على استثمار وقته بطريقة أفضل من أجل تحقيق أهدافه ومهامه وواجباته الوظيفية. ويرتبط مفهوم إدارة الوقت بمفهوم التخطيط ارتباطا وثيقا. وتجدر الإشارة إلى أن الإدارة العربية قد حققت تراجعا كبيرا في إدارة الوقت حيث تشير معظم الإحصائيات بأن إنتاجية الموظف العربي منخفضة جدا إذا ما قورنت بالبلدان الأخرى. وفي أحسن الحالات وجد أن متوسط إنتاجية الموظف العربي في بعض الدول العربية تصل إلى (3) ساعات يوميا.

أما في بعض الدول العربية الأخرى فقد أشارت تلك الدراسات إلى مستويات متدنية قد لا تصل إلى ساعة واحدة ونيف يوميا في المتوسط مما يشير إلى وجود بطالة مقنعة. وهذا يستدعي بالضرورة البحث عن الأسباب التي أدت إلى هذه النتائج الكارثية ومن ثم وضع الحلول المناسبة لها. هذا من ناحية ومن ناحية أخرى فإن ذلك انعكس سلبا على أداء المؤسسات وبالتالي انعكس على إجمالي الناتج المحلي بشكل عام. ولو حسبنا الوقت المهدر من خلال هذه الإحصائيات لوجدنا أن معظم الوقت الذي يقضيه الموظفون العرب في مكاتبهم غير مستثمر بل يذهب سدى.

وفي الولايات المتحدة الأمريكية أشارت إحدى الدراسات إلى أن الموظف هناك يمضي حوالي (20%) من وقته في أداء أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة التي يعمل بها. كما أن الموظف يمضي حوالي «ساعتين» في المتوسط في القراءة و (45) دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل. وأشارت هذه الدراسة بأن الموظف يتعرض كل (10) دقائق لمحادثات هاتفية أو عادية يتعلق معظمها بالعمل. ومع التسليم بوجود عوامل معينة تجعل مقارنة الإدارة العربية بالإدارة الأمريكية غير عادلة على الأقل في الوقت الحاضر إلا أن هذا لا يعفي الإدارة العربية من هذا التقصير.

ولا شك أن سوء إدارة الوقت لدى الموظف العربي يكمن في عدم تنظيمه لمهامه الوظيفية بصورة جيدة من حيث تحديد الأهداف والأولويات ورسم الخطط. كما يكمن في وجود عادات سيئة لديه فيما يتعلق بإدارة الوقت. بالإضافة إلى غياب الأسلوب الملائم للتعامل مع الزملاء والأصدقاء والمراجعين داخل بيئة العمل. ومن الملاحظ أن الموظف العربي ينتهج أسلوب التسويف في أداء المهام بحيث يبدأ بالمهمة ذات الأولوية المنخفضة بدلا من أن ينجز المهمة ذات الأولوية المرتفعة. كما أنه لا يلجأ إلى تغيير الأشياء في الذات خاصة المتعلقة في إدارة الوقت ولا يحسن إدارة وقته ووقت الآخرين.

ومن المعتقدات الخاطئة لدى بعض الموظفين والتي تحد من استثمارهم للوقت استثمارا أمثل اعتقادهم بأنهم مشغولون وليس لديهم الوقت الكافي للتنظيم أو اعتقادهم أن تحديد الأهداف والأولويات والتخطيط هو مضيعة للوقت أو اعتقادهم بأنهم يعرفون ما الذي يجب عليهم فعله ولا حاجة لكتابته في جداول ونماذج أو اعتقادهم بأن ظروف العمل والعملاء لا تمكنهم من إدارة أوقاتهم كما يريدون أو اعتقادهم بأن المشروعات الكبيرة فقط هي التي تحتاج إلى تنظيم أو اعتقادهم أن حياتهم كانت مليئة بالمتغيرات ولا يمكن بأي حال من الأحوال وضع جدول زمني لتنفيذ المهام.

ولو ألقينا نظرة إلى الجداول والنماذج المساعدة على إدارة الوقت لوجدنا العديد منها متداول في الكتب والمواقع الإلكترونية والمكتبات. وقد خصص عدد كبير منها للاستخدام في المكاتب حيث تتميز بكبر حجمها نسبيا. وتقسم الجداول في الغالب إلى المهام اليومية والأسبوعية والشهرية مع تحديد الوقت واليوم والتاريخ. أما بالنسبة للنماذج فهناك عدد منها لعل من أشهرها نموذج «إيزنهاور» الذي يقسم إلى مهم وعاجل ويأخذ رمز (أ) من حيث الأولوية في التنفيذ، ومهم وغير عاجل ويأخذ رمز (ب) من حيث الأولوية. وغير مهم وعاجل ويأخذ رمز (ج) من حيث الأولوية، وغير مهم وغير عاجل ويأخذ رمز (د) من حيث الأولوية. والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله.