يمكن أن نعرف التفويض الإداري بأنه «تفويض المهام والصلاحيات إلى الآخرين دون التخلي عن المسئولية أو النتائج المترتبة على هذه العملية». ويقصد بالآخرين هنا المرؤوسين الذين يقعون في مستوى إداري أقل من الذي بيده عملية التفويض، ولذا يعتبر التفويض الإداري من صلاحيات المديرين ومن في حكمهم دون سواهم من الموظفين. وتختلف أهمية المهام المفوضة إلى الآخرين باختلاف المستوى التنظيمي للمفوض والمفوض إليه. فالتفويض الإداري يمكن أن يمارس على مستوى الإدارة العليا والإدارة المتوسطة والإدارة التنفيذية.

وتكمن أهمية التفويض الإداري في أن المدير لا يستطيع أن يؤدي جميع مهامه الوظيفية حتى وإن كان يملك قدرات ومهارات إدارية عالية. والسبب في ذلك يرجع إلى أن المدير سوف يكون منشغلا بعمليات أخرى مهمة كالتفكير والتخطيط والتطوير والإبداع. ولا شك أن كثيرا من المديرين يترددون ولا يرغبون في تفويض مهامهم الوظيفية لأسباب مختلفة منها على سبيل المثال : حب السلطة والتسلط، وعدم الثقة بالآخرين، والإحساس بفقدان الأهمية، والشعور بالنقص وعدم الكفاية، والخوف من المنافسة، وانتهاج أسلوب المركزية في العمل.

إن التفويض الإداري لا يعني التخلي عن المسئولية بأي شكل من الأشكال. فالمفوض يعتبر المسئول الأول عن المهمة التي فوضها. ويخطئ كثيرا من يستخدم التفويض بجانبه السلبي بحيث يفوض مهامه الصعبة أو المعقدة أو التي لا يلوح لها حل في الأفق أو يلجأ إلى التفويض لإشغال الموظفين أو التخلص من العمل للتفرغ لأموره الخاصة. فالهدف من التفويض أن يتفرغ المدير للقيام بعمليات إدارية أخرى مهمة. وبالتالي إتاحة الفرصة للموظفين الآخرين بأن يطوروا من قدراتهم ومهاراتهم، وأن يتمكنوا من إثبات وجودهم والثقة بأنفسهم. كما أنه يعتبر نوعا من التدريب الإداري لصقل المهارات واكتشاف المواهب والقدرات.

ويجب على المفوض أن يختار الموظف الكفء القادر على أداء المهمة من الناحيتين العلمية والعملية ويقدم له شرحا مفصلا عن المهمة مع تبيان المسار التاريخي لها ووضع معايير محددة للأداء وتحديد الموارد البشرية المتاحة، كما يجب على المفوض أيضا أن يقدم التوجيه والدعم والمساندة للمفوض له. أما المتابعة فيجب أن يتم التركيز على النتائج المتوقعة وليس على الطرق أو الأساليب المستخدمة. وينبغي على المفوض أن يكون مستعدا للإجابة عن الأسئلة والاستفسارات من المفوض له وتقديم الاستشارة الفنية اللازمة.

وبالمقابل فإن المفوض يجب أن ينسحب من المهمة ويترك الموظف يؤدي مهمته بالطريقة التي يراها مناسبة وألا يتدخل بجزئيات تنفيذها، كما يجب على المفوض ألا يتوقع أن يكون تنفيذ المهمة استنساخا لطريقته أو أسلوبه في الأداء بل يجب أن يتوقع أسلوبا مغايرا أو طريقة مختلفة عما اعتاده المفوض. وفي هذه الحالة ينبغي ألا ينكر عليه أو يظهر امتعاضه من طريقة الأداء ما دامت النتائج مرضية. ومن أهم الأمور التي يجب مراعاتها في هذا المجال تقديم الشكر والعمل على تحفيز الموظف أو الموظفين الذين قاموا بأداء المهمة. والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله.

* عضو هيئة التدريب بمعهد الإدارة