كتبت الأسبوع الماضي عن الملحقية التعليمية في واشنطن و بعض معاناة طلابها، وعلى أثره كان هناك مزيد من التواصل مع طلاب ومسئولين في أكثر من ملحقية، يقودنا إلى مواصلة الطرح في هذا الشأن. بالرغم من وجود الاختلاف في حجم المعاناة من دولة لأخرى، إلا أن الظاهرة العامة تكمن في شكوى الطلاب من بعض التأخير في المعاملات وتبرير الملحقيات بكبر أعداد الطلاب والتنظيمات التي تحكم إجراءات العمل وأحياناً ضعف مستوى الكوادر العاملة بالملحقيات سواء المشرفين الأكاديميين اللذين ينقصهم التأهيل الإداري أو الكوادر المساعدة الغير محترفة. سأركز مقالي اليوم في الجانب التنظيمي.

لنأخذ مثلاً معاملة حضور مؤتمر علمي، حيث يحث جميع الطلاب على حضور المؤتمرات وتتكفل الملحقية بدفع تكاليف مؤتمر أو رحلة علمية للطالب أثناء بعثته الدراسية. هذه المعاملة تمر بالخطوات التالية:

1- يتقدم الطالب بطلب حضور المؤتمر.

2- يراجع المشرف الدراسي الطلب وقد يعيده للطالب لإكمال النواقص فيه.

3- يرفع المشرف الطلب لرئيس المجموعة.

4- يحال الطلب بعد ذلك إلى مساعد الملحق للشؤون الدراسية.

5- يحال الطلب بعد ذلك إلى الموظف المختص بإدارة الندوات والمؤتمرات.

6- يحال الطلب بعد ذلك إلى مدير إدارة الندوات والمؤتمرات.

7- يحال الطلب بعد ذلك إلى إدارة العلاقات الجامعية.

8- يحال الطلب بعد ذلك إلى مكتب وكيل الوزارة للشؤون التعليمية.

9- يحال الطلب بعد ذلك إلى مكتب معالي الوزير.

10- يتم بعدها إجراء تفويض معاملة.

11- ثم يعاد الطلب إلى وكيل الوزارة.

12- يوجه بعد ذلك للملحقية التعليمية.

13- يعود دورته العكسية داخل الملحقية.

14- يتم التخاطب مع الطالب حول القرار.

هذا سير معاملة عادية في إحدى الملحقيات، وقد تأخذ وقتاً أطول وإجراءات إضافية في بعض الحالات كطلب موافقة جهة البعثة أو الحصول على استثناء لسبب ما. وتأخذ بعد ذلك دورة أخرى في إجراءات صرف المستحقات بعد حضور الطالب المؤتمر . إلخ. الشاهد هنا هو بيروقراطية الإجراءات وطولها الذي يحتم تأخر المعاملة ويجعل الطالب في موقف قلق لا يدري أين وصلت معاملته ومن هي الإدارة أو المسئول الذي لم ينجزها في الوقت المطلوب.. الخ.

هذا الأمر يقود إلى المقترح الذي طرحه البعض لكنه لم يؤخذ بجدية. طالما ستعود الإجراءات (مع عدم قناعتنا الشخصية بكثير منها) في النهاية إلى الوزارة، فلماذا لا يتقدم الطالب مباشرة إليها إلكترونيا ويتم تخفيف العبء على الملحقيات؟ هذا المقترح ليس بجديد فقد طرحه د. سليمان الرياعي من الملحقية التعليمية بكندا في لقاء له مع إحدى الصحف وأضاف بأن هناك ما لا يقل عن أربعين معاملة يمكن إنهاءها إلكترونياً عن طريق الرياض مباشرة دون الحاجة إلى تدخل الملحقية. المقترح الذي يؤيده فيه آخرون يتمثل في إنشاء مركز موحد بالرياض لخدمة المتبعثين بجميع الدول وتخفيف الأعباء على الملحقيات التعليمية، لتبقى إدارات صغيرة تخدم الطالب في الأمور التي يصعب حلها مركزياً أو تتطلب تواصلا مباشرا مع المؤسسات التعليمية ببلد البعثة.

لن أفصل في إيجابيات وسلبيات ذلك المقترح وتفاصيل خطوات تنفيذه، لكن هناك فكرة أخرى مطروحة تتمثل في إنشاء وحدة اتصال (calling center) على غرار ما هو موجود بالشركات الكبرى كشركات الاتصال والخطوط يتولى إجابة استفسارات الطلاب وتوجيهها أو إنهاء الممكن منها إلكترونيا. كثير من الشركات الكبرى نجد لها مراكز اتصال مقرها في دول بعيدة (الشركة في أوربا ومقر اتصالاتها بالهند مثلاً). يمكن التعاقد من شركة لعمل هذا المركز، للحصول على خبرة عالمية بتكاليف معقولة..

نواصل في مقال آخر بعض هموم واقتراحات أبنائنا في الخارج..www.alkhazim.com