عرفت الإدارة العامة بأنها تنظيم بشري جماعي يهدف إلى تنفيذ سياسة وقرارات الدولة إلى خدمات ملموسة للمواطنين والوطن، والإدارة علم وفن باعتبار أن القيادي الإداري الناجح هو الذي يوظف فنيات الإدارة بأسلوب علمي عندما يعمل على زيادة خبراته وقدراته، وذلك بالوقوف على نتائج التجارب العلمية ومتابعة الأفكار الحديثة والإلمام بالنظريات المتتابعة في مجال النشاط الإداري وعلى ضوء ذلك يقع على عاتق المشرف الإداري مسؤولية كبيرة في تفعيل النشاط الإداري في مجال عمل الجهة التي يتبعها وفي إطار الاختصاصات التي منحت له لممارسة مسؤولياته وعليه لتحقيق ذلك ما يلي:

الإحاطة بالقدر الممكن من المعلومات والمهارات ذات العلاقة بعمله لكي يستطيع اتخاذ القرارات المناسبة، بحيث يكون محترفاً لعمله وساعياً للتميز فيه عن طريق الإحاطة بكلياته وجزئياته.

الإدراك الكامل باختصاصات وأهداف الجهة التي يعمل بها لكي تكون قراراته في إطار هذه الاختصاصات والأهداف.

الإحاطة بالتجارب الدولية ذات العلاقة بعمله حتى تكون قراراته قد اتخذت وفقاً لأحدث المبادئ والنظريات الحديثة.

أن يكون لديه الاستعداد لتحمل المسؤولية بأن يتخذ القرار المناسب في الوقت المناسب من دون تخوف أو تردد.

أن يكون أسوة حسنة لمرؤوسيه في حسن التعامل والحرص على العلاقات الإنسانية ومحاسن الأخلاق.

أن تتوفر لديه روح المبادرة بأن يأخذ السبق في إنجاز الأعمال وطرح الأفكار بعيداً عن التردد والتسويف.

أن يضع المدير معايير أو إستراتيجية واضحة لأداء مرؤوسيه من أجل تحقيق نتائج إيجابية فورية، وفي مقدمة هذه المعايير أن يجعل المدير نفسه قدوة لمرؤوسيه في الانضباط والسلوك وحسن التعامل وفي تطبيق مفاهيم وأنظمة العمل.

الحرص على إيجاد موظفين تنفيذيين موهوبين تتوفر لديهم مقومات الخبرة والحماس لكي يكونوا قدوة حسنة لزملائهم الآخرين في حسن التنفيذ وتطبيق الأنظمة والانضباط.

أن تكون طرق أداء العمل سهلة وميسرة وبعيدة عن التعقيد والبيروقراطية.

أن يشرف المدير على عملية التنفيذ بشكل يومي، بحيث يتمكن من معرفة مدى النجاح الذي تحقق ومعالجة الأخطاء التي حصلت بشكل فوري.

أن يكون هناك انسجام بين كافة المديرين الموجودين في الجهاز الواحد وذلك من أجل التنسيق والعمل المشترك لتحقيق كافة أهداف الجهاز.

الاهتمام بالمتابعة، بما في ذلك قيام المشرف بالتأكد من أن العمل في قطاعه يسير حسب الأنظمة والبرامج الموضوعة له. من ناحية أخرى يلاحظ أحياناً أن بعض المديرين قد تركوا مهامهم الأساسية إلى المهام التنفيذية التي يفترض أن يتولاها المسؤولون الأدنى، فتجد مثل هؤلاء المديرين يستحوذون على كافة الأعمال بقطاعاتهم ويصرون على أن يعرض عليهم كل صغيرة وكبيرة، وهو تصرف له نتائج سلبية متعددة منها:

توليهم أعمال المسؤولين الأدنى منهم وهو ما يؤدي إلى بقاء هؤلاء المسؤولين بدون أعمال سوى مجرد تمرير المعاملات فقط للمسؤول الأعلى وانتظار توجيهاته.

إن ذلك يؤدي إلى تأخير الأعمال.

إن البت في بعض المعاملات قد يتطلب التخصص، ولأنه لا يفترض في المدير الأعلى الإحاطة بجزئيات كل الأعمال وتخصصاتها، لذا فإن قيامه بالبت في هذه المعاملات قد يؤدي إلى الخطأ في اتخاذ القرارات.

إن تولي المديرين سائر الأعمال بما فيها أعمال وصلاحيات المسؤولين الأدنى يولد الإحباط واللامبالاة لديهم، حيث سيتوقفون عن الإبداع والتجديد ما دام أنه لا دور لهم في اتخاذ القرارات، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى عدم إيجاد قيادات جديدة بديلة في القطاع لديها إمكانية اتخاذ القرارات في حالة غياب المسؤول الأعلى لأي سبب من الأسباب.