يواجه المراجع عدداً من معوقات التعامل داخل البيئة التنظيمية، منها ما يتعلق بالمراجع نفسه، ومنها ما يتعلق بالأنظمة واللوائح، ومنها ما يتعلق بالمنظمة. وتخضع تلك المعوقات لظروف الزمان والمكان؛ لذا فإن هذه المعوقات قد تتغير وتتبدل بين فترة وأخرى. ومن هذه المعوقات أورد بعضاً منها على النحو التالي:
* تعقيد الإجراءات.
* البيروقراطية والروتين.
* عدم وضوح الطلبات.
* عدم وجود قاعات انتظار مناسبة.
* عدم استخدام التقنية الحديثة.
* عدم استخدام أرقام متسلسلة للمراجعين.
* تأخر أو غياب بعض الموظفين.
* تجاهل المراجع وعدم الإصغاء إليه.
* قلة عدد الموظفين بالنسبة إلى أعداد المراجعين.
* وجود بعض الموظفين غير مدربين على التعامل مع المراجعين.
ولا شك أن المراجعين يتأثرون تأثراً سلبياً مباشراً بسبب معوقات التعامل مع المراجعين. فلو فرضنا أن موظفاً موكلاً إليه حفظ ملفات المرضى في أحد المستشفيات وتأخر ساعة عن موعد الحضور فإن عمل الموظفين بالمستشفى سوف يختل؛ فالممرض والطبيب والمراجعون سوف ينتظرون هذا الموظف حتى يحضر, فعند تأخر الموظف ساعة فإن جميع المعنيين بالأمر سوف تضاف عليهم ساعة انتظار دون القيام بأي عمل يذكر. ويمكن أن يحدث مثل ذلك لو تأخر الطبيب عن الحضور.
ومن ناحية أخرى فإن أعداد المراجعين قد يكون منهم المدرس ورجل الأمن ورجل الأعمال وسائق التاكسي وربة البيت والمزارع والموظف وغيرهم، وكل واحد منهم سوف يختل عمله بهذا التأخير. فلو أخذنا المدرس كمثال فإن مدير المدرسة سوف يسعى إلى من يقوم بواجبه، وقد يتوافر أحد المدرسين وقد لا يتوافر. كما أن التلاميذ سوف يواجهون مدرساً آخر غير مدرسهم أو ينتظرون دون مدرس ويذهب الوقت عليهم دون فائدة أو يعود عليهم بالضرر جراء العنف الذي يحدث أحياناً بين التلاميذ عندما يتركون دون مدرس، وهكذا.
ومن الاتجاهات الجيدة التي أثبتت نجاحاً في مجال توفير الخدمات وتبسيط الإجراءات هو الاتجاه إلى الخصخصة، حيث أسندت إلى شركة الاتصالات السعودية وغيرها مسؤولية تقديم خدمات الاتصالات بشكل عام بالمملكة. كما أعلن عن خصخصة قطاع المياه، إضافة إلى ذلك فإن هناك دراسات لخصخصة قطاعات أخرى رغبة من الدولة في تقديم الخدمات للمواطنين والمقيمين بطريقة سهلة وميسرة. ولا شك أن هذا الأسلوب هو أسلوب ناجح ومستخدم في الدول المتقدمة كالولايات المتحدة الأمريكية وأوروبا واليابان وغيرها من الدول الصناعية، وأثبت نجاحاً منقطع النظير.
والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله.
