بمتابعة واهتمام الأمير سلمان بن عبدالعزيز
جمعية البر بالرياض خطوات متميزة في تقديم كافة المساعدات للأسر المحتاجة

خطت جمعية البر بالرياض خطوات واسعة ومتميزة في تقديم كافة الخدمات الاجتماعية التي تحتاجها الأسر الفقيرة والمحتاجة وذلك بمتابعة واهتمام صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن عبدالعزيز أمير منطقة الرياض ورئيس مجلس إدارة الجمعية، وصاحب السمو الملكي الأمير سطام بن عبدالعزيز نائب أمير منطقة الرياض ونائب رئيس مجلس إدارة الجمعية.
وأوضح الشيخ صالح الجبرين الأمين العام المساعد للرعاية الاجتماعية بجمعية البر بالرياض، أن فروع الجمعية كانت في بدايتها مبرات خيرية تفتقر إلى التنظيم الإداري والمالي الذي يخولها لممارسة عمل مؤسسي منظم ومحكم ، وبعد توحيد عمل تلك المبرات تحت مظلة جمعية البر بالرياض وأصبحت كفروع لها ظلت فترة طويلة من الزمن متباينة في عدد من التنظيمات ومن أبرزها ( التنظيم المالي والمحاسبي ) فرأت الإدارة العامة جعل هذا الأمر ضمن أولوياتها بهدف توحيد عمل الفروع مع الإدارة العامة ، مضيفاً أن الإدارة واجهت في هذا الأمر صعوبات بالغة لكن بفضل الله تعالى ثم بجهود المخلصين من الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية استطاعت خلق بيئة عمل محاسبية موحدة ومتكاملة تتصف بالسهولة والسلاسة في الإجراءات إلى جانب الدقة المتناهية في مراجعة الأوراق والمستندات المالية وتأتى ذلك من خلال الأمور التالية :
عملت الإدارة العامة في بداية الأمر على التعرف بصورة دقيقة على الإجراءات المالية المتبعة في كل فرع من فروع الجمعية على حدة وخلقت بذلك تصوراً واضحاً لديها عن الفروقات والتباينات في العمل المالي والمحاسبي في الفروع واستطاعت بذلك تحديد حجم الإصلاحات المطلوبة في هذا المجال .
عُقد عدد من الاجتماعات المتوالية بمحاسبي فروع الجمعية ونوقشت خلال هذه الاجتماعات سبل تطوير وتحديث وتوحيد العمل المحاسبي في الفروع وتمخضت هذه الاجتماعات عن الاتفاق على عدد من التنظيمات الداخلية في العمل المحاسبي والمالي ومن تلك التنظيمات : توحيد إجراءات الإيداع والصرف في جميع الفروع ، وتوحيد جميع النماذج المستخدمة في العمل المحاسبي، وإنشاء إدارة خاصة بعملية تدقيق الأوراق المالية للفروع مجهزة بفريق متكامل من المحاسبين ذوي الخبرة في العمل المالي وربط جميع محاسبي الفروع بها ، والتواصل المباشر واليومي بين محاسبي الفروع والإدارة المالية بالإدارة العامة من خلال الزيارات اليومية التي يقوم بها محاسبو الفروع للإدارة المالية لإنجاز معاملات الفرع المالية .
كذلك كونت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية لجنة خاصة من عدد من محاسبي فروع الجمعية وبالتعاون مع مكتب «المحاسبون السعوديون» ( المحاسب القانوني للجمعية ) وأصدرت هذه اللجنة أول لائحة مالية ( مرفقة ) تتماشى مع التعليمات المالية الواردة في دراسة معهد الإدارة الخاصة بتنظيم جمعية البر وكذلك التعليمات المالية التي تخضع لها الجمعيات التابعة لوزارة الشئون الاجتماعية وتعليمات مؤسسة النقد. وترسم هذه اللائحة الأطر التنفيذية للعمل المحاسبي داخل الجمعية وتم تزويد جميع محاسبي الفروع والإدارة العامة بنسخ منها لاعتماد العمل بها .
- في إطار توجه جمعية البر إلى عملية الربط الشبكي بين جميع فروعها ومشاريعها ساهمت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية باستحداث عدد من البرامج الحديثة والمطورة مواكبةً مع هذه الخطوة وكان من ضمن هذه البرامج البرنامج المالي وبرنامج المستودعات والذي تم إعداده وتطويره بناءً على معطيات العمل المحاسبي لدى الجمعية واستند في عمله إلى مدخلات ومخرجات العمل المالي فيها إضافة إلى استحداث عدد من الخصائص والميزات في البرنامج الجديد والتي لم تكن موجودة على البرنامج المالي القديم ومن أهمها القدرة على استخراج التقارير بصور مختلفة وكذلك قابليته للتحديث والتطوير وجاهزيته لعلمية الربط الشبكي بين الفروع .
إصدار أول لائحة للرعاية الاجتماعية
وعن أول لائحة منظمة لعمل البحث الاجتماعي قال الشيخ صالح الجبرين: إيماناً بأهمية جانب البحث الاجتماعي والذي من خلاله يتم تحديد مدى حاجة الأسر المتقدمة للتسجيل للمساعدة وأهمية أن تكون الضوابط والآليات المنظمة لهذا العمل موحدة بين جميع فروع الجمعية وبما يتناسب مع الظروف المعيشية الحالية فقد قامت الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية بتشكيل فريق عمل متكامل من جميع الفروع لإعداد لائحة شاملة لعمل البحث الاجتماعي ، وعكف هذا الفريق وبإشراف مباشر من الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية على دراسة عملية البحث الاجتماعي القائمة في الفروع وضوابطه دراسة دقيقة واستعراض المعوقات التي تواجه عمل البحث الاجتماعي وسبل تذليلها بالإضافة إلى مقارنة تقييم الأسر المعمول به حالياً مع واقع الظروف المعيشية المتغيرة وتمخضت هذه الجهود عن إصدار أول لائحة منظمة لعمل البحث الاجتماعي بجمعية البر بالرياض تمثل في مجملها آلية تنفيذية واضحة لكل باحث اجتماعي يستطيع من خلالها تقييم الأسرة المتقدمة للتسجيل تقييماً اجتماعياً ومالياً دقيقاً وبالتالي معرفة مدى احتياج هذه الأسرة للمساعدة وأشار الجبرين إلى أن هذه اللائحة تلافت جميع السلبيات والمعوقات الموجودة في التنظيمات السابقة لعملية البحث الإجتماعي .
تطبيق التقسيم الجغرافي للفروع
وقال الشيخ صالح الجبرين: تعمل فروع جمعية البر منذ صدور قرار ضمها إلى جمعية البر بالرياض وفق نطاقات جغرافية محددة تخصص لكل فرع عدداً معيناً من الأحياء التابعة له وذلك على مستوى مدينة الرياض بحيث يتيح لكل فرع تركيز خدماته على منطقة عمل معينة وواضحة ، ولكن على مدى السنوات الأخيرة حصلت هناك عدد من التجاوزات من قبل عدد من الفروع في هذا الجانب وتعدت الحدود الجغرافية المرسومة لها إلى مناطق عمل الفروع الأخرى الأمر الذي استلزم إعادة فرض الرقابة على هذه الحدود المعتمدة وإزالة أية مخالفات وتجاوزات في هذا الإطار ، ومن هذا المنطلق قامت الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية بتشكيل لجنة من عدد من مدراء الفروع للنظر في توزيع الأحياء داخل مدينة الرياض على فروع الجمعية وتحديد منطقة عمل كل فرع وخلصت هذه الاجتماعات إلى توصيات بتعديل ضم بعض هذه الأحياء إلى الفروع القريبة منها وإلى إصدار خريطة توضيحية بالتقسيم الجغرافي وتحديد نطاق خدمات كل فرع أعقب ذلك الاتفاق مع جميع مدراء الفروع على جميع التوصيات الصادرة عن هذه اللجنة .
نظام الصرف بالبطاقات الإلكترونية
وحول الصرف بالبطاقات الإلكترونية قال الأمين العام المساعد للرعاية الاجتماعية الشيخ صالح الجبرين: من منطلق حرص الإدارة العامة للجمعية على تنفيذ ماجاء في اجتماعات الجمعية العمومية عملت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية على ضمان الحفاظ على كرامة المستفيد المسجل في الجمعية وعدم إشعاره بوجود فروقات بينه وبين غيره من أبناء المجتمع لما لذلك من آثار نفسية على جميع أفراد الأسر فقد عكفت الأمانة على دراسة السبل التقليدية المتبعة في صرف المساعدات المخصصة للأسر المسجلة لديها وسبل تطويرها لتتواكب مع توجه الأمانة في هذا المجال وتمخضت هذه الجهود عن عقد عدة اتفاقيات تعاون مع الجهات التالية :
مصرف الراجحي: تضمنت الاتفاقية مع المصرف إطلاق بطاقة البركة الإلكترونية والتي يستطيع من خلالها المستفيد صرف مستحقاته المالية من الجمعية بواسطة نقاط الصراف الآلي الخاصة بالبنك بدلاً عن طريقة الصرف التقليدية والتي بموجبها يحضر المستفيد إلى مقر الفرع لاستلام هذه الإعانات .
شركة العثيم: وتضمنت الاتفاقية مع هذه الشركة إطلاق بطاقة العثيم الإلكترونية لصرف المواد الغذائية شهرياً عن طريق جميع فروع الشركة وبواسطة البطاقة التي يودع فيها شهرياً مبلغ مالي على حسب فئة الأسرة وعدد أفرادها بحيث تستطيع الأسرة استخدام هذه البطاقة في تأمين مستلزماتها الغذائية الشهرية بدلاً عن الطريقة التقليدية في الصرف والتي تعتمد على حضور رب الأسرة إلى مقر الفرع لاستلام المساعدات الغذائية الخاصة بالأسرة .
شركة الهرم: وتضمنت الاتفاقية مع هذه الشركة إطلاق بطاقة الهرم الإلكترونية لصرف ما تحتاجه الأسرة من ملابس مع اقتصار استخدام هذه البطاقة فقط على مواسم العام كالأعياد وبداية الدراسة وبداية فصل الشتاء وتعتمد في عملها على إيداع مبلغ في حسابات هذه البطاقات في هذه المواسم وتستطيع الأسرة بواسطة هذه البطاقة تأمين ما تحتاجه من ملابس لجميع أفراد العائلة بدلاً عن الطريقة التي كانت سائدة في جميع الفروع والتي تقضي بحضور رب الأسرة إلى الفرع لاستلام هذه الملابس .
تفعيل دور عملية البحث الميداني
وحول سبل تطوير عملية البحث الميداني قال الشيخ الجبرين: العامل في مجال البحث الاجتماعي يعي مدى أهمية عملية البحث الميداني باعتباره الركيزة الثانية من ركائز عملية البحث الاجتماعي للأسرة إلى جانب عملية البحث المكتبي فمن خلال عملية البحث الميداني يستطيع الباحث وبما لديه من معطيات خلال عملية البحث المكتبي رسم صورة واضحة وجلية عن وضع الأسرة الخاضعة لعملية البحث من الناحية الاجتماعية والمالية والتحديد الدقيق لفئة الأسرة وتقييمها وبالتالي كتابة التوصيات الخاصة بمساعدتها على ضوء هذه المعطيات ، ومن هذا المنطلق عملت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية على تطوير وتحسين الأساليب المتبعة لديها في عملية البحث الميداني من خلال الأمور التالية :
- استطلاع آراء عدد من المستفيدين حول عمل البحث الميداني ومدى فاعليته والإيجابيات والسلبيات المتعلقة به .
بعد الاستماع إلى هذه الآراء ورصدها عقدت الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية اجتماعات متوالية مع الباحثين والأخصائيين الاجتماعيين في جميع الفروع وناقشت معهم سبل تطوير عملية البحث الميداني للأسر وذلك بعد استعراض آراء المستفيدين حول هذا الموضوع وخلصت هذه الاجتماعات إلى الاتفاق على عدد من التوصيات في هذا المجال والتي تعالج السلبيات الموجودة في عمل البحث الميداني .
رأت الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية ضرورة تفعيل جانب التأهيل والتدريب للموظفين الذين يتصلون مباشرة بالمستفيدين المسجلين في الجمعية فعقدت عدداً من الدورات التأهيلية لموظفي البحث الاجتماعي للتركيز على تنمية قدرات هؤلاء الموظفين في التعامل وتطوير الذات لما لذلك من أثر إيجابي في نقل عملية البحث الاجتماعي نقلة نوعية من حيث حسن التعامل مع المستفيد وتقديم الخدمة المطلوبة له بأفضل الصور .
مشروع الحقيبة المدرسية
وأشار الشيخ صالح الجبرين إلى أن برنامج الحقيبة المدرسية يأتي ضمن منظومة البرامج والنشاطات الموسمية التي تقدمها جمعية البر بالرياض ممثلة في الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية من خلال فروع الجمعية العشرة وتهدف الأمانة العامة المساعدة من خلال هذا المشروع إلى سد حاجة أبناء الأسر الفقيرة المسجلة لديها من اللوازم الدراسية في مختلف المراحل مضيفاً أن الفروع عملت طيلة الأعوام الماضية على تنفيذ هذا المشروع، كل فرع على حده بحيث يكون لكل فرع جهة خاصة ممولة لهذا المشروع تتعامل مباشرة معه، الأمر الذي أدى بطبيعة الحال إلى وجود تباين واضح في أسعار هذه الجهات وبالتالي ارتفاع القيمة الإجمالية لتنفيذ هذا المشروع في الفروع العشرة، ومن هنا رؤي ضرورة العمل على توحيد الجهود في هذا المشروع بالإضافة إلى المشاريع والبرامج الأخرى التي تقدمها لخدمة المستفيدين وكباكورة لهذه البرامج أطلقت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية مشروع الحقيبة المدرسية هذا العام 1427ه كأول مشروع موسمي تم توحيد العمل فيه بين فروع الجمعية وكان ذلك من عدة أوجه كالتالي:
التعاون مع فروع الجمعية بحصر دقيق لإجمالي عدد الطلاب والطالبات الموجودين داخل الأسر التي ترعاها وتحديد المراحل الدراسية لهؤلاء الطلاب .
بعد أن اتضح العدد الفعلي المستهدف لتنفيذ هذا المشروع عُمل على تسويقه إلى عدد من الجهات المتخصصة في هذا المجال من خلال الإعلان عن ذلك في الصحف المحلية وتم في هذا الإطار اجتذاب عدد من عروض الأسعار لتمويل وتنفيذ هذا المشروع تم بعد ذلك المفاضلة بين هذه العروض وترسية تمويله على مؤسسة (أنظمة التنمية للتجارة) بعدد (50.000) وبقيمة إجمالية بلغت (1.705.782) وأدى توحيد الجهة الممولة لهذا المشروع إلى خفض في المبالغ المصروفة عليه بالمقارنة مع تمويلة من عدة جهات مختلفة .
تم تقسيم الحقائب الدراسية بين الفروع استناداً إلى الإحصائيات السابقة عن عدد الطلاب والطالبات داخل الأسر المستفيدة المسجلة بكل فرع .
أطلقت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية حملتها الدعائية عن هذا المشروع من خلال الصحف المحلية وبواسطة الرسائل القصيرة smsبهدف استقطاب أكبر عدد ممكن من المتبرعين لدعم هذا المشروع .
أصدرت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية تعليماتها للفروع بتوحيد سعر الحقيبة المدرسية المعلن عنه ب ( 35 ) ريالاً في جميع الإعلانات التسويقية الصادرة منها عن هذا المشروع .
مشروع الاستفادة من لحوم الأضاحي
وحول مشروع لحوم الأضاحي قال الشيخ الجبرين: يعتبر مشروع الاستفادة من لحوم الأضاحي من المشاريع الموسمية الهامة لدى جمعية البر باعتباره أحد الركائز الهامة التي تعتمد عليها الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية في عملية المساعدات الغذائية المصروفة للأسر المسجلة لديها وباعتبار هذا البرنامج وكغيره.. من البرامج الأخرى لدى الجمعية.. من البرامج التي تستهدفها عملية التوحيد بين الفروع درست الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية مع جميع الفروع مبدأ توحيد هذا المشروع وتطويره.. ومواكبةً مع ذلك قدم فرع جمعية البر بغرب الرياض دراسة وخطة لتنفيذ هذا البرنامج تعتمد على تشكيل فريق عمل من قبل الفرع كل عام للذهاب إلى مكة المكرمة في موسم الحج والحصول على أكبر قدر ممكن من هذه اللحوم والاتفاق مع عدد من الشركات المتخصصة على تبريد ونقل هذه اللحوم إلى مستودعات الجمعية بالرياض وتخزينها في وحدات تبريد خاصة تمهيداً لتوزيعها على المستفيدين المسجلين بفروع الجمعية تحت إشراف كادر طبي وأخصائيين تغذية لضمان التأكد من صلاحية هذه اللحوم للاستخدام .
تفطير الصائم
وذكر الجبرين مشروع تفطير الصائم قائلاً: إنه من أهم البرامج التي تنفذها الجمعية في شهر رمضان من كل عام، ويحظى بمتابعة واهتمام الجمعية، حيث يساهم في تفطير الآلاف من الصائمين يومياً في عدد من المواقع.
وحدة استقبال الشكاوى
وأكد الشيخ الجبرين على أن الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية في سياستها على تقصي حاجات المستفيدين والسماع لمتطلباتهم ورأت في ذلك أمراً إيجابياً يؤدي إلى تقويم العمل الاجتماعي والإداري داخل الجمعية ومعالجة التقصير والخلل الذي لا تخلو منه أي جهـة أو مؤسسة، وفي هذا الصدد قامت الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية بإصدار تعليماتها لجميع مدراء الفروع التنفيذيين بتخصيص 3 أيام في الأسبوع لاستقبال المستفيدين والمراجعين والاستماع إلى طلباتهم ومعالجتها فورياً وذلك بواقع ساعتين يومياً للرجال والنساء .
كما أنشأت وحدة خاصة مرتبطة بها مباشرة تقوم باستقبال شكاوى وطلبات المستفيدين عن طريق أرقام الهاتف والفاكس المخصصة لذلك والتي تم تعميمها على جميع المستفيدين ووضعت في أماكن بارزة في جميع الفروع بالإضافة إلى الاستقبال المباشر في مقر الوحدة بالإدارة العامة .
تدريب وتأهيل الموظفين
وعن تدريب الموظفين وتأهيلهم قال الشيخ صالح الجبرين الأمين العام المساعد للرعاية الاجتماعية بجمعية البر بالرياض:
تشير عدد من الدراسات في مجال العمل الإداري إلى أن عامل التدريب والتأهيل للكادر الوظيفي لدى أي مؤسسة يلعب دوراً بارزاً في زيادة إنتاجية هذه المؤسسة وتحسن مستوى الخدمات التي تقدمها ، الأمر الذي جعل الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية تجعل هذا العامل المهم ضمن أولوياتها وخطت خطوات متقدمة نحو الاستفادة من هذا العامل من خلال ما يلي: تم التنسيق مع معهد الإدارة العامة والتوصل معه إلى اتفاق يقضي باستفادة موظفي جمعية البر وفروعها من الدورات القصيرة في مختلف برامج العمل الإداري التي يقدمها المعهد أسوة بجميع موظفي الدوائر الحكومية الأخرى وتشير الإحصائيات إلى استفادة نحو (167) موظفاً من هذه الدورات والتي تبلغ في مجملها (500) دورة في جميع التخصصات التي تناسب طبيعة العمل الوظيفي داخل الجمعية .
قدم معهد أساليب للتدريب مبادرته بطرح دورات في تخصصات عديدة تتناسب مع مختلف شرائح المجتمع الإداري داخل الجمعية بدءاً بالقيادات العليا ثم الوسطى والوظائف التنفيذية والسكرتارية والأخصائيين الاجتماعيين وتركزت هذه الدورات في مجملها على التأهيل النفسي للمتدرب وتحسين مهارات التعامل وتنمية القدرات وبناء الثقة في النفس .
إقامة أول حفل سنوي للفروع إيماناً من الأمانة العامة للرعاية الاجتماعية بما للتكريم من دور إيجابي بارز في تحسين مستوى الإنتاج الوظيفي وبث روح التنافس بين العاملين وذلك لتكريم الموظفين المتميزين وفق عدد من الضوابط والآليات المنظمة نظير ما بذلوه من جهود.
الربط الشبكي
وقد نوه الشيخ الجبرين إلى أن جمعية البر حرصت على تنفيذ برنامج الحاسب الآلي، والذي يتمثل في الربط الشبكي بين فروع الجمعية والإدارة، وذلك تسهيلاً لتقديم كافة الخدمات الضرورية التي تحتاجها الأسر الفقيرة، وعدم الازدواجية في العمل بين الفروع، وحققت بهذا الربط خطوات متقدمة ومتميزة في آلية العمل.
المشاريع قيد التطوير والإعداد
وفي نهاية حديثه أشار الجبرين إلى مشاريع الجمعية المستقبلية قائلاً: إن الأمانة العامة المساعدة للرعاية الاجتماعية تعكف في هذه الفترة على التحضير والإعداد للمشاريع المواكبة لعيد الفطر المبارك لهذا العام 1427هـ وهي ( مشروع هدية وكسوة العيد ومشروع زكاة الفطر ) وقامت الأمانة في هذا الإطار بتشكيل لجان تحضيرية من عدد من مدراء الفروع لكلا المشروعين وذلك لوضع الأطر التنفيذية لإطلاق هذين المشروعين وما سوف يصاحبهما من تغطية إعلامية وتجدر الإشارة إلى أن مشروع كسوة وهدية العيد يهدف إلى إدخال البهجة والسرور إلى الأسر الفقيرة ومشاركتها فرحتها بقدوم العيد البهيج من خلال توزيع الملابس الجديدة والهدايا على جميع أفرادها وستعمد الأمانة إلى إخراج هذا المشروع بصورة جديدة ومغايرة تماماً لما كان عليه في الأعوام الماضية .