في هذا المقال سنواصل الحديث عن الانترانت ومدى أهميتها للمؤسسة, ان الهدف الأساسي من استخدام الانترانت في المؤسسة هو تحسين وتسهيل الاتصال بين الموظفين وسهولة الوصول الى المعلومة في المؤسسة أو مجموعة الشركات ذات الهدف الواحد وذلك بادارة المعلومات عن طريق استخدام الانترانت, والسؤال هنا الذي يفرض نفسه هو: هل وجود الانترانت ضروري للمؤسسة؟, والجواب على السؤال يختلف من مؤسسة الى أخرى فكثير من المؤسسات لا تحتاج الى وجود انترانت وذلك إما لوجود برامج تقوم بخدمة وادارة المعلومة داخل المؤسسة مثل برمجيات مجموعات العمل مثل برنامج Lotus Notes أو أي برنامج مماثل وفي هذه الحالة يجب أخذ قرار ادخال الانترانت فيما اذا كان ذلك سيضيف جديدا للمؤسسة يستحق تكلفة الانترانت أما النوع الثاني من المؤسسات التي لا تحتاج الانترانت والتي قد تكون تكلفة الانترانت غير مبررة فهي تلك المؤسسات التي الأعمال فيها ليست من التعقيد بحيث تتطلب وجود برنامج يسهل عملية الاتصال بين الموظفين, ان القرار في استخدام الانترانت يتطلب معرفة اعمال المؤسسة ومدى حاجتها الى برامج مساعدة لتسهيل الوصول الى المعلومات التي تساعد في تنفيذ تلك الاعمال وهذا بطبيعة الحال يختلف من مؤسسة الى أخرى حسب اختلاف النشاطات فالمؤسسة التي دائما تحتاج الى توزيع بيانات وكتيبات على موظفيها أو عملائها مثل القوائم والكتلوجات وبكميات كبيرة وتحتاج الى تحديثها باستمرار في تقارير دورية فلاشك ان استخدام الانترانت بحيث يرجع الموظفون أو العملاء الكترونيا الى قواعد البيانات لتلك المعلومات - دون اللجوء الى طباعة التقارير وارسالها كلما حدثت تلك البيانات- سيكون له كبير الأثر في توفير المال والجهد وهذا مجرد مثال بسيط عن أحد استخدامات الانترانت وعن امكانية الوصول الى مكاتب خالية من الأوراق ولو أردنا ان نسرد جميع فوائد الانترانت فلن نتمكن من ذلك في مثل هذه العجالة, من الأشياء التي يمكن تضمينها في الانترانت بالاضافة الى الوصول الى قواعد البيانات المصدر- الفباء الانترنت، الدار العربية للعلوم المواعيد والرزنامات، الوصول الى معلومات الموظفين، تنقيح المستندات وتحسينها، نشر عروض عمل داخلي، الوصول الى بيانات السلع والتسويق، نشر صفحات الوب، الوصول الى الكتيبات والاجراءات, يجب ألا ننسى ان جميع خدمات الانترنت متوفرة على الانترانت مثل البريد الالكتروني FTP، الوب، يوزنت، وجميع الخدمات الأخرى.
من هذا نرى صعوبة الاجابة على السؤال السابق، عن مدى أهمية الانترانت للمؤسسة وذلك لاختلاف الحاجيات من مؤسسة لأخرى، والشيء الذي يجب التنويه عنه هو اذا كان الهدف من الحصول على الانترانت هو لأنها تقنية حديثة ولأن الجميع يتحدث عنها فإن نجاحها قد يكون غير مضمون وقد تكون مجرد عاله على المؤسسات ولن ينتفع بها, ان تصميم الانترانت قد يكون فيه شيء من التعقيد لذا يجب التخطيط السليم لذلك كما يجب اشراك جميع الادارات التي سوف تستخدم الانترانت في التخطيط للمعلومات التي يجب وضعها في الانترانت ويجب عدم ترك الأمر لادارة الحاسب الآلي أو الادارة المعنية بتقنية المعلومات للتخطيط وتصميم الانترانت ومن ثم فرضها على المستخدمين وإلا فلن يكون مصيرها النجاح وسوف يكون مصيرها كمثل مصير كثير من المشاريع التي تفرض فرضا على المستخدمين من قبل ادارة الحاسب الآلي وهو الفشل.
* الرياض- المستشفى العسكري