* الرياض - سلطان المواش
فرغ مركز المعلومات والوثائق بوزارة الزراعة والمياه مؤخراً من الانتهاء من انشاء شبكة المعلومات الخاصة بالوزارة وقام في هذا الصدد ببناء وتطوير وتشغيل قاعدة بيانات موحدة بلغ حجمها حتى الآن أكثر من 12 ألف ميجابايت كما قام بتأمين وتشغيل بنوك المعلومات والاقراص الضوئية التي يتم تحديثها دوريا واوضح مدير المركز فهد بن فالح العماني في (الجزء الثاني) من الحوار الذي اجرته الصفحة معه ان المركز قام بتطوير وتشغيل وصيانة 24 نظاما تطبيقيا لضمان تحديث وصيانة القاعدة الموحدة للبيانات التي تسخدمها 24 جهة من الوزارة واربع مديريات للزراعة مؤكداً انه قد تم ايضا تطوير وتشغيل نظام خاص وارشغة وتصوير صكوك املاك الوزارة لتكون نواة للنظام الرئيسي الذي يتفقذ مستقبلاً مشيراً الى انه قد تم ارشفه وحفظ 970 صكاً وكشف في حديثه ان المركز قد قام في الفترة الماضية بتوصيل اجهزة الحاسب الآلي لأكثر من 230 مستخدما ومدد لهذا الفرض 15 الف متر من الكوابل و5 وحدات تحكم طرفية و15 وحدة توزيع.
وأكد ان الوزارة قد انتهت من تنفيذ المرحلة الأولى من مشروعها الرئيس الخاص بربط جهات الوزارة الخارجية بأجهزة الحاسب الآلي في المركز لتمكين منسوبيها من الاستفادة من امكانات المركز وتم في هذا الإطار ربط وتشغيل اربع جهات على الشبكة العامه وهي مديريات الزراعة والمياه في كل من منطقة الرياض والمنطقة الغربية والشرقية ومنطقة حائل,وفيما يلي الجزء الثاني والأخير من الحوار.
نشأة المركز وتطوره
كيف نشأ مركز الوثائق والمعلومات في وزارة الزراعة والمياه، وماهي اهدافه؟
لقد رافق تطور المملكة نهضة زراعية قياسية تشمل كافة النواحي التطبيقية والبحثية والتجريبية وقد تولت وزارة الزراعة والمياه الإشراف على تلك النهضة المتميزة منذ تأسسها عام 1373ه، ولتنوع الأنشطة الزراعية ومايتبعها ويسبقها من الأبحاث والدراسات الزراعية والمائية والبيئية قد توفر كما هائلا من البيانات والمعلومات التي ينبغي استغلالها والاستفادة منها لأقصى الدرجات وكان من البديهي استخدام التقنية الحديثة المتمثلة بالحاسبات الآلية وتطبيقاتها المختلفة لحفظ ومعالجة تلك البيانات واستخلاص المعلومات التي يستفيد منها المزارعون والباحثون والدارسون على حد سواء وتوفر للمعنيين في التخطيط والتطوير القاعدة الصلبة لاتخاذ القرارات السليمة، لذا فقد أنشئ مركز الحاسب الآلي في الوزارة عام 1401ه وفي عام 1408 تم دمجه مع مكتبة الوزارة والوثائق تحت مسمى مركز الوثائق والمعلومات والذي يتكون من شعبة الحاسب الآلي وشعبة المكتبة والوثائق وقسم للخدمات الإدارية,ويمكن تلخيص الأهداف من وراء إنشاء مركز الوثائق والمعلومات ب رفع كفاءة العلم في الوزارة وتسهيل الإجراءات، ويسعى المركز لتحقيق هذا لاهفد من خلال المهام الرئيسية التالية:
1- توفير المعلومات من جميع المصادر المتاحة وجعلها في متناول جميع منسوبي الوزارة بالشكل والصورة الملائمين.
2- تأمين وتشغيل وصيانة أفضل وسائل إدارة المعلومات الحديثة وتقنيتها (مثل الحاسبات الآلية وملحقاتها وتطبيقاتها المختلفة).
3- تقديم الدعم الفني والعملي لمستخدمي الحاسب الآلي في الوزارة بالتدريب والمساعدة الفنية والعملية.
إنجازات المركز
ماهي أهم الإنجازات والنشاطات التي حققها مركز الوثائق والمعلومات حتى الآن؟
لقد تم بفضل الله وبتوجيهات معالي الدكتور / عبدالله بن عبدالعزيز بن معمر وزير الزراعة والمياه وبمتابعة ودعم سعادة وكيل الوزارة لشئون الأبحاث والتنمية الزراعية تحقيق كثير من الإنجازات الهامة في مجال إدارة وصيانة بيانات الوزارة وتوفير المعلومات الحيوية لرفع كفاءة العلم في الوزارة وتسهيل اجراءاتها الداخلية وإجراءات المواطنين والمراجعين,.
ففي مجال توفير المعلومات تم التالي:
1- في مكتبة الوزارة تم تصنيف وفهرسة مايزيد على 21,700 مادة بين كتاب ومرجع باللغتين العربية والإنجليزية في جميع المجالات وخاصة مجالات عمل الوزارة مثل الزراعة والتربية والمياه والهيدرولوجيا والمناخ والثروة الحيوانية والثروة السمكية وشئون البيئة وكثير من الدراسات والأبحاث ذات العلاقة، وتم تطوير نظام الإعارة على الحاسب الآلي لتمكين رواد المكتبة من البحث والإطلاع والاستعارة بالكفاءة والسرعة المطلوبة.
2- تم بناء وتطوير وتشغيل قاعدة بيانات موحدة لكافة أعمال الوزارة بلغ حجم البيانات التي تحتويها حتى الآن أكثر من 12,000 ميجابايت .
3- قام المركز بإنشاء شبكة الحاسب الآلي العامة في الوزارة وقد تفضل معالي الدكتور عبدالله بن عبدالعزيز بن معمر وزير الزراعة والمياه بالافتتاح الرسمي لها يوم السبت الموافق 27/10/1419ه وتعتبر الشبكة العمود الفقري والجامل الرئيسي لجميع إنجازات الوزارة في مجال الحاسب الآلي حيث يمكن من خلال هذه الشبكة الوصول الى جميع الأنظمة التطبيقية المنفذة سواء على جهاز الحاسب الرئيسي من نوع (IBM) أو من على المزودات أو الخادمات الأخرى، بجانب الخدمات الأخرى مثل شبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني وصفحة ملومات الوزارة وبرامج مكتبية وإدارية مفيدة.
4- تم الاشتراك في خدمة شبكة الإنترنت السعويدة وتم تحميلها على شبكة الحاسب الآلي العامة في الوزارة كأ حد الخدمات الحيوية والهامة المتاحة لمنسوبي الوزارة.
5- تم تأمين وتشغيل بنوك معلومات هامة في مجالات مختلفة من أعمال الوزارة ومسجلة على أقراص ضوئية يتم تحديثها دوريا.
6- تم إنشاء وتشغيل قسم للاتصالات الإلكترونية في مكتبة الوزارة للنفوذ الى عدد من قواعد المعلومات الهامة خارج الوزارة سواء المحلية منها أو العالمية مثل: قاعدتي (نمو وابن نديم) في معهد الإدارة العامة بالرياض وقاعدة معلومات سوسة النخيل الحمراء في مدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية وقاعدة معلومات الخيول العربية في مدينة دنفر بأمريكا.
وفي مجال تأمين وسائل إدارة وتحديث قاعدة بيانات تم تحقيق التالي:
7- قام المركز بتطوير وتشغيل وصيانة 24 نظاما تطبيقيا لضمان تحديث وصيانة قاعدة بيانات الوزارة الموحدة، وتستخدم هذه الأنظمة من قبل أكثر من 17 جهة من جهات الوزارة داخل الجهاز المركزي بالإضافة الى 4 من مديريات الزراعة والمياه خارج الوزارة.
8- تم تطوير وتشغيل نظام خاص بحفظ وأرشفة وتصوير صكوك املاك الوزارة على الحاسب الآلي كنواة للنظام الرئيس الذي يتم التجهيز لتنفيذه مستقبلا وهو النظام العام لحفظ وأرشفة الوثائق في الوزارة، وقد تم حتى الآن تصوير وحفظ وأرشفة أكثر من 970 صكا من صكوك املاك الوزارة وتم حديثا تجهيز وتشغيل الجزء الخاص بحفظ وأرشفة التعاميم الهامة في الوزارة.
وفي مجال الدعم الفني والعملي لمستخدمي الحاسب الآلي من منسوبي الوزارة ، تم التالي:
9- تم توصيل جهاز الحاسب الآلي المركزي حتى الآن لأكثر من 230 مستخدما في جهاز الوزارة المركزي عبر مايقارب ال 15,000 متر من كوابل التوصيل و5 وحدات تحكم طرفية و15 وحدة توزيع ، وقد تم التدريب العملي للجميع على استخدام الأجهزة والأنظمة التطبيقية المتاحة، بالإضافة الى الربط بشبكة الحاسب الآلي العامة التي تشمل التوصيل للحاسب الآلي الرئيس بجانب خدمات شبكة الإنتنرت والبريد الإلكتروني وغيرها.
10- تم الانتها ءمن تنفيذ المرحلة الأولى من المشروع الكبير الخاص بربط جهات الوزارة الخارجية بأجهزة الحاسب الآلي في مركز الوثائق والمعلومات بالوزارة وتمكين منسوبيها من الاستفادة من إمكانات المركز التجهيزية والبرمجية، حيث تم ربط وتشغيل اربع جهات على الشبكة العامة في الوزارة والجهات هي مديرية الزراعة والمياه بمنطقة الرياض/ الرياض ومديرية الزراعة والمياه بالمنطقة الغربية/ جدة ومديرية الزراعة والمياه بالمنطقة الشرقية / الدمام ومدرية الزراعة والمياه بمنطقة حائل/ حائل، والعمل جار لربط جميع جهات الوزارة الخارجية على مراحل متتابعة، وقد أعد المركز برنامجا تدريبيا خاصا لمنسوبي جهات الوزارة الخارجية يتميز بأنه برنامج تدريبي شامل ومرن ومستمر على شكل حلقات تعقد كل ثلاثة أشهر لمدة 3 اسابيع.
11- قام المركز بتهجيز وتشغيل مكاتب معالي الوزير وكبار المسئولين في الوزارة (أصحاب السعادة وكلاء الوزارة ومدراء الإدارات) وربطها بشكبة الحاسب الآلي العامة، وقد أعد المركز برنامجا تدريبيا خاصاً بكبار المسئولين في الوزارة على استخدام خدمات الحاسب الآلي المتاحة على الشبكة مثل الإنترنت والبريد الإلكتروني بجانب الإشراف على اعمال الحاسب الآلي في قطاعاتهم، وقد تم البدء في هذا البرنامج اعتبار من 15/9/1419ه.
12- تم إنشاء قسم في المركز مهمته تقديم الدعم الفوري الفني والعملي لمستخدمي الحاسب الآلي في الوزارة على مختلف مستوياتهم العملية وتم تحديد خطوط تلفون خاصة لاستقبال الاستفسارات وتوصيل الدعم والمساعدة حسب حجم نوعية المشكلة وتتدرج من تقديم المساعدة بالتلفون أو زيارة الموقع، أما ما يتعلق بصيانة النظم والبرامج التطبيقية من تعديل وإضافات فيتم استقبال الطلبات مكتوبة على نماذج خاصة تتبع فيها اجراءات صيانة النظم التطبيقية المتعارف عليها.
الارتباط بقواعد المعلومات
هل للمركز ارتباط بالمراكز والقواعد المشابهة سواء على الصعيد المحلي او العالمي، وكيف ترون الاستفادة من ذلك؟
لمركز الوثائق والمعلومات في وزارة الزراعة والمياه 3 ارتباطات بمراكز وقواعد بيانات مشابهة منها اثنتان على الصعيد المحلي وارتباط واحد خارجي وهي كالتالي:
- ارتباط بمعهد الإدارة العامة بالرياض لاستخدام قاعدتي بيانات (نمو وابن نديم)، حيث بإمكان رواد مكتبة الوزارة من النفوذ إلى قاعدة (نمو) للبحث عن والاطلاع على بيانات وخلاصات للوثائق الحكومية السعودية غير السرية كالمراسيم والأوامر الملكية والأوامر السامية وغيرها كثير من الوثائق الهامة والتاريخية، أما قاعدة (ابن النديم) فهي خاصة بيانات ببلوجرافية لمصادر المعلومات المتوفرة في مكتبات معهد الإدارة.
- ارتباط بمدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية بالرياض للنفوذ إلى قاعدة بيانات سوسة النخيل الحمراء بجانب كثير من المعلومات والبيانات المختلفة، ويقوم المختصون في قطاع الزراعة بالوزارة بمتابعة مايستجد حول سوسة النخيل الحمراء ووسائل كافحتها واماكن تواجدها.
- ارتباط بمقر المنظمة العالمية للخيول العربية في مدينة دنفر بالولايات المتحدة الأمريكية (الواهو)، حيث أنه لدى الوزارة اشتراك في القاعدة العالمية لبيانات الخيول العربية ويقوم المختصون في مركز الملك عبدالعزيز للخيل العربية الأصيلة بديراب بإجراءات تسجيل خيول المركز في القاعدة العالمية بالإضافة الى انه يمكن من خلال هذه القاعدة العالمية البحث والتحري للتأكد من نسب وأصل حصان أو فرس معين وغيره من الخدمات الخاصة بالخيل العربية الأصيلة.
- بالإضافة الى ارتباط المركز مع المراكز المذكورة أعلاه، فهناك نوع آخر من الارتباط المعلوماتي مع أكبر وأشهر قواعد المعلومات العالمية المخزنة على أقراص ضوئية، وهي عبارة عن ببليجرافيات وخلاصات لأبحاث ودراسات تفصيلية تشمل جميع مجالات علم الوزارة ويتم تحديثها دوريا كل شهر وبعضها كل 3 شهور وقد خصص لذلك قسم في مكتبة الوزارة وتم تأمين الأجهزة والبرامج التي تمكن رواد المكتبة من البحث والاطلاع وطباعة الملطلوب، وهي:
- قاعدة البيانات الزراعية (AGRIS)
- قاعدة معلومات مصادر المياه
- قاعدة معلومات الحاسب الآلي.
نتطلَّع لمستقبل أفضل
ماهي رؤيتكم المستقبلية لمواصلة هذا المركز انجازاته، وما الاستراتيجية التي يعتمدها المركز في المشاريع اللاحقة؟
ان الوزارة من خلال المركز قد قطعت شوطا كبيرا في مجال توفير وإدارة المعلومات وصيانتها وأن ما تم في مجال تطوير كثير من أعمال الوزارة وتحويلها على الحاسب الآلي يشكل الخطوة الأول (وهي خطوة هامة وضرورية) لإدارة وصيانة هذاالكم الهائل من معلومات الوزارة بما يجعلها مفيدة بدلا من ضارة، فالمعلومات المنسقة المتكاملة المحدثة تفيد، أما البيانات الغير منظمة والناقصة فهي عبء مادي وتخزيني وفي حال الاضطرار لاستخدامها بهذه الحالة فإنها سوف تعطي الدلالات والنتائج الخاطئة، والمركز بتوجيهات من معالي الوزير ومتابعة ودعم من سعادة وكيل الوزارة لشؤون الأبحاث والتنمية الزراعية مستمر بعون الله في تطوير بقية أعمال الوزارة وتحويلها على الحاسب الآلي للوصول إلى الدرجة التي يمكن معها تطبيق أنظمة إدارة المعلومات الشاملة والواسعة الاستخدام مثل نظام المعلومات الجغرافي (Geographical Information System) نظام مستوع المعلومات (Warehousing System) وجدوى تطبيق تلك الأنظمة متوقف إلى حد كبير على استراتيجية تعتمد على المفاهيم التالية:
1- ان كلمة تطوير في مشاريع تطوير اعمال الوزارة وتحويلها على الحاسب الآلي تعني ان الأمر يتطلب احيانا التغيير في أسلوب العلم او التعديل في بعض الإجراءات المتبعة في العمل أو إضافة او الغاء بعضها.
2- ان استخدام الحاسب الآلي يجب ألايقتصر على فئة معينة من موظفي الوزاة دون غيرهم مهما كان المستوى العملي او العلمي، حيث ان استفادة الجميع من خدمات الحاسب الموفرة تعتبر مساهمة من الجميع في عملية التطوير المستمرة ودعما معنويا للمعنيين في الحاسب الآلي، بجانب انها هي الطريقة المطلوبة للاستغلال الأمثل للجهود والطريقة المثالية لخفض التكاليف.
3- المعلومات ليس لها حدود ولاتعرف الحواجز وعليه فإنه يجب التنسيق والتكامل فيما بين مراكز المعلومات في الجهات الحكومية المختلفة بما يحقق التكامل فيما بينها ويوفر كثير من الجهد والمال حيث ان نسبة كبيرة من متطلبات إدارة المعلومات من أجهزة وبرامج هي نفهسا في جميع المراكز بالإضافة الى الأهم وهو البيانات والتي يشكل المشترك منها بين تلك المراكز نسبة كبيرة تجعل في تبادلها وتسهيل الوصول لها توفيرا كبيرا للجهد والمال.
4- التدريب يتم بأشكال مختلفة وعلى مستويات متعددة حسب مستوى ومهمة المتدرب وخلفيته في مجال الحاسب الآلي، فتدريب كبار المسئولين في الوزارة يجب ان يأخذ بالاعتبار مشاغلهم وضيق الوقت لديهم بسبب المهام المنوطة بهم، وعليه فقد قام المركز بإعداد برنامج تدريبي خاص بكبار المسئولين في الوزارة يتم تنفيذه بشكل مستمر ولأوقات قصيرة ويكون في موقع كل مسئول، أما الموظفون الذين يستخدمون الأنظمة التطبيقية فالتدريب يكون جماعيا في صالات تدريب مجهزة بأجهزة الحاسب الآلي المطابقة تماما للأجهزة المستخدمة لديهم بجانب وسائل التدريب الأخرى ولمدةكافية لكنها محدة يتبعها فترة تدريب على رأس العمل، أما تدريب المتخصصين في الحاسب الآلي من إداريين وفنينن فيجب ان يكون في مراكز التدريب المتخصصة ولغرض متابعة مايستجد من مجال الحاسب الآلي وتطبيقاته حتى تتحصل على احدث وافضل المتاح في هذا المجال,