لقاء مع مدير عام مركز الحاسب الآلي في معهد الإدارة العامة
قريباً تحقق المملكة الريادة في مجال تطبيق الحكومة الإلكترونية
|
* إعداد: يحيى بابعير:
أنشئ معهد الإدارة العامة بهدف رفع كفاءة موظفي الدولة وإعدادهم علميًا لتحمل مسؤولياتهم وممارسة صلاحياتهم على نحو يكفل الارتقاء بمستوى الإدارة ويدعم قواعد تنمية الاقتصاد الوطني.
كما يختص المعهد بالمساهمة في التنظيم الإداري للإدارة الحكومية وإعطاء المشورة في المشكلات الإدارية التي تعرضها عليه الوزارات والأجهزة الحكومية، والبحوث المتعلقة بشؤون الإدارة وتوثيق الروابط الثقافية في مجال الإدارة العامة.
واليوم يأتي معهد الإدارة العامة في مقدمة الجهات التي تلعب دوراً بارزاً في هذا المجال.
وإذ نستعد حالياً لتطبيق (الحكومة الإلكترونية) يبرز اسم معهد الإدارة ليقدم لنا تجربة تستحق التوقف أمامها ملياً.
حول هذا المشروع والتجربة الفريدة التي يطبقها المعهد التقت (مجلة العالم الرقمي) بجريدة (الجزيرة) بسعادة الأستاذ أحمد بن محمد الرويسان مدير عام مركز الحاسب الآلي في معهد الإدارة العامة، المزيد من التفاصيل في الحوار التالي:
* أين وصل معهد الإدارة العامة في تطبيق الحكومة الإلكترونية؟
المعهد من الجهات الحكومية الرائدة في مجال إدخال وتفعيل تقنية المعلومات في جميع نشاطاته، حيث تتوافر لديه متطلبات تطبيق الحكومة الإلكترونية التي من أهمها بيئة الحاسب الآلي المناسبة والعناصر البشرية المؤهلة.
* ما هي الخدمات التقنية التي يقدمها المعهد للمستفيدين؟
يوفر المعهد عبر موقعه على الشبكة العنكبوتية www.ipa.edu.sa الكثير من المعلومات والخدمات التي أذكر منها: توفير جميع المعلومات التي يحتاج إليها الزائر عن نشاطات المعهد الرئيسية مثل نشاط التدريب والبحوث والاستشارات والتوثيق من خلال موقعه على الإنترنت الذي يحتوي أيضا على جميع النشاطات والمناسبات التي تعقد في المعهد؛ كذلك تم تطوير نظام يتم من خلاله التقديم على وظائف المعهد بشكل إلكتروني؛ ومن تطبيقات الحكومة الإلكترونية نظام الترشيح الآلي لبرامج المعهد التدريبية من خلال الإنترنت؛ حيث يتم الترشيح ومتابعة العملية التدريبية إلكترونياً ولا يتخلل هذه العملية أي إجراء ورقي.
كذلك تمكين الجهات الحكومية من الاطلاع على الوثائق الحكومية التي تم تجميعها وفهرستها من قبل المعهد، وذلك بموجب صلاحيات محددة للمستفيدين المصرح لهم.
بالإضافة إلى تمكين المستفيدين من الدخول على نظام المكتبة والاطلاع على أوعية المعلومات المرجعية المتوافرة من خلال شبكة المعهد.
كما يمكن توفير بيئة حاسبية متطورة من خلال شبكة داخلية توفر الخدمات الأساسية من تطبيقات تتعلق بنشاط المعهد الداخلي (الإنترنت) والخدمات الرئيسة الأخرى من الإنترنت وبريد إلكتروني ودعم فني داخلي.
* ما الفائدة التي تحققت للمعهد بعد تطبيق الحكومة الإلكترونية؟
لقد تحقق لنا خلال السنتين الماضيتين الكثير من الفوائد حيث تم ترشيد الوقت والجهد في تنفيذ الأعمال التدريبية والإدارية والمالية نتيجة لتوافر بيئة حاسبية تعمل من خلال تطبيقات متكاملة بشكل تقني وآلي إذ ساهم ذلك في إضفاء صبغة التميز للمعهد في تقديم خدماته للمستفيدين داخلياً وخارجياً.
وتم إلغاء عملية إدخال بيانات استمارات التدريب (حيث أصبحت تدخل من قبل الجهات) وأصبحت عملية دراسة الاستمارات التدريبية تتم آليا مما يعني توفير الجهد والوقت على منسوبي المعهد من أعضاء هيئة التدريس.
إضافة إلى تمكين المستفيدين من الاطلاع على خطة التدريب والدليل الشامل لبرامج المعهد بشكل آلي وآني، مما يوفر على المعهد الرد على الاستفسارات التي ترِد بهذا الخصوص. مع توافر الدقة في تسجيل حضور المتدربين وما يترتب عليه من قرارات. والسرعة والدقة في استخراج نتائج التدريب وسرعة ودقة تقييم العملية التدريبية، والاستفادة من التقييم التراكمي للعملية التدريبية.
والحد من الحاجة المتزايدة لدعم العملية التدريبية، بل إنه في بعض الأحيان يتم توجيه بعض الموظفين إلى أعمال أخرى للاستغناء عنهم في نشاطات تمت ميكنتها.
أخيراً، أصبحنا نعمل دون ورق حيث تم إلغاء معظم الإجراءات الورقية وفي ذلك توفير للورق والجهود التي تبذل من قبل مطبعة المعهد لطباعة النماذج الورقية.
* ما تقييمكم لتجربة المعهد في مجال تطبيق الحكومة الإلكترونية؟
كما هو ملاحظ من الاستفادة التي تحققت للمعهد نجد أن التجربة كانت ناجحة ويرجع ذلك إلى توافر عوامل النجاح في المعهد ومنها: دعم الإدارة العليا للمعهد، وتوافر الكوادر البشرية القابلة للتدريب والتطوير الذاتي، وتوافر البنية التحتية للتقنية في المعهد من شبكات وأجهزة وبرمجيات وإجراءات عمل شبه مميكنة. لقد ساعدت هذه العوامل المعهد ليصبح جاهزاً لفتح خدماته للمستفيد الخارجي. فعلى سبيل المثال نجد أن نشاط التدريب في المعهد من الأنشطة الأساسية والمهمة التي اعتمدت بشكل أساسي على استخدام التقنية وذلك من خلال عدد من الأنظمة التطبيقية المترابطة مع بعضها البعض والتي من خلالها ينتقل نشاط التدريب بين الإدارات أو القطاعات بشكل آلي مما يضمن انتقال المعلومة بسرعة ودقة متناهية.
فتصميم برامج المعهد وإعداد الحقائب التدريبية والتخطيط للتدريب والترشيح لبرامج المعهد ودراسة استمارات الترشيح وتنفيذ الدورات التدريبية وتكليف أعضاء هيئة التدريب وجدولة التدريب وغياب ونتائج المتدربين وتقييم التدريب؛ جميع هذه النشاطات تعتمد على الحاسب الآلي بدلاً من العمل الروتيني الذي يعتمد بشكل أساسي على الورق.
* ما التحديات والعقبات التي واجهت المعهد.؟
من أكبر العوائق التي واجهت المعهد في محاولة تطبيق الحكومة الإلكترونية عدم جاهزية بعض المستفيدين في الجهات الحكومية لاستخدام التقنية.
حيث إن بعض الجهات لا تتوافر لديها المتطلبات الخاصة بالحصول على الخدمات الإلكترونية من تجهيزات ومعرفة باستخدام التقنية. ولحل هذا العائق عمل المعهد على بذل جهود مكثفة لتهيئة الجهات الحكومية من خلال عقد لقاءات واتصالات وتدريب المستفيدين للتعريف بالأسلوب الإلكتروني الجديد لتقديم الخدمات وتزويد المستفيدين بالمواصفات المطلوبة للأجهزة والبرمجيات المطلوب توافرها لدى الجهات.
من العوائق أيضا قلة الموظفين المطلوبين لإجراء التغيير. وتم وقف بعض نشاطات الحاسب الآلي وتفرغ الموظفون للبدء في تطوير التطبيقات على الويب. ومن العقبات عدم توافر الموارد المالية للتوجه الجديد.
وقد تم وقف بعض نشاطات الحاسب الآلي وتحويل الموارد المالية لمشروع الحكومة الإلكترونية.
كما واجهتنا مشكلة عدم توافر أنظمة لضمان أمن المعلومات وأمن شبكة المعهد الداخلية. ولتلافيها عمدنا إلى تصميم بيئة خارجية للأنظمة التي سيتم العمل عليها من خلال الويب بشكل مزدوج، حيث واجه المعهد مشكلة تحديث البيانات وزيادة الجهود في تقديم الدعم الفني، لحين توافر المبالغ المالية اللازمة لتأمين الأجهزة والبرمجيات والتدريب لتعزيز أمن المعلومات وحماية الشبكة من التخريب.
* من وجهة نظركم ما مدى جاهزية المملكة للحكومة الإلكترونية؟
من العوامل الأساسية لنجاح مشروع الحكومة الإلكترونية توافر ما يلي:
تبني المشروع من أعلى سلطة في البلد، وهذا متوافر حيث أعيدت هيكلة قطاع التقنية والمعلوماتية في المملكة؛ فأنشئت وزارة للاتصالات وتقنية المعلومات وهيئة للاتصالات.
وصدر الأمر السامي الكريم رقم 7 ب33181 وتاريخ 1071424 المتضمن تكليف وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات لوضع خطة لتقديم الخدمات والمعاملات الحكومية إلكترونياً.
توافر البنية التحتية للاتصالات في المملكة وجعلها في متناول المستفيدين من الخدمات الحكومية. وهذا العامل بحاجة إلى المزيد من الجهود لتوفير خطوط الاتصالات من جهة وتقنين استخدام تقنية الاتصالات لتصبح من حيث التكلفة في متناول المواطنين من جهة أخرى، حيث إن أسعار الحصول على خدمة الإنترنت في الوقت الحاضر (ثلاثة ريالات للدقيقة مكلف جداً)، إذا ما قورن بالعائد الاقتصادي الذي سينتج عن تخفيض تلك الرسوم.
فعلى سبيل المثال؛ (سيتم تقليل حاجة المواطن إلى الانتقال ببدنه لإنهاء عمله وفي ذلك توفير للمواصلات والوقود وصيانة المركبات والطرق والإقلال من الحوادث المرورية وغيرها. وكل ذلك يترجم إلى العائد الاقتصادي).
تضافر الجهود
بذل الجهود لتنمية الوعي الرقمي، وهذا العامل بحاجة إلى تضافر الجهود لردم الفجوة في هذا المجال من خلال توفير التقنية للمواطن بأقل تكلفة ممكنة، والتدريب، والتوعية الإعلامية، وغيرها. توافر ضمان السرية والخصوصية وأمن المعلومات. وهذا يتطلب إقرار المفاتيح العمومية وإيجاد التشريعات التي تنظم تناول المعاملات الإلكترونية.
ومن الجوانب المهمة والأساسية اشتراك جميع الجهات الحكومية وما له علاقة من مؤسسات القطاع الخاص في بناء بوابة الحكومة الإلكترونية.
وهنا نشير إلى أهمية وضع آلية عملية لإلزام الجهات المعنية بالمشاركة. وأقترح الآلية التالية: تحديد منسق من كل جهة (وزارة أو مؤسسة) ليتولى التنسيق بين الجهة ومشروع الحكومة الإلكترونية في وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات؛ وضع تصميم للبوابة يحتوي على أسماء الجهات الأساسية في الدولة ويكتب فيه عبارة (ترقبوا بوابة الحكومة السعودية)؛ يطلب من الجهات في موعد محدد وليكن أسبوعين، تزويد المشروع بالجهات الفرعية لكل جهة أساسية، بحيث يتم إظهار الجهات الفرعية في البوابة.
وفي حالة عدم توفير المعلومة من أي من الجهات يكتب أمامها عبارة تدل على أن هذه الجهة متأخرة في تقديم الجهات الفرعية التابعة لها.
كما يجب أن يطلب من الجهات في موعد محدد وليكن أسبوعين، تزويد المشروع بالخدمات الأساسية التي تقدمها كل جهة فرعية، بحيث يتم نشر قائمة الخدمات في البوابة.
وفي حالة عدم توفير المعلومة من أي من الجهات يكتب أمامها عبارة تدل على أن هذه الجهة متأخرة في تقديم قائمة الخدمات التي تقدمها.
والحرص على أن يطلب من الجهات وبموجب نموذج موحد وفي موعد محدد وليكن شهراً، تزويد المشروع بدليل للخدمات التي تقدمها الجهة والنماذج المستخدمة وشروط الحصول على الخدمة والإجراءات المطلوب اتباعها من قبل المستفيد للحصول عليها. ويلاحظ أن هذه الأدلة تمثل الإجراء الحالي وقبل التحول إلى الحكومة الإلكترونية. وفي حالة عدم توفير الأدلة من أي من الجهات يكتب أمامها عبارة تدل على أن هذه الجهة متأخرة في تقديم أدلة خدماتها.
مربع الملاحظات
أن تتم دراسة الأدلة والنماذج من قبل القائمين على مشروع الحكومة الإلكترونية وبالتنسيق مع الجهات الحكومية والجهات ذات العلاقة في القطاع الخاص ويتم تحديد الجهات التي تشترك في كل خدمة معينة، وتحدد مدة لهذه العملية. ويجب أن يتم التنسيق بين الجهات التي تشترك في خدمة معينة بحيث يتم تصميم إجراء ونموذج موحد لتقديم الخدمة ليكون أساساً لميكنة هذا الإجراء، بشكل يوحي لطالب الخدمة أنه مقدم على جهة واحدة.
أخيراً قد يكون من العملي أن يوضع بالقرب من كل خدمة مربع ملاحظات يكتب فيه اسم المسؤول في الجهة أو الجهات المشاركة (يكتب أشرف على إنجاز الخدمة فلان وفلان، أو يكتب الخدمة متأخرة والمسؤول عنها فلان وفلان)
بهذا الأسلوب يلاحظ ما يلي: سيكون هذا الأسلوب محفزاً لجميع الجهات حيث إن الجهة التي تنفذ التزاماتها ستظهر للعموم بأنها منجزة والجهة التي لا تنفذ الجزئية الخاصة بها ستظهر للعموم بأنها متأخرة وبالتالي سيحرص المسؤول الأول بهذه الجهة على حث الإدارات المعنية لتنفيذ المطلوب منها.
وتبنّي هذا الأسلوب سيغني إلى حد كبير عن إعادة هندسة الإجراءات من قبل الجهات الحكومية كل حدة، وهذا ليس إجراءً عملياً للأسباب التالية:
لن تتم هندسة الإجراءات وفق منظور واحد وذلك لصعوبة التنسيق بين الجهات وبالتالي سنجد أن الجهات التي لها علاقة بخدمة معينة ستعد نماذج متفاوتة من حيث شكل النموذج وما يحتويه من معلومات.
ستتأخر جهات حكومية في إعادة هندسة إجراءاتها، وبالتالي ستتأخر ميكنة خدمة من الخدمات بسبب عدم تكامل هندسة الإجراءات من قبل بعض الجهات ذات العلاقة.
قد تتم هندسة الإجراءات وفق التصور التاريخي للإجراء، وعند برمجته ستظهر حاجة إلى تعديله بما يتفق مع التقنية وبالتالي سيتطلب الأمر إعادة عملية التنسيق بين الجهات المعنية، وهذا في نظري ليس عملياً.
بهذا الأسلوب يمكن الإيحاء لمسؤولي الجهات الحكومية بأن الجهات تعمل معاً لتقديم خدمة للعميل والذي هو بالدرجة الأولى المواطن مما يعزز الشعور لدى هؤلاء المسؤولين بأنهم يمثلون وحدة واحدة تسعى بكل ما لديها من إمكانيات لتقديم الخدمة لهذا العميل. كذلك مواكبة التوجه الجديد، الذي يعزز مبدأ أن الخدمة لم تعد مرتبطة بهيكل تنظيمي (سواء على مستوى الوزارات أو مستوى الإدارات داخل الوزارة الواحدة) وإنما هي مرتبطة بالخدمة والمعلومة التي يسعى العميل للحصول عليها.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 