آوت لوك 2000
تنظيم الوقت وإدارته
|
إعداد جمال السيد عزب
إدارة الوقت «التقويم» Calender
لا يختلف اثنان على أهمية الوقت.. سواء للشخص العادي أو للمسؤول الكبير وتنظيم الوقت يمكن صاحبه من استثماره بشكل فعال، يوفر أوتلوك إداة جيدة لتنظيم وقتك سواء يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً وحتى سنوياً ويساهم بشكل كبير في اتخاذ القرار المناسب.
بعد تشغيل أوتلوك أنقر رمز التقويم Calender من شريط الأدوات الرئيسي لتظهر الشاشة بالشكل رقم «1»، يظهر تاريخ اليوم الميلادي والهجري والشاشة بها ثلاث أجزاء رئيسية، الجزء العلوي الأيمن وبه التقويم والجزء السفلي الأيمن وبه قائمة المهام والجزء الأيسر الذي باللون الأصفر وهو تفاصيل اليوم الحالي كل نصف ساعة.
* لإدراج موعد فرضاً الساعة 11 صباحاً أنقر بالماوس مقابل 00 ،11 ستظهر نافذة تسجيل موعد الموضحة بالشكل «2» في مربع الموضوع subject فتكتب الموضوع المراد كتابة الموعد بخصوصه.
اضغط زر التنقل tap إلى حقل الموقع واكتب موقع الموعد.
أنقر سهم مربع وقت الانتهاء ولتغير الساعة إلى 00:12، أنقر مربع التذكير وضع الوقت الذي قبل الموعد، وفي حقل اظهار الوقت بصيغة مكتوب مشغول اختر غيرها أو اتركها.. ويمكنك كتابة نص ما عن الموعد إذا كان هذا الموعد خاصا أنقر مربع خاص.
إذا كان هذا الموعد سيستغرق يوماً كاملاً أنقر مربع اليوم كاملاً.
أنقر حفظ واغلاق ستجد الموعد في مربع الساعة 11 ص، مع ملاحظة: إذا كان الموعد لليوم كله سيضع هذا الموعد في قمة اليوم في مربع المواعيد.
لتكرار الموعد:
عند تحرير الموعد أنقر زر تكرار من شريط الأدوات ستفتح نافذة تكرار الموعد والتي بها وقت البدء والانتهاء وكذلك نمط التكرار مثل يومياً كل 1 يوم أو 2 يوم،... إلخ، أم كل أيام الأسبوع أو أسبوعياً كل أسبوع وهكذا وحدد اليوم أو الأيام من أيام الأسبوع والشهري والسنة وهكذا ثم في مربع نطاق التكرار والذي تحدد من خلاله فترة التكرار من تاريخ ثم تحدد مفتوح بلا نهاية أم الانتهاء بعد 10 مرات أم الانتهاء في تاريخ محدد ثم اضغط زر موافق وأغلق نافذة الموعد.
للتحرك في التواريخ:
من نافذة التقويم يمكن التحرك يميناً ويساراً لاختيار شهر تالٍ وشهر سابق و ذلك بنقر السهم يساراً أو يميناً وكل شهر في مربع مرتب حسب أيام الأسبوع.
مع ملاحظة أن الأيام التي بها مواعيد ستجدها بخط أسود عريض.
* وللتحرك لتاريخ محدد من قائمة عرض view اختر «الانتقال إلى تاريخ» سيظهر مربع لتحديد التاريخ ونوع التقويم المطلوب يوم، أسبوع، شهر إذهب لمكان الموعد ولحذف موعد أنقره بالماوس ثم اضغط زر الماوس الأيمن واختر خذف من القائمة إذا كان الموعد متكرراً سيسألك إن كنت تريد حذف الموعد من اليوم الحالي فقط، أم كل أيام الموعد المتكررة.. اختر ما تريد ثم اضغط زر موافق ok.
إدارة المواعيد وتنظيمها:
يمكنك من خلال أوتلوك تصنيف مواعيدك من خلال تصنيفها لفئات منها شخصي ومنها العمل ويمكنك اضافة فئات حسب الحاجة مثال العملاء والموردين والزوار و...الخ.. وهذا يفيدك عند البحث عن مواعيد فئة ما ادخل على موعد ما في أسفل النموذج ستجد زر فئات أنقر بالماوس ستظهر نافذة للاختيار منها وذلك بنقر المربع الصغير الذي أمام كل عنصر.
ويمكنك اضافة فئات جديدة بنقر زر قائمة الفئات الرئيسية ستفتح نافذة لاضافة فئة جديدة أكتب الفئة في حقل «فئة جديدة» واضغط زر اضافة ثم موافق ستجد أن الفئة الجديدة أدرجت في قائمة الفئات يمكنك اختيارها ثم اضغط زر موافق ستجد أن الفئات التي اخترتها أدرجت في حقل فئات احفظ الموعد بنقر زر حفظ واغلاق من شريط الأدوات.
تغيير طريقة عرض المواعيد:
من قائمة عرض اختر العرض الحالي ستظهر قائمة فرعية بها العديد من طرق العرض اختر وجرب كل طريقة لترى الفرق فمثلاً «حسب» يوم، أسبوع، شهر أو حسب الأحداث أو مواعيد متكررة وهكذا.
* لتغيير أسبوع العمل: من أدوات tools ثم خيارات options يظهر مربع الحوار خيارات أنقر التبويب تفضيلات ثم أنقر خيارات التقويم في النافذة المفتوحة غير أسبوع العمل إلى سبت أحد.. إلى خميس وجمعة بدلاً من بدايته يوم الاثنين واختر من حقل أول يوم في الاسبوع السبت وأول أسبوع في السنة 1 يناير ووقت البدء «صباحاً» والانتهاء 5 مساء وحدد حسب وضعك الشخصي.. وعملك.
* ولتحديد أيام العطل في أوتلوك2000 من نفس النافذة السابقة:
اضغط زر اضافة أيام العطل واختر المملكة العربية السعودية ثم أنقر موافق لإغلاق النافذة.
لطباعة تقويمك:
من المفيد جداً طباعة خريطة بمواعيدك قبل الانتقال لمكان ما ويمكن الاستغناء عن الطباعة بجهاز البالم الذي سنتحدث عنه لاحقاً والآن لطباعة التقويم..
من قائمة ملف file اختر إعدادات الصفحة ستظهر قائمة فرعية فيها عدة أنماط طباعة والتي تعني طباعة يوم أو أسبوع أو شهر أو ثلاث..الخ اختر يومي واختر معاينة قبل الطباعة لترى شكل الصفحة جرب الأسبوعي والشهري واختر ما يناسبك ثم العلوي لمعاينة الصفحة.. ويمكنك مباشرة من شاشة الطباعة اختيار نمط الطباعة من المربع الخاص بذلك كما هو موضح بالشكل الأخير «3» اختر النمط وعاينه من إعداد الصفحة وكذلك يمكنك تغيير الخط وحجمه ولونه ونطاق الطباعة من تاريخ إلى تاريخ وبعض الخيارات مثل تضمين لوحة المهام أم لا، وتسطير الملاحظات أم لا وكذلك يمكنك اخفاء تفاصيل
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 