الرياض- مازن بين سيف- متعب القيسي- تصوير- فتحي كالي

تحت رعاية معالي مدير جامعة الملك سعود الأستاذ الدكتور عبدالله بن عبدالرحمن العثمان اختتم الأحد الماضي فعاليات منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً 2008 الذي نظمته جمعية المكتبات والمعلومات السعودية خلال الفترة من 6-7 جمادى الأولى 1429هـ الموافق 11-12 مايو 2008م بفندق انتركونتننتال بمدينة الرياض.

وشارك في الملتقى نخبة متميزة من الخبراء والمختصين من وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، وزارة الثقافة والإعلام، وزارة النقل، مدينة الملك فهد الطبية، شركة سابك، جامعة الملك سعود، جامعة الملك عبدالعزيز، جامعة أم القرى، معهد الإدارة العامة، شركة أوبن تكست، شركة نسما للتقنيات المتقدمة، شركة ايفر، شركة داتا سيرف، شركة ليزرفيش، شركة نيوفيجن. وقال الدكتور جبريل العريشي رئيس جمعية المكتبات والمعلومات السعودية والمشرف العام على المنتدى إن هذا المنتدى يعد أكبر وأبرز حدث متخصص في مجال نظم حفظ الوثائق وإدارة المحتوى تشهده منطقة الشرق الأوسط، ويهدف إلى التقاء الخبراء والمختصين وأصحاب القرار لتبادل الخبرات والمعلومات والاطلاع على أفضل الممارسات والتجارب الرائدة محلياً وعالمياً، بالإضافة إلى استعراض أحدث التقنيات والتطبيقات العملية في المجالات.

وناقش الملتقى عدداً من المحاور اشتملت على: حفظ الوثائق إلكترونياً، إدارة السجلات، الأرشفة الإلكترونية، نظم سير العمل، إدارة المحتوى، البوابات الإلكترونية، إدارة المعرفة، نظم التخزين، بالإضافة إلى الحلول الآمنة لإدارة وحفظ الوثائق.

وأقيم على هامش الملتقى معرض متخصص عرضت خلاله الشركات الرائدة في هذا المجال أحدث ما لديها من حلول وتقنيات وأجهزة وبرامج.

وقد استهدفت فعاليات المنتدى مديري مراكز تقنية المعلومات والتخطيط والتطوير الإداري والاتصالات الإدارية والأرشفة ومراكز الوثائق والسجلات، وكذلك مديري مشروعات تقنية المعلومات ومشروعات الحكومة الإلكترونية والأعمال الإلكترونية ومشروعات الأرشفة الإلكترونية، بالإضافة إلى المختصين والمهتمين بهذه المجالات في مختلف القطاعات الحكومية والخاصة والجهات الأكاديمية.

وقد استعرض عدد من المتحدثين في الملتقى بعض التجارب في هذا المجال, حيث تحدث الأستاذ جمعة بن فرحان العنزي المدير التنفيذي المشارك لشؤون المرضى- مدينة الملك فهد الطبي في ورقة العمل التي قدمها في الملتقى عن أساليب وتقنيات حديثة في خدمة المرضى: بيئة بلا ورق- تجربة مدينة الملك فهد الطبية قائلاً: بأساليب إبداعية متطورة وتقنيات حديثة متطورة يتحقق الهدف من خدمة المريض بجودة عالية ووفر في التكاليف.

إن اتخاذ القرارات في التحول إلى بيئة بلا ورق ليس بالأمر اليسير ولكن الواقع يثبت أنها هي القرارات الصائبة في عالمنا الرقمي اليوم.

لقد حققت مدينة الملك فهد الطبية إنجازات هائلة في تطوير عدد من الأنظمة التي تخدم المريض والطبيب والمستشفى، وحققت بذلك سرعة في الإنجاز وارتفاعاً في جودة العمل وتوفير في التكاليف يقاس بملايين الريالات.

وتحت عنوان تطبيقات الجودة وإستراتيجية تقنية المعلومات تحت مظلة الإستراتيجية العامة للمنشأة

قال الأستاذ عبدالرحمن بن علي آل الشيخ مدير عام تقنية المعلومات- شركة سابك: لا شك أن تطبيق أسس ومبادئ الجودة في المنظمات على اختلاف أحجامها وأغراضها من أهم الأدوات لتحقيق رضا الزبائن. ومع تقدم تقنية المعلومات والاتصالات أصبحت هذه الأسس والمبادئ أكثر أهمية وأكثر قابلية للتطبيق من خلال الاستخدام الأمثل لهذه التقنيات للاتصال المستمر مع الزبائن والموردين والمساهمين بالإضافة دقة الأداء وتخفيض التكاليف. كما أن تطبيق مبادئ الجودة في الاستخدام الأمثل لهذه التقنية يعني الوصول إلى الأهداف بأفضل الطرق وأقل تكلفة. لهذا نستطيع القول إن تطبيقات الجودة واستخدام تقنية المعلومات وجهان مكملان لبعضهما لعمله واحدة.

وقال رئيس مركز التميز في أبحاث الحج والعمرة د. نبيل عبدالقادر حمزة كوش عن تكامل نظم إدارة الوثائق والمحتوى مع نظم المعلومات الجغرافية أن توفر نظم المعلومات الجغرافية على شبكة الإنترنت المعلومات المكانية للجهات المختلفة من القطاع الخاص والعام. رغم أن 85% من المعلومات ذات بعد مكاني فإن كثيراً من أنظمة الأرشفة الوثائق إلكترونياً لا تربط المحتوى بخرائط رقمية لإثراء البعد المكاني للمعلومات والمحتوى. وهذه الإشكالية تسبب أخطاء وخسارة فرص تكامل أنظمة المعلومات الجغرافية وأنظمة أرشفة الوثائق رقمياً. تشهد أسواق نظم إدارة الوثائق والمحتوى نمواً مستمراً كنتيجة لقيام العديد من الدوائر الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص بتبني حلول إدارة الوثائق والمحتوى، وذلك في إطار مشروعات الحكومة الإلكترونية والأعمال الإلكترونية التي يجري تنفيذها حالياً، وتفتقر كثير من هذه الحلول إلى البعد المكاني أو الجغرافي. ويوفر التكامل بين أنظمة إدارة الوثائق والمحتوى ونظم المعلومات الجغرافية إلى فتح آفاق في جديدة. هذا التكامل سيثري الكثير من التطبيقات المتوفرة لدى الدوائر الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص مثل أنظمة السجل العقاري وأنظمة إدارة المرافق والخدمات وأنظمة الصيانة والتشغيل للمنشآت والخدمات والمرافق والكثير من التطبيقات الأخرى التي يكون البعد المكاني ذا أهمية لمتخذي القرارات. وتستعرض المحاضرة بعض التجارب في ربط الأرشفة الرقمية بنظم المعلومات الجغرافي في مجال الحج.

وعن موضوع منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل بيّن المهندس سعد بن محمد السياري مدير عام إدارة تقنية المعلومات- وزارة النقل أن الاتجاه نحو تطبيق التعاملات الإلكترونية, يجب على الجهات الحكومية أن تأخذ بعين الاعتبار أهمية مرحلة التحليل في كل مرحلة من مراحل مكونات إدارة المحتوى الشامل, وبشكل خاص الصعوبات والتحديات في إنشاء خطة التصنيف والفهرسة للوثائق والسجلات والتي يجب أن تكون على مستوى الجهة وليست لكل إدارة على حدة، وكذلك الأمر بالنسبة للعمليات الإدارية في نظام تدفق سير العمل. وفي وزارة النقل تم اعتماد التصنيف والترميز الصادر عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، كما تم تصنيف الوثائق بالموضوع على مستوى الوزارة وليس الإدارات المنفردة.