النسخ الاحتياطي يعتبر خطوة هامة
وسائل مبتكرة لحفظ رسائل البريد الالكتروني
|
يستقبل معظم اداريي مؤسسات تقنية المعلومات كثيرا من الاتصالات التي يدورمعظمها حول ضياع رسائل البريد الالكتروني والاجابة على التساؤلات
المثارة في هذا الشأن يكمن في تخصيص ارشيف للبريد الالكتروني وفقا لرؤية خبراء تقنية المعلومات الذين يعملون لحساب شركات تقوم بعرض انظمة بريد
الكترونية آمنة. في الوقت نفسه يجب اتباع نفس قواعد العمل الاخرى لتأمين مستندات البريد الالكتروني المتعلق بالعمل والذي يعتبر ذا صلة مباشرة بمفاهيم
العمل أوالعملاء أو المشروع أو ارتباطات العمل. ولذلك يجب ان تحظى هذه المستندات بنظام ارشيف كالاوراق البريدية الاعتيادية الاخرى.
أهمية مرجعية
يقول جيف موريس مدير الانتاج لدى شركة Send Mail اصبحت عملية الارشفة غاية في الصعوبة لأن رسائل البريد الالكترونية في متناول الجميع
مشيرا إلى رسالة «بيل غيتس» الالكترونية كمثال والتي استخدمت كدليل في دعوة قضائية لحجب الثقة عن شركة ميكروسوفت، ويضيف قائلا : وإن
نظرت إلى البريد الالكتروني على انه ليس مجرد أداة يمكن ان تكون مهمة في دعوة قضائية فيمكن ان يكون جزءا اساسيا في تكوين سجلات مؤسسة العمل.
فالبريد الالكتروني الذي يرد إلى مؤسسة ما قد يتضمن معلومات تعتبر في غاية الاهمية بالنسبة لمجريات وسير خطط العمل ولهذا السبب لابد من نسخ وتنقيح
وترشيح وتخزين العديد من رسائل البريد الالكتروني لتكون مرجعا في المستقبل. ويردف جيف موريس قائلا: يعتبر تخزين البريد الالكتروني جزءا من عملية
معالجة تسمى الأرشفة وهي استراتيجية باتت تلقى قبولا كونها تمثل اسلوبا لحماية المؤسسة من المسؤولية القانونية ونسخ البريد الالكتروني من الرسائل
الواردة للمؤسسة يتم وضعها في موقع آمن وخاص للعودة إليها عندالحاجة.
وقال: نعلم جيدا مدى القلق الذي يسببه حذف رسالة بريدية الكترونية ذات اهمية كبيرة لسير عمل المؤسسة أو رسالة تحتوي على معلومات نادرة ومفيدة
وأرشفة الرسائل الالكترونية تعد إحدى الطرق للتخلص من هذا القلق، وإلا فيجب ان تدعم الرسائل بالنسخ الاحتياطي. و يعتبر «موريس» مسألة النسخ
الاحتياطي المنتظم الخطوة الأولى التي يجب ان يتخذها المديرون المستخدمون للتقنية لوضع أرشيف للبريد الالكتروني مشيرا إلى ان معظم المؤسسات تستخدم
هندسة برامج تعمل على نسخ البريد الوارد احتياطيا بصورة تلقائية في ساعات توقف العمل، إلا ان هذه الهندسة اثبتت بعض القصور.
نوعية الرسائل
الخطوة الثانية تكمن في نوعية الرسائل الالكترونية التي يتوجب ارشفتها، الأمرالذي يعتمد على نوعية الاتصال وطبيعة العمل، وما اذا كانت بين مستخدمين
في نفس المبنى أو بين مستخدم وطرف خارجي أو خليط بين الحالتين. ويعتمد قرار نوعية الرسائل أيضا على احتياجات عمل المؤسسة بالتحديد في المجال
الذي تعمل به .
فمثلا قد تشكل هذه الرسائل مرجعا قانونيا لطرف ثالث، ونلاحظ ان كثيرا من المؤسسات الحكومية التي تفصل في بعض النزاعات في الدول المتقدمة
تطالب باثباتات قدلا تخلو من رسائل البريد الالكتروني، مثلا نجد ان سياسة، لجنة الاسهم والمبادلات الأمريكية تطالب الوسطاء ومؤسساتهم بحفظ جميع
الاتصالات والرسائل الالكترونية التي اجروها مع زبائنهم.
وتعتمد طول فترة الاحتفاظ بهذه الاتصالات على نوعية العمل الذي تديره هذه المؤسسات فمثلا يجب ان تحتفظ الشركات بالمعلومات المتعلقة بشراء وبيع
الاسهم لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
أدوات الأرشفة
وتختلف أدوات الأرشفة باختلاف نوعية العمل، فمثلا على مزودي خدمة الانترنيت ISP تزويد المستخدم بشفرة لدخول البريد الالكتروني الذي يتم
تحميله وتخزينة على حاسوب المستخدم ويمكن ضبط خدمة ارشيف البريد الالكتروني لمزودي خدمة الانترنت لتعمل على أرشفة جميع رسائل البريد
الالكتروني على «المخدم» Server بنفس طريقة تحميلها ثم تعاد إلى صندوق بريد المستخدم.
والبريد الالكتروني الذي تعتمد ارشفته على ترشيح الرسائل المراد حفظها يتطلب وضع سياسة محددة لتنظيم الأرشفة بأسلوب دقيق لأن حفظ جميع الرسائل
الواردة سيكون أكثر تعقيدا، ولذلك نجد العديد، من مخدمات البريد الالكتروني تستخدم مفاتيح كلمات تعتبر مدخلا لأرشفة الموضوع
فمثلا بالامكان وضع برنامج يقوم تلقائيا بأرشفة أي رسالة الكترونية ذات موضوع تضمن مثلا كلمة «مالي» أو «كشف» أو «توقيع» أو غيرها من
الكلمات ذات الارتباط الوثيق بمجريات عمل المؤسسة، وتعمل مفاتيح الكلمات هذه كمؤشر يقوم بانذار المرشح لأرشفة الرسالة التي احتوت على مفتاح
الكلمة، مثلا ان احتوت رسالة الكترونية ما على كلمة غداء قد تتضمن معلومات هامة تمت مناقشتها اثناء غداء عمل، ولهذا السبب اقدمت شركة
«تمبلويد» على تقديم قاعدة شبكية على شكل متصفح يسمح بمراجعة الرسائل الالكترونية ذات الخط العريض ويقوم اما بأرشفتها أو مسحها نهائيا.
تحديد الرسائل
عندما يحدد المرشح رسالة ما لتتم عملية أرشفتها فمن الضروري ان يضع علامة على تلك الرسالة في الحال، هذه العلامة تظهر ما تم تحديده مسبقا في
لغةالبرنامج، ووضع العلامات على الرسائل الالكترونية يسهل من جدولتها مما يساعد على اعادة تقييمها عند الحاجة، ومن خلال العلامة المعينة يتسنى
للمستخدم استخراجها من وسط آلاف الرسائل الاخرى دون عناء، لتخزين رسائل الكترونية سيعاد استخدامها بعد عدة سنوات هناك العديد من الخيارات
للتخزين طويل الأجل: أولها انه لا يجب ان يتم التخزين على مخدم كثير الاستخدام ويفضل وضع الارشيف على أداة تخزين منفصلة.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 