آوت لوك 2000
الحلقة الأخيرة
مواضيع ومهام متقدمة في أوتلوك
|
إعداد جمال السيد عزب
أولاً: المجلدات خارج الخط :off line
المجلدات هي مجلدات أوتلوك الوارد الصادر المهام.. إلخ.، حتى عندما لا تكون متصلاً سواء بالشبكة المحلية أو الإنترنت تستطيع الإستمرار في العمل على آخر وضع ثم عند الاتصال يقوم البرنامج بعمل مزامنه التي سنتكلم عنها في هذه الحلقة ومثال ذلك أن على جهازك مهام ومواعيد ورسائل وارده لم تقرأها بعد، وسوف تنتقل لمكان ما ومعك جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز البالم يمكنك الإستمرار في قراءة الرسائل وإنشاء رسائل جديدة وتنفيذ المهام وهكذا وبمجرد اتاحة عملية الاتصال تتم عملية المزامنه والتي يتم فيها تحديث جهازين ببعضهما فيتم تنزيل أي رسائل جديدة وإرسال أي رسائل في صندوق الوارد وتحديث المجلدات، ولكي تتمكن من العمل خارج الخط عليك الخطوات التالية:
إنشاء مجلد العمل خارج الخط حدد المجلد وليكن «عليه الوارد» imbox من قائمة الأدوات اختر خدمات ومن نافذة الخدمات اختر Microsoft Exchangeserver ثم إختر خصائص properties ثم انقر تبويب Advanced ثم أنقر زر offline Folder Settings ستفتح النافذة المرفقة انقر زر Brows لأستعراض الملفات وأكتب اسم الملف الذي تريد توفر العمل خارج الخط فيه ثم ok لإغلاق النافذة. لاحظ المربع الذي بعنوان Enable offline use معلم عليه.
اختر من قائمة أدوات إرسال وتلقى عند بدء أوتلوك المرة القادمة سيسألك إذا تريد العمل خارج الخط wark offline فإذا كنت تعمل مع إمكانية الاتصال إعمل on line والعكس صحيح.
ثانياً مزامن المجلدات:
عملية المزامنة ضرورية فقط في حالة العمل خارج الخط وهي بمثابة عملية اتصال وتبادل التحديثات بين محتويات المجلدات وهناك طريقتان للمزامنة يدوياَ وتلقائياً.
* اليدوية حدد المجلد المطلوب مزامنته ثم من قائمة أدوات اختر مزامنه synchronize وانقر هذا المجلد، ولمزامنة كل المجلدات بنفس الطريقة ولكن مع اختيار كل المجلدات.
* لإتمام عملية المزامنة أتوماتيكيا تبويب.
من قائمة أدوات ثم خيارات ثم خدمات البريد Mail senller علم المربع Enable offline access ويمكنك عمل واحدة مما يلي:
1 لعمل مزامنة عن عمل اتصال مباشرة On line.
علم المربع when on line synchronize upan exriting.
2 لعمل مزامنة كل وقت محدد علم الخيار:
when on line, automatically synchronize all off line folders every (N) Minutes
3 لعمل مزامنة عند عمل قطع للاتصال
اختر الخيار When offline, automatically synchronize.
ملاحظة: يمكنك إعادة عملية المزامنة أكثر من مرة.
ثالثا: إنشاء وإرسال رسائل فورية:
هذه ميزة في الانترنت أو من خلال الشبكة بالاتصال من خلال برنامج الماسنجر المشهور Microsoft MSN Messenger
عند ربط أو تلوك مع هذا البرنامج بمجرد فتح أو تلوك يتم تسجيل دخولك تلقائيا إلى الخدمة المثبتة لديك، ولا بد بالطبع أن يكون لديك قائمة بالأشخاص المراد المحادثة معهم فتثبته بالماسنجر.
وفي بيانات الجهة هناك حقل بعنوان IM: وهو الذي يكون فيه العنوان المطلوب المحادثة عليه لهذا الشخص واذا كان الشخص متصل حالاً سيظهر في شريط المعلومات انه متصل وينقي شريط المعلومات سيفتح الماسنجر وتبدأ محادثة.
رابعا: الأرشفة والأرشفة التلقائية:
لأرشفة محتويات مجلد ما قبل البريد الوارد نحدد المجلد ثم من قائمة ملف اختر الأرشفة ستظهر النافذة الموضحة التي فيها تحدد إذا كنت تريد حسب الارشفة التلقائية والتي سنتحدث عنها حالاً أو أرشفة لمجلد محدد حسب خيارك أنت اختر الثاني وحدد مجلد ما وليكن علبه الوارد Impcex وفي التاريخ حدد التاريخ الذي ترى الارشفة لكل الرسائل التي قبله وفي حقل ملف الأرشفة يمكنك ترك الملف الافتراضي Archive. Pst أو تحديد ملف آخر تم أنقر موافق.
لضبط الارشفة التلقائية:
من قائمة أدوات اختر خيارات ثم اختر التبويب غير ذلك ثم أنقر أرشفة تلقائية يظهر مربع الحوار أرشفة تلقائية الموضح بالشكل، حدد الفترة بالايام التي تريد عمل أرشفة تلقائية لها ثم حدد ما اذا تريد اعطاءك رسالة تأكيد قبل عمل الارشفة من خلال إختيار المربع أم لا وكذلك مربع انتهاء الصلاحية للحذف أم لا ثم تحديد ملف الأرشيف الذي ستحفظ فيه عملك كما موضوع سابقا ثم نقر زر موافق.
خامساً: إضافة توقيع للرسائل:
يمكن إضافة طابع شخصي على رسائلك وتوفير وقت التوقيع وهو نص محفوظ ويمكن إدراجها يدوياً أو اتوماتيكيا في نهاية الرسالة ويمكن تضمين التوقيع أي نص تريده الاسم او النص والشركة ويمكن تنسيق التوقيع بالحجم والخط المطلوب ويمكن عمل عدد من التوقيعات لتختر منها.
من قائمة أدوات اختر خيارات ثم انقر تبويب تنسيق البريد ثم أنقر زر تواقيع ثم أنقر الزر جديد تظهر النافذة إنشاء توقيع جديد ثم أنقر التالي لتظهر النافذة بعد كتابة اسم للتوقيع.
كما هو موضح بالشكل ثم أكتب النص الذي تريده ثم أنقر زر انهاء ثم موافق لكل النوافذ المفتوحة وجرب ان ترسل رسالة جديدة لتجد توقيعك في محتوى الرسالة.
ملاحظة: لجعل توقيعك يدرج ضمن الرسائل المعاد توجيهها أيضاً من قائمة أدوات ثم خيارات انقر تبويب تنسيق البريد احذف تعلم حقل (عدم الاستخدام عند الرد أو إعادة التوجيه) ثم موافق.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 