التحديات المستقبلية في تطبيق مفهوم إدارة إجراءات العمل في مبادرات الحكومة الإلكترونية (2-2)
Future Challenges in applying Business Process Management in eGovernment Initiatives
|
* عرض : عادل حماد أبوعِزَّة
* بقلم: د. فهد بن عبد العزيز التويجري *
في العدد السابق تم استعراض ما طرحه د. فهد بن عبدالعزيز التويجري عن التحديات المستقبلية في تطبيق مفهوم إدارة إجراءات العمل في مبادرات الحكومة الإلكترونية، وفي هذا العدد نستكمل استعراض ما طرحه عن هذا الموضوع المهم..
الإنسان عدو ما يجهل!
بعد استعراض العوائق والتحديات التي تواجه مسيرة الحكومة الإلكترونية، خصوصاً فيما يتعلق بالعلاقات البينية بين الإدارات في المؤسسة نفسها G2E والإدارات الحكومية في المؤسسات الحكومية الأخرى G2G، نجد أن هناك فرصة كبيرة للحكومة المركزية في استئصال البيروقراطية الإدارية وتحسين مسيرة التعاملات الحكومية التي تخدم المواطن وكسر حاجز الخوف والتردد في قطع جذور الفساد، ولكننا نصطدم بعوائق أخرى لها علاقة بالموظفين والعاملين في المؤسسات الحكومية، وهذا أكبر تحدٍّ تواجهه الحكومة الإلكترونية. لا شك أن أهمية التغيير تكمن في ظاهرة التفاعل والتجديد والإبداع والتطبيق واستغلال الفرص والاهتمام بالتنمية ودعم وتشجيع الرغبة في التطوير والتدريب والاهتمام باستراتيجيات الاستثمار واستغلال وسائل التكنولوجيا، بالإضافة إلى التوافق مع المستجدات العالمية، ولتجاوز هذه المعوقات كان لا بد من إيجاد آلية وطريقة ومنهجية للتعامل تدفق المعلومات الهائل بين المؤسسات الحكومية وعلى مستوى عالٍ من الدقة والسرعة والسرية، ما دفع كثيراً من المسؤولين الحكوميين والقائمين على الأنظمة الإدارية والمعلوماتية بتبني منهجية إعادة هندسة نظم العمل Business Process Reengineering (الهندرة) التي تقوم على إعادة البناء التنظيمي من جذوره وإعادة هيكلة وتصميم العمليات الإدارية بهدف تحقيق تغيير وتطوير جوهري في أداء المنشآت في السرعة وتحسن في الأداء وتخفيض للكلفة، بالإضافة إلى تحقيق الجودة المطلوبة، وأنظمة واستخدام منهجيات أخرى مثل إدارة الجودة الشاملة TQM ومنهج 6 سيجما لتقليل التكاليف وتلافي الأخطاء المختلفة في الإدارات التابعة للمنشأة، بالإضافة إلى برنامج أسلوب المراجعة والتقييم(PERT) وللوصول إلى الحد الأعلى من الكفاءة والانسيابية في العمل تم التوصل إلى منهجية حديثة ومتقدمة لاستخدامها في مسيرة التعاملات الإلكترونية وهي إدارة إجراءات العمل Business Process Management.
إدارة إجراءات العمل
Business Process Management
تعد إدارة إجراءات العمل من أهم الأساليب المتبعة حالياً لتطبيق مستوى الفعالية والأداء الداخلي Internal Efficiency & Effectiveness ولرفع مستوى الأداء الوظيفي والتفاعل العملي اليومي والتكامل في العلاقات البينية بين الموظفين والإدارات المعنية، فهي ليست بالجديدة وترجع جذورها إلى أنظمة التقنية المصممة خاصة لتحسين تدفق وانسيابية المعلومات في المؤسسة وإعادة تحسين الإجراءات التي من أهم مكوناتها ومميزاتها:
1- مجموعة من الأنشطة والسياسات لتحسين الفعالية وتبسيط إجراءات العمل في المؤسسة.
2- تحتوي على برمجيات صممت للمساعدة في تحقيق التحسينات الإجرائية للمؤسسة.
3- الفعالية العالية في الربط بين الموظفين وأنظمة التقنية المختلفة لزيادة الجودة والإنتاجية.
4- تملك الحلول الديناميكية لبعض من أهم مشكلات المعالجة المستعصية.
5- التنظيم واستعمال الخرائط الانسيابية لتبسيط سير العمل في المؤسسة.
6- تقليل الكلفة وزيادة الإنتاجية في تحسين خدمات العملاء والموظفين.
* كيف تستطيع إدارة إجراءات العمل أن تخدم مشروع الحكومة الإلكترونية؟
الحكومة الإلكترونية ليست فقط نشر مواقع إلكترونية وتقديم خدمات منفصلة تخص مؤسسة حكومية في الويب غير متصلة بالآخرين، فالهدف الأساسي من الحكومة الإلكترونية هو أبعد من ذلك، حيث يتم تحويل جميع الإجراءات التقليدية إلى إجراءات آلية في مكان واحد وبإجراء موحد وبزمن غير محدد، ومن أهم التحديات التي تواجه المؤسسات الحكومية هو مكننة الإجراءات وربط الموظفين والأعمال التجارية والجهات الحكومية من خلال نظام انسيابي أمن لخدمة المواطن. من هذا المنطلق فقد أحدثت إدارة إجراءات العمل ثورة في كيفية تكامل الإجراءات بين الموظفين والشركات والمصالح الحكومية.
من أجل ذلك، فإن هذه العملية تواجه تحديات كبيرة كما بينا سلفاً، ومن أهم المراحل التي يتعين دراستها وايجاد الحلول لها هو العلاقة البينية في الإدارات الحكومية على نطاق المؤسسة وبين المؤسسات الحكومية في التعاملات الإجرائية ومن أهم هذه التحديات:
1- تختلف الأنظمة المالية والإدارية من مؤسسة حكومية إلى أخرى، كل جهة لديها طريقتها الخاصة في تبادل الوثائق المكتبية، والمعالجة الآلية المحلية لجميع التعاملات الورقية، حتى الأنظمة التقنية تختلف من جهة إلى أخرى، وكأن كل جهة تعيش في جزيرة معزولة وبعيدة عن الآخرين.
2- معظم الجهات الحكومية قامت بتحويل أنظمتها اليدوية التقليدية إلى نظم آلية دون تغيير، ولم تراعِ أهمية التحويل والاستفادة والتطوير والكفاءة في إعادة تحسين النظام الإجرائي اليدوي، واستغلال الإمكانات المتوافرة في تقنية المعلومات.
3- يهتم القائمون على الأنظمة المعلوماتية بسرعة إنجاز النظام الآلي دون النظر إلى النتائج وكفاءة النظام والمشكلات التي ستنتج من هذه السرعة والانسيابية في خدمة المستفيدين والموظفين والقائمين على رأس العمل.
4- ما زالت الشركات المصنعة أو المنفذة للأنظمة المعلوماتية تنفذ أنظمة مغلقةProprietary أو تفشل في تلبية احتياجات الدوائر الحكومية في التحول من الوضع القائم بنظام آلي موحد يرفع الإنتاجية والترابط في المنشأة، مما يخلق صعوبة في عملية توحيد إجراءات العمل والتكامل بين الأنظمة.
5- ومن بعض أهم التباينات في عدم وضوح الإجراءات الإدارية في الأعمال اليومية هو فقدان الاتصال بين الإدارات والأفراد وكيفية السيطرة على تدفق المعاملات والتركيز فقط على إنجاز العمل اليومي بتخلص المعاملات من دون تخطيط سليم مما ينعكس على التطوير والجودة في الخدمات.
يكمن الحل في ربط جميع إجراءات المؤسسات الحكومية بنظام آلي موحد يرتقي إلى مستوى مميز، ويرفع الإنتاجية والترابط بين الأجهزة الحكومية إلى المستوى الذي يخدم جميع فئات المجتمع بسهولة ويسر، ويكمن ذلك باستخدام منهجية إدارة إجراءات العملBPM التي تهتم بالجانب العملي أكثر من الجانب المعلوماتي.
- إدارة إجراءات العمل BPM جسر للربط بين الحكومة والمواطن يتم فيه استخدام منهجيات وتقنيات مختلفة متوافقة باستخدام خرائط تنفيذية لتسهل التدرج وربط العلاقات الفنية بحيث يستطيع الموظف والفني الاطلاع على سير العمل في أي لحظة ومن أي مكان، فبعد دراسة احتياجات المنشأة والوقوف على أعمالها واستنتاج أن نظام إدارة إجراءات العمل BPM هو الحل المناسب للمنشأة بحيث يلبي المتطلبات، وأنه ذو عائد استثماري ROI كبير للحكومة، خصوصاً فيما يتعلق بالحكومة الإلكترونية، فإن من أهم التوصيات لتبني التعاملات الإلكترونية واستخدام منهجية إدارة إجراءات العمل:
1- إنشاء أساس قوي لبنية تحتية حكومية مركزية لمبادرات الحكومة الإلكترونية.
2- المشاركة بالبيانات والمعلومات بربط الجسور البينية للهيئات والمؤسسات الحكومية المعنية.
3- خلق بيئة تألفية لتبسيط التقبل الثقافي في تسهيل تبادل المعلومات والتكامل في إجراءات العمل بين المؤسسات.
4- تبني فعالية اتصال مرنة بين الأفراد والإدارات وإزالة الحواجز الوظيفية بين الموظفين ومديريهم.
5- أتمتة جميع الإجراءات المعتمدة من فريق التطوير ورفع مستوى جودة الخدمات المقدمة للمستفيدين.
6- تجديد الرؤية الواضحة والمستمرة في جميع مراحل التعاملات الداخلية والخارجية.
7- إلغاء الازدواجية والتكرارية في الأنظمة التابعة للمؤسسات الحكومية والاستعانة بتقييس أداء العمل المستمر.
8- ربط جميع الأعمال الداخلية مع الأنظمة الآلية ومواقع البيانات وضمان تكاملها بطريقة عملية وتحسين الكفاءة والفعالية لجميع الأنظمة وانسيابها.
9- ضمان نظام أمن للمعلومات لجميع مراحل الإجراءات العملية.
10- الاهتمام برفع كفاءة إنتاجية الموظفين وتحسين مستوى التنظيم بين الإدارات والمؤسسات الحكومية والتركيز على احتياجات المواطن باختصار وتقليل الإجراءات وتنويع ورفع مستوى الخدمات المقدمة.
11- إنشاء مراكز أو وحدات للتوعية بأهمية الحكومة الإلكترونية واستخداماتها في المناطق النائية Rural Areas والتنسيق مع الحكومة المركزية في عملية التنوير، ويكون مقرها إما في مبنى الإمارة أو في المدارس أو في أحد الجهات الحكومية.
12- عقد اجتماعات خاصة أو حلقات وبشكل دوري للوزراء يتفرغون فيها للاطلاع ومتابعة المستجدات وسير العمل في مشروع الحكومة الإلكترونية.
13- تضمين جميع فئات المجتمع من ذوي الاحتياجات الخاصة والنساء وحتى الأطفال للعمل والمشاركة في تنفيذ مشروع الحكومة الإلكترونية e-Inclusion.
14- متابعة الخطاب السياسي ووضع آلية لمتابعة تنفيذ مبادرة خادم الحرمين الشريفين الملك عبد الله بن عبد العزيز - حفظه الله - على تخصيص ثلاثة مليارات ريال، لتنفيذ مشروع خطة التعاملات الإلكترونية الحكومية للخمس سنوات القادمة.
15- يجب أن تتحمل جميع الوزارات المسؤولية في تطبيق الحكومة الإلكترونية وليس فقط وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، بل إن المهمة تقع على عاتق كل جهة لها علاقة بالدولة كالشركات والهيئات والمواطن، لأنها فرصة عظيمة لتجاوز البيروقراطية وحل كثير من المشكلات الإدارية والفنية بين الجهات ذات العلاقة.
والله ولي التوفيق.
.....
الرجوع
.....
| | |
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 