أعلن برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية الضوابط التي من شأنها تطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية. وجاء في هذه الضوابط فيما يخص المعلومات والبيانات الحكومية بأنها ثروة وطنية، ويجب على الجهات الحكومية تنميتها وتصنيفها وفق مستويات ومواصفات استرشادية موحدة يضعها برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.

وأكدت هذه الضوابط على الجهات الحكومية حفظ هذه الوثائق إلكترونياً وعليها كذلك تفادي الإزدواجية والتكرار في قواعد المعلومات والبيانات حيث سيقوم البرنامج بالتنسيق مع الجهات الحكومية من أجل تكامل المعلومات والبيانات ذات النوع الواحد بحسب الاختصاص، وبما يضمن عدم تكرار الإزدواجية وتضارب المعلومات والبيانات وتعدد مصادرها، وبما لا يخل بوجود نسخة احتياطية لكل قاعدة بيانات ومعلومات. كما أكد على الجهات الحكومية القيام بإدارة قواعد المعلومات والبيانات التابعة لها، وإتاحة البيانات المشتركة منها إلكترونياً للجهات الحكومية الأخرى المستفيدة لتمكين تكامل البيانات بين الأجهزة الحكومية، وتسهيل تقديم الخدمات الحكومية إلكترونياً، وذلك وفقاً للمتطلبات التي يحددها البرنامج، ووضع وإتباع آلية محددة وواضحة لتحديث المعلومات والبيانات المسجلة في قواعدها لضمان دقتها.

وكذلك الاعتماد إلكترونياً على المعلومات والبيانات المتوافرة لدى الجهات ذات العلاقة، وتقليل المعلومات والبيانات المطلوب تقديمها في استمارات ونماذج الخدمات الحكومية، وعدم طلب معلومات أو بيانات من طالبي الخدمات الحكومية إلا في الحالات التي تستلزم ذلك، ومن أجل إنجاز الخدمة للمستفيد.

وإلزام جميع موظفيها بالمعايير المتعلقة بحماية الخصوصية، ولا يجوز الاطلاع على المعلومات والبيانات الخاصة بطالبي الخدمات الحكومية إلا من قبل الموظفين المعنيين بتقديم هذه الخدمات فقط، وتقوم الجهات الحكومية بما يلزم عمله من أجل ضمان هذا الحق للمستفيد.

أما فيما يخص الأعمال والخدمات الحكومية، فقد أكد البرنامج على الجهات الحكومية بحصر وتحديد الخدمات التي تقدمها، ومتطلبات الحصول على هذه الخدمات، ووضع النماذج المعتمدة لهذا الغرض في صيغة إلكترونية، وذلك وفقاً لمنهجية استرشادية يعدها البرنامج لهذا الغرض وتوثيق الأعمال والإجراءات الإدارية الخاصة بخدماتها وأعمالها بشكلٍ واضح ودقيق، وذلك وفقاً لمنهجية استرشادية يعدها البرنامج لهذا الغرض.

اعتماد تقنية المعلومات

وإعادة تصميم الأعمال والإجراءات الإدارية الخاصة بها وتقديم الخدمات إلكترونياً، وتحسينها بشكلٍ مستمر، لتلبية متطلبات التعاملات الإلكترونية الحكومية، وذلك وفقاً لمنهجية استرشادية يعدها البرنامج لهذا الغرض.

وفي مجال تطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية، فقد أهاب البرنامج بجميع الجهات الحكومية اعتماد تطبيقات الاتصالات وتقنية المعلومات في أداء جميع أعمالها الداخلية والخدمات التي تقوم بتقديمها، ومن ذلك استخدام السجلات الإلكترونية المحددة في الخطة التنفيذية لتطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة التي يعدها البرنامج.

واستخدام البريد الإلكتروني ووسائل الاتصال الإلكترونية في أعمالها.

وتقليل الاعتماد على الوسائل التقليدية في تقديم الخدمات الحكومية حسب الظروف والمراحل التي يمر بها تنفيذ تطبيقات التعاملات الإلكترونية الحكومية في تلك الجهة.

وقيام كل جهة حكومية بتوفير معلومات وافية عن الخدمات التي تقدمها وأماكن تقديمها، وإجراءات الحصول عليها، كما توفر النماذج الإلكترونية اللازمة للحصول على تلك الخدمات، وتنشر أنظمتها ولوائحها التنفيذية والإصدارات العامة من خلال موقعها على شبكة الإنترنت أو قنوات الوصول الإلكترونية الأخرى المناسبة، وذلك وفقاً لمعايير استرشادية يعدها البرنامج لهذا الغرض.

كما أكد على كل جهة حكومية وضع خطة مفصلة للتحول إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية، وتنفيذها خلال فترة زمنية محددة وذلك بالتنسيق مع البرنامج.

وتكوين لجنة داخلية معنية بكل ما يتعلق بالتعاملات الإلكترونية الحكومية لديها، تكون مرتبطة بالمسؤول الأول في تلك الجهة، وبعضوية المسؤول الأول عن كل إدارة معنية بالتعاملات الإلكترونية الحكومية، والمسؤول الأول عن تقنية المعلومات والتطوير الإداري، وتكون مهماتها الأساسية الإشراف على تنفيذ خطة التعاملات الإلكترونية الحكومية الخاصة بها، ومتابعتها. وتتولى هذه اللجنة التنسيق مع البرنامج.

وقيام البرنامج، بمشاركة الجهات الحكومية، بوضع إطار فني لتطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية (e-Government Interoperability framework)، وتحديثه دورياً، ليشمل المواصفات والسياسات الفنية التي تسهل تبادل المعلومات والبيانات بين الجهات الحكومية، بحيث تلتزم بها جميع الجهات الحكومية لمشروعات تقنية المعلومات والتعاملات الإلكترونية الحكومية لديها.

وإنشاء البوابة الوطنية لخدمات التعاملات الإلكترونية الحكومية، لتسهيل الوصول إلى المعلومات الحكومية والحصول على الخدمات الحكومية.

رقم تعريف موحد

وأكد البرنامج على أن يكون لكل شخص ذي صفة طبيعية أو اعتبارية رقم تعريفي موحد يدخل في جميع الأنظمة المعلوماتية، بحيث يفي هذا الرقم بمتطلبات جميع الجهات المعنية المتعلقة بالتعاملات الإلكترونية، وتطبيقات التعاملات الإلكترونية الحكومية، ويتولى البرنامج التنسيق مع الجهات الحكومية المعنية، كل في مجاله، لتحديد طبيعة هذه الأرقام ومواصفاتها.

وأن يكون لكل خدمة حكومية رقم تعريفي موحد يفي بمتطلبات التعاملات الإلكترونية الحكومية، وذلك وفقاً للمعايير التي يضعها البرنامج.

وان تقوم كل جهة حكومية بحماية معلوماتها وبياناتها وأنظمتها المعلوماتية وفق المعايير العالمية ذات العلاقة، وحسب معايير استرشادية يعدها البرنامج لهذا الغرض.

وفي مجال متابعة الأداء الحكومي في مجال التعاملات الإلكترونية وقياسه أكد البرنامج على أن تقوم كل جهة حكومية بقياس مدى التحول إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية كل ستة أشهر وفق مؤشرات يضعها البرنامج، وتدرج هذه المؤشرات ضمن التقرير السنوي للجهة، وتُرسل نسخ منها إلى البرنامج.

وأن يرفع تقرير عام نصف سنوي للمقام السامي - يعده البرنامج - يوضح مدى تحول الجهات الحكومية إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية.

وأن يصدر البرنامج جميع التعليمات التي يرى أهمية تزويد الجهات الحكومية بها، وذلك بما يتوافق مع أحكام هذه الضوابط وأهدافها، مع مراعاة ما ورد في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

وأهاب البرنامج بجميع الجهات الحكومية لتطبيق هذه الضوابط بما يتفق مع الأنظمة المعمول بها.