تواجه العديد من الشركات مشكلات تتعلق بضبط العمالة وكيفية التعامل معها، نظراً لتعدد جنسياتهم وخبراتهم وتواريخ الالتحاق ومستحقاتهم المالية، أو ما يخص نظام العمل في المنشآت المختلفة والأمور المالية للموظفين.

وتوجد خصوصية للشركات العاملة في المملكة في التعامل مع أنظمة الموارد البشرية مثل استخدام التواريخ الهجرية حسب أم القرى ووجود وثائق مثل الإقامة ورخص القيادة تتعامل مع هذا التاريخ وكذلك التأمينات الاجتماعية وعدم وجود الضرائب على الموظفين ولهذا من الصعب نجاح أي نظام طور في بلد غير المملكة مهما تم عليه من إعادة تكييف أو تصميم.

كانت هذه المشكلات على سبيل المثال وغيرها حاضرة عند تصميم نظام البيان، فكان الهدف لدينا هو عمل نظام يراعي خصوصية العمل في المملكة ويكون شاملاً ومرناً ومفتوحاً ليستوعب حل جميع هذه المشكلات وغيرها، فالمستخدم هو صاحب القرار الأخير وهو الذي يقوم بتوليف النظام حسب الخيارات التي يريدها، وحيث إن النظام مصمم لجميع الشركات مهما كانت كبيرة في عدد موظفيها فالنظام يستوعب تعدد جهات العمل (المشاريع) والكفلاء والإدارات وله معالجة متميزة لشركات المقاولات التي يتنقل الموظفون لديها بين المشاريع المختلفة دائما. والنظام مطبق الآن في عشرات المنشآت في المملكة.

نظام شؤون الموظفين

يشتمل البيان على كامل معلومات الموظفين من لحظة التحاقهم بالعمل وحتى انتهاء خدماتهم، وهي البيانات الشخصية والعائلية والمالية والوثائق الرسمية بالإضافة للسجلات التاريخية للعلاوات والإجازات وتذاكر السفر والحسميات والعهد والتكاليف والخبرات السابقة والدورات والتنقلات مع إمكانية الترتيب والبحث وعرض فئة محددة من الموظفين في الإجازات يقوم النظام بتسجيل جميع إجازات الموظف التي تشمل التذاكر المصروفة وفي المعلومات المالية يسجل النظام الراتب الأساسي وست بدلات للموظف يمكن تغيير مسمياتها، وطبيعة بدل السكن ورصيد الإجازة وتذاكر العائلة وكيفية صرف الرواتب، ورقم الحساب في البنك، وكذلك بيانات التأمين الطبي للموظف وعائلته.

نظام الرواتب

إنشاء سجلات الرواتب تلقائياً من بيانات الموظف الموجودة، وإدخال الحركات الشهرية (الإضافي والعمولات والغياب والإجازة)، مع إمكانية تعديل البيانات أو الحذف، ومن ثم طباعة المسير بطرق مختلفة حسب تصميم المستخدم وبطاقة الراتب لكل موظف والرواتب الإجمالية لجهات العمل والإدارات والكفلاء ولفترة عدة شهور ومسير البنك بالإضافة لكشف التأمينات الاجتماعية وكشف للإضافي والعمولات وتحذير من الرواتب غير الصحيحة.

كما يقوم النظام بتصدير الرواتب للبنوك وفق نظام SARIE وذلك حسب تنسيق كل بنك. كما يمكن عمل الرواتب بطريقة مشاريع المقاولات أو بطاقة العمل الشهري التي تناسب الشركات التي يتنقل فيها العمال بين المشاريع دائما، وطباعة المسير لكل مشروع أو مسير إجمالي للجميع.

النظام متكامل مع نظام البيان لمراقبة أوقات الدوام والذي يقوم باستيراد الملف النصي من أجهزة البصمة ومثيلاتها التي تحتوي على بيانات الحضور والانصراف للموظفين، ومن ثم تحويلها إلى سجلات يومية مع إمكانية وضع الاختيارات اللازمة للتأخير والتبكير والإضافي لكل موظف، ومن ثم يقوم نظام البيان بإنشاء سجلات رواتب شهرية منه.

نماذج الجوازات

طباعة نماذج إصدار وتجديد الإقامة والتأشيرات وتغيير الكفيل وإضافة تابع، وذلك للموظفين وعائلاتهم، ونموذج رخصة العمل مع طباعة صورة الموظف والعائلة أيضاً. وتتم الطباعة اما على الورقة الأصلية للجوازات أو ورقة بيضاء.

أرشيف الموظفين

يستخدم لحفظ ملفات وصور وثائق الموظفين المختلفة من الماسح الضوئي أو الكاميرا مثل الإقامة وجواز السفر والعقد وأي صور تراها الشركة مناسبة مع إمكانية وضع ملاحظات على كل صورة والطباعة. ويدعم النظام أي نوع من الملفات معروف للوندوز.

تقارير النظام

* تصفية المستحقات: حساب مكافأة نهاية الخدمة والتذاكر وراتب الإجازة للموظفين حسب تعليمات مكتب العمل مع إمكانية وضع الضوابط الخاصة بالشركة.

* مصمم التقارير: يُمَكِّن المستخدمين من تصميم أي تقرير لبيانات الموظفين وذلك باختيار فئة محددة منهم واختيار حقول التقرير من قائمة تحتوي على جميع بيانات الموظف مع إمكانية تغيير عرض العمود وحجم الخط والترويسة وطريقة الطباعة. ويوجد مصمم آخر لمسير الرواتب ومصمم لخطابات التعريف.

* إشعار بالوثائق المنتهية عند تاريخ معين مثل: الإقامات وجوازات السفر ورخص القيادة والتأشيرات المنتهية بالخارج، وصلاحية التأشيرات قبل السفر.

* تقرير بدل السكن المستحق والمجازين خلال فترة والإجازات المتوقعة في فترة معينة.

* حساب مخصصات سنوية لجميع الموظفين لإدراجها بالميزانية.

* طباعة حركات الموظفين (الإجازات، الحسميات، العهد، التكاليف... الخ) لفئة معينة.

* نظام تصميم الرسائل الرسمية: يمكن تصميم أي خطاب يخص الموظفين وطباعته لأي موظف دون الحاجة لإعادة تصميمه من جديد.

* مجموعة رسوم بيانية إحصائية لأعداد الموظفين حسب جهات العمل والجنسية.

* تقرير بإعداد الموظفين حسب الجنسية وجهات العمل.

إدارة النظام

مجموعة برامج لإدارة النظام وتشمل:

* تعريف الرموز المستخدمة للنظام (الجنسيات، الوظائف، الحسميات، العهد، مدن المملكة... الخ)

* إعطاء وتحديد الصلاحيات للمستخدمين (استعلام، إضافة، تعديل، حذف، تنفيذ التقارير)

* ضبط الخيارات الخاصة للشركة.

* مجموعة من البرامج المساعدة للمستخدمين مثل دليل الهاتف والآلة الحاسبة وتأشيرات العمل والتحويل من التاريخ الميلادي للهجري وبالعكس حسب تقويم أم القرى للفترة من 1300 إلى 1450

* تعبئة برنامج مكتب العمل من النظام آليا.

مزايا عامة للبيان

* يوجد إصداران من النظام: قاعدة بيانات Access موجه للشركات متوسطة الحجم، وإصدار على قاعدة بيانات SQL Server موجه للشركات الكبرى في عدد العمالة.

* يمكن إدخال بيانات الموظفين الموجودة لدى الشركات بتنسيقات مختلفة ُExcel, Word, Text آلياً إلى النظام دون الحاجة لإعادة إدخالها مرة أخرى يدويا.

* النظام ثنائي اللغة.

* يمكن تصدير جميع التقارير إلى HTML, XML ,Excel, Word, Text .

* الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع متوفرة وسريعة، وتوجد خطابات شكر وتوصية من عدة شركات.

* فترة ضمان للنظام وتدريب المستخدمين عليه.

* سعر مناسب.