آوت لوك 2000
إنشاء وتنظيم المهام tasks
|
إعداد جمال السيد عزب
المهام هي حياتنا.. فحياتنا كلها عبارة عن مهام بعضها يومية وبعضها اسبوعية او شهرية او سنوية.. بعض المهام تنتهي مباشرة وبعضها بأكثر من يوم وهكذا.. وبقدر ما نستطيع تنظيم وترتيب ومتابعة تنفيذ المهام بقدر النجاح الذي يتحقق في تنفيذها.. اوتلوك يعطيك اداة قوية جدا في تسهيل وتنظيم وتتبع مهامك أي مهمة كوحدة لها تاريخ بدء وتاريخ نهاية وتاريخ استحاق وهناك اولويات للمهام ويمكنك اختيار ضبط تذكير مثل المواعيد.
ويمكن عمل مهام دورية وهناك نوعان من الدورية دورية ثابتة كل اسبوع يعني كل يوم سبت مثلا حتى لو تم تنفيذ احدها في غير السبت وهناك دورية بناء على تاريخ التنفيذ يعني اذا كانت في كل اسبوع يوم السبت ونفذت المهمة الجمعة فإن الموعد التالي سيكون الجمعة المهم اسبوع بعد آخر مرة.
تسهيل المهام
شغل أوتلوك وانقر زر المهام من شريط اوتلوك سيظهر محتوى مجلد المهام وهناك عدة اختيارات لعرض محتوى مجلد المهام اختر منها «قائمة بسيطة» اضغط زر «جديد» من شريط الادوات او من قائمة ملف File ثم مهمة جديدة New tesk ستفتح النافذة الموضحة بالشكل (1) مهمة جديدة.
أكتب موضوع المهمة في حقل الموضوع subject وادخل تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق وفي حالة عدم اكتمال المهمة مع البدء فيها نضع نسبة الانتهاء من المهمة وفي حالة طلب تذكير نضع علامة صح في مربع التذكير ومن ثم وقت التنبيه ويمكنك طلب صوت معين او رسالة صوتية معينة مسجلة.. اضغط زر حفظ واغلاق.
عملية تكرار المهام
اختر مهمة ما في وضع التحرير او ادخل مهمة جديدة ومن شريط الادوات اختر تكرار سيفتح لك نافذة تحدد فيها طبيعة التكرار.
النمط يومي، اسبوعي، شهري، سنوي ولكل نمط مجموعة متغيرات فرعية مقابلة تحدد فيها مواصفات النمط فالاسبوعي مثلا تحدد فيه التكرار كل اسبوع او اكثر وفي داخل الاسبوع اختر يوم التكرار.
خيار تكرار الكل هو خيار ثابت وخيار اعادة انشاء مهمة جديدة بعد خيار متغير يعتمد على نهاية السابق ليحدد الموعد الجديد حسب الفترة المحددة في المربع التالي نحدد فيه نظام التكرار يعني هذا اليوم او الاسبوع.. الخ لمدة كم من تاريخ البدء وهناك خيارات بلا يعني مفتوحاً ام بعد عدد معين من المرات ام في تاريخ محدد اضغط زر حفظ واغلاق.. ستظهر المهام الجديدة في مجلد المهام.
تنظيم المهام
اذا لم تنظم لائحة مهامك ستصل لدرجة لا يمكن التعامل معها ويعطيك اوتلوك امكانية جيدة للتنظيم عن طريق المجلدات والفئات بالاضافة لعمليات الفرز..
* اعرض مجلد المهام اختر عرض ثم العرض الحالي ثم قائمة مفصلة تظهر تفاصيل المهام بما في ذلك الحالة ونسبة الاكمال والفئات.
* اختر عرض ثم العرض الحالي ثم المهام النشطة ستظهر المهام غير المكتملة فقط. ولترتيب المهام انقر رأس العمود الموضوع لكي ترتب ألف ياء.
* اختر عرض ثم العرض الحالي ثم قائمة بسيطة تظهر محتويات المجلد «المهام» في المعاينة الافتراضية.
* انقر مهمة ما نقرا مزدوجا سيظهر نموذج المهمة.
انقر زر فئات ليظهر مربع الحوار فئات في اللائحة هناك فئات عديدة متوفرة اختر منها ويمكنك اضافة فئة جديدة من خلال قائمة الفئات الرئيسية.
اضغط زر حفظ واغلاق يتم حفظ المهمة المحدثة في مجلد المهام.
اختر الامر عرض ثم العرض الحالي ثم حسب الفئة. ستلاحظ تجميع المهام حسب الفئات المحددة لكل مهمة مع ملاحظة اذا كانت المهمة في اكثر من فئة ستجدها متكررة في كلا الفئتين.
ينقر علامة الجمع (+) الموجودة يسار الفئة تظهر المهمة المنتمية للفئة.
إدارة المهام
بعد انجاز المهام سنحتاج لازالتها من اللائحة وبعضها ربما غير ضروري او انتهى وقت تنفيذه.. وربما يرد اليك مهام من الآخرين يطلب اشياء معينة اوتلوك يسهل ادارة التغييرات التي تحصل على مهامك وارسال تقارير بحالة المهام التي تحتاج لمتابعة منك.
عند تلقي المهمة لك ان تقبلها او ترفضها ولتعقب المهام بعد العمل فيها يمكنك ضبطها على انجاز 100% يعني مكتملة او 50% او 0% يعني لم تبدأ بعد.
المهام الواردة لك في علبة الوارد
انقر مهمة وارد اليك وانقر زر قبول من شريط الادوات سيتم غلق النموذج وتتحول المهمة لك وترسل رسالة قبول للراسل لك بقبول الطلب اغلق رسالة البريد من الوارد ستختفي الرسالة والمهمة من الوارد مع ملاحظة في حالة الرفض ستختفي الرسالة والمهمة ولن تجد المهمة في المهام لديك وترسل رسالة رفض لطالب المهمة منك.
تعيين مهام للآخرين
انشىء مهمة جديدة وحدد تاريخ الاستحقاق والبدء ثم انقر زر تعيين مهمة من شريط الادوات سيحدث نموذج المهمة ليشمل على حقل الى :اكتب في المربع البريد الالكتروني الخاص بالشخص المطلوب منه هذه المهمة.
لاحظ اختيار الاحتفاظ بنسخة محدثه وتزويدي بتقرير اذا كنت تريد متابعة المهمة او تقرير عند الانتهاء.
انقر زر ارسال اختر عرض ثم العرض الحالي ثم تعيين سيظهر كل المهام التي تم تعيينها للآخرين.
مع ملاحظة اذا اردت ارسال المهمة بدون تعقيب يمكن ارفاقها ضمن رسالة بريد الكتروني وذلك بنقر زر مهمة جديدة اكتبها ثم انقر زر تعيين مهمة على شريط الادوات وفي حقل الى انقر زر الى سيفتح جهات الاتصال انقر ما يناسبك ثم انقر موافقة ok.
انقر زر الاغلاق واذا طلب منك حفظ المهمة انقر لا.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 