|
تحديد مقدار الإنتاجية
|
إعداد د. عبدالعزيز أبانمي
لا بأس إن كنت تستخدم أفضل الأدوات الالكترونية وأفضل برامج الحاسب الآلي، وأكثرها تطوراً في إدارة خططك المالية والإدارية ولكن هل تجني انتاجية توازي التقنيات التي تستخدمها؟
هناك طريقتان للرد على هذا التساؤل ان تتخيل ضياع تلك التقنيات مما يعني حتمية صعوبة إدارة الممالك دونها لأنك دائما ما ترغب في الاحتفاظ بجميع أعمالك على ذاكرة حاسبك الآلي أو بالأحرى على اسطوانة مدمجة برفقة كثير من أعمالك الأخرى، ولكن كل ذلك لا يحدد مقدار الإنتاجية التي تجنيها فضلاً عن انه لا يعني شيئاً سوى انك تتمتع بقدر من الاعتماد على التقنية.
أما الطريقة الثانية فهي ان تسأل نفسك عن مستوى استخدامك لقدرات هندسة البرامج التي بحوزتك وما هي الوسيلة لمعرفة الخصائص التي لم تستخدمها بعد؟
في عام 1996م عندما كانت تعمل شركة مايكروسوفت في تصميم ذلك البرنامج الذي أصبح يعرف حالياً ب«مايكروسوفت اوفس 97» كانت تعمل على تحديد الخصائص التي يمكن ان تضاف إلى هذه البرامج للحصول على أكبر قدر من الإنتاجية وضمن الإجراءات التي انتهجتها الشركة كان هناك استطلاع صحفي مفاده ما هي الخصائص التي يرغب بها المستخدمون للبرامج فكان نتاجه ان كثيراً من المستخدمين بحاجة إلى معرفة كيفية استخدام البرامج أكثر من كونهم بحاجة إلى إضافة خصائص لأن 90% من الخصائص التي طلبوا إضافتها هي في الأساس موجودة ولكنها غاية في الصعوبة ويصعب عليهم استخدامها لذلك عمدت مايكروسوفت على تركيز جهودها في جميع إنتاجاتها اللاحقة على كيفية الاستفادة من الخصائص المتاحة في برامجها وهو توفير الجهد كما هو الحال في برامج «اكس بي» مثلاً ما ان تفتح البرنامج حتى تظهر لك مجموعة خيارات ما عليك إلا ان تنقر على ما تريد بكبسة ماوس. قوالب الاستخدام هي أفضل أمثلة تؤكد سعي الشركة وراء ازالة العناء عن المستخدم، كما نجد ان قوالب «اكس بي» تحتوي على كل مقومات العمل وان لم تكتف بما تحتويه يسعك دخول موقع الشركة على الإنترنت حيث تجد المزيد بما فيها قوالب قوائم الأطعمة ودعوات الافراح وحتى خطابات فصل الموظفين، وهنا يحق لنا القول ان كل جزء استخدمته من هذه البرامج يسعه تحقيق نتائج أفضل بكثير مما حصلت عليه وهذا يقودنا إلى سؤال قد يكون مضحكاً بعض الشيء ان تعتقد ان الشخص سيكون أكثر إنتاجية فقط باستخدام تلك الخصائص المهملة على حاسبه الآلي بصورة فاعلة بالاستفادة من جميع الخيارات المتاحة ولذلك يجدر بك ان تسأل نفسك ما الذي حققه مقارنة بما كنت تطمح في تحقيقه وما هو الموقع الذي تنفق عليه أكثر مما يجب؟ لمزيد من المساعدة اطرح على نفسك هذه الأسئلة:
1 هل تعلم بكل جوانب حسابات أعمالك في جميع الأوقات؟
2 هل تتقاضى عن بعض المناقصات خوفاً من قصور الوقت؟
3 هل عدت إلى استخدام الفاكس والبريد الاعتيادي لأنك لم تجد استخدام البريد الالكتروني.
4 هل تعرف مواقع قصورك سريعا عند تعاملك مع زبائنك عبر الهاتف؟
5 هل يبدو اسلوبك الإداري قديماً وبالياً لعدم توفر الوقت أو المال لتجديده؟
إن كانت الإجابات بلا على الأسئلة رقم 1 و3 و4 ونعم على 2 و5 هذا يعني انك قد تحصل على إنتاجية أفضل من التقنيات التي تستخدمها فالتصميم الجيد لتنفيذ المناقصات التي تود دخولها يوفر كثيرا من الوقت والجهد، فالاستخدام الجيد للتقنيات يعود بإنتاجية عالية لصالح أعمالك وبرغم ذلك قد تصبح التقنية عائقاً كبيراً للإنتاجية ان لم يحسن استخدامها فالجلوس أمام الكمبيوتر لا يعني إنجازا للعمل طالما هناك وسائل أخرى بالكمبيوتر تعمل على إضاعة الوقت أو اهدار الوقت والمال بحثاً عن ملحقات الكمبيوتر عديمة الفائدة لإدارة الأعمال.
باختصار شديد قد تكون التقنية أداة جيدة لزيادة إنتاجية الأعمال ولكن يجب ان تكون تلك التي تخدم الأعمال لأن الأعمال لم توجد لتخدم التقنية وإنما العكس.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 