آوت لوك 2000
إنشاء وتنظيم قائمة الملاحظات
إعداد جمال السيد عزب
|
جدولة وإدارة الاجتماعات
الاجتماع عبارة عن التقاء عدد من الأشخاص لمناقشة موضوع معين وله حالات عديدة منها طارئة منها الدورية أو حسب الطلب.. الخ.
هذه الاجتماعات تحتاج إلى تحضير حسب أهميتها والموضوع الذي يناقش فيها، فمنها اجتماعات بسيطة أو لمناقشة مواضيع معقدة أو حسب الأهمية هامة أو هامة جداً وهكذا.
يساعدنا آوتلوك في تنظيم هذه الاجتماعات من ناحية تحديد أعضاء الاجتماع ومدى توافرهم والمكان والوقت وتوزيع الدعوات وتعقب أجوبة الحاضرين ومتابعة تغيير المواعيد والرد على الدعوات وكذلك يمكنك الاطلاع على جداول مواعيد كل الأعضاء لتحديد الوقت المناسب.. ويمكن لآوتلوك اختيار الموعد أتوماتيكيا حسب جداول وقت الأعضاء. مع ملاحظة إمكانية ان يتم الاجتماع من خلال برنامج يسمى netmeeting وهو موضوع آخر يمكن شرحه في حلقة منفصلة.
جدولة الاجتماع
شغل آوتلوك انقررمز التقويم من شريط آوتلوك في مربع التواريخ مرر إلى يوم 15/3/2003م لإظهار تقويم ذلك اليوم اختر الأمر اجراءات ثم تخطيط لاجتماع سيظهر نموذج تخطيط اجتماع الموضح بالشكل(1).
ستجد اسمك أول اسم وبانتظار إضافة في أعضاء الاجتماع انقر زر إضافة آخرين وانقر إضافة من دفتر العناوين في اللافتة المنسدلة ليظهر مربع حوار اختيار وهي اتصال اختر الأشخاص وستجد ثلاثة مربعات Required مطلوب Optional اختياري Resource موارد.
المهم المطلوبون بشكل أساسي الذين يجب حضورهم والمختارون يمكن حضورهم أولا اختر الأشخاص بناءً على هذا كل حسب مربعه اضغط زر موافق ok.
سيظهر كل الأعضاء في قائمة تخطيط لاجتماع في مربع كافة الحضور مع علامة مطلوب الحضور أم اختياري.
انقر وقت مناسب في مساحة (متوفر مشغول التي فيها التاريخ والوقت كمساحة لانتقاء الوقت ويمكنك كتابته مع التاريخ في تعلم وقت البدء ووقت انتهاء الاجتماع.
مع ملاحظة انه يمكنك ترك البرنامج يحدد الوقت المناسب للجميع وذلك بنقر زر انتقاء تلقائي التالي أو في علامة تبويب جدولة في نموذج الاجتماع انقر زر إقامة اجتماع لينفتح نموذج الاجتماع.
انقر زر إرسال سيرسل طلب الاجتماع لكل الأعضاء.
جدولة موارد الاجتماع
إذا كان العمل بمؤسسة وتم إضافة غرف الاجتماع ومعدات العرض الجدارية مثل السيوزت أو أجهزة ال Data Show أو أجهزة البروجيكتور كعناصر في لائحة الصناديق العمومية يمكنك حجز تلك الموارد وتبين للآخرين ان صالة الاجتماع أو أجهزة العرض مشغولة أثناء فترة الاجتماع. ولحجز الموارد من إجراءات ثم تخطيط اجتماع ثم ضغط زر تحديد الحضور والموارد في مربع عرض الاسماء اختر أسماء الموارد ثم انقر زر موارد كرر ما سبق لاختيار أكثر من عنصر موارد من لائحة الاسماء ثم انقر زر إغلاق ثم ارسال تحديث.
للرد على طلب الاجتماع
انقر رمز عليه الوارد اختر رسالة طلب لاجتماع يظهر نموذج الاجتماع عندك ستجد ثلاثة خيارات في شريط الأدوات اقتراح وقت جديد رفض موافقة مبدئيا أو قبول.
انقر الزر قبول ستظهر رسالة تطلب منك كيف تريد الرد اختر منها ارسال الاستجابة الآن ثم موافق سيدخل موعد الاجتماع لتقويمك وينغلق النموذج. إذا نقرت الزر رفض ستظهر رسالة تطلب منك أيضاً كيفية الرد وهنا يفضل شرح سبب الرفض مثل سأكون في مهمة خارج الشركة مثلاً ثم أنقر زر إرسال لن يضاف لتقويمك.
إذاً نقرت زر اقتراح وقت جديد: سيظهر نموذج استجابة لاجتماع موضوع الجواب يحدد أنك ستقترح وقتاً جديداً وفي الرسالة تكتب شرحاً لذلك ثم أضغط زر إرسال سيضاف هناك الاجتماع لتقويمك على وقت الاجتماع الأصلي مبدئياً.
تحديث طلبات الاجتماع والغاؤها
يمكن تغيير مواعيد الاجتماع أو إضافة أو حذف أشخاص منه أو الغاء الاجتماع بأكمله.
انقر زر التقويم ثم من منطقة التواريخ اختر اجتماع ما ثم انقره بالماوس ليظهر نموذج الاجتماع.. من ناحية متوفر مشغول مرر إلى يوم العمل التالي وغير الوقت للوقت المناسب، أنقر زر اضافة آخرين أو دعوة آخرين ثم أضف ما شئت من دفتر العناوين حدد شخص ماتريد حذفه انقر زر الصلة من لوحة المفاتيح ثم أنقر زر ok ثم انقر زر إرسال تحديث على شريط الأدوات.
لإلغاء الاجتماع
اختر الاجتماع من مساحة التواريخ التقويم ثم انقر الاجتماع المطلوب حذفه ثم انقر علامة تعقب اختر الامر إجراءات ثم الغاء اجتماع ستظهر رسالة تشير إذ كنت تريد شعار الآخرين بالإلغاء مع انتقاء الخيار إرسال الإلغاء وحذف الاجتماع أنقر موافق أنقر علامة التبويب موعد يتم تحديث نموذج الاجتماع لتحديد ان الاجتماع ألغي انقر زر إرسال سيغلق النموذج وتم إزالة الاجتماع من تقويمك.
ملاحظة هامة
يمكنك وضع رد مباشر لطلبات الاجتماع مثل قبول مباشر أو رفض مباشر والتحديث والإلغاءات نيابة عنك ذلك من أدوات ثم خيارات ثم خيارات التقويم ثم تبويب تفضيلات ثم جدولة الموارد يظهر مربع حوار جدول الموارد.
انقر مربع الاختيار القبول التلقائي بطلبات الاجتماع والمباشرة بالإلغاءات وانقر مربع الاختيار رفض طلبات الاجتماع المتعارضة تلقائيا ورفض طلبات الاجتماع المتكررة تلقائيا إذا أردت ثم أنقر موافق ثم موافق في مربع خيارات التقويم والخيارات.
جدولة الاجتماعات
on line مباشرة من مكاتب داخل الدولة: أو حتى من خلال الدول من خلال شبكة الانترنت هذه الميزة ممتازة جداً ولكن غير مستغلة فيمكن الاجتماع بكل فروع الشركة مع كل المديرين في مكاتب المدير العام بالمركز الرئيسي حتى لو كانت الفروع في دول أخرى دون تكاليف وتعطيل عمل. المطلوب توفر جهاز الكمبيوتر وخط الهاتف وشبكة الانترنت وكاميرا وميكرفون وسماعات ويكون لديك برنامج نت ميتنج المتوفر مع برنامج انترنت اكسبلور.
سنعد اجتماع كالآتي
في تقويمك انقر طلب اجتماع كالسابق سيظهر نموذج اجتماع فارغ اكتب الموضوع ثم انقر مربع الاختيار هذا الاجتماع مباشر يستخدم واختر (نت ميتنج) Microsoft net Meeting انقر في مربع ملقم الدليل logan net meeting microsoft.com ثم انقر مربع الاختيار بدء تشغيل نت ميتنج تلقائيا مع التفكير انقر علامة التبويب توفر الحضور انقر زر اضافة آخرين واختر الأشخاص ثم زر موافق ثم زر إرسال من شريط الأدوات مع ملاحظة ان كيفية عمل محادثة بالفعل مرتبط بكيفية استخدام برنامج نت ميتنج ويمكن شرحه في حالة طلب ذلك من القراء أو في حلقات قادمة لكن ليس مع آوتلوك.
.....
الرجوع
.....
|
|
|
|
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى
chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الى
admin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright 2002, Al-Jazirah Corporation, All rights Reserved
| 