محمد عادل

في بداية حياتي المهنية، كان هناك زميل لي يعمل كموظف مبيعات، ولكن مع الوقت أسندت إليه الشركة التي كنت أعمل بها بعض مهام التسويق، ثم تم إدخاله أيضًا في الإشراف على تسليم المنتجات المبيعة ووصولها للعميل... ورغم أنه كان يؤدي مهامه بجودة عالية إلا أن الضغط الزائد عليه نتيجة تعدد مهامه، إضافة إلى عدم وضوح أدواره ومسؤولياته أدى في النهاية إلى شعوره بالاحتراق الوظيفي وتقديمه لاستقالته، بعدما سأم هذا الوضع.

سعيت من تلك القصة إلى أن أوضح لكم مخاطر عدم تحديد أدوار ومسؤوليات الموظفين داخل الفريق على الفرد، حيث قد تتسبب أيضًا في تقليل قدرته على الإنتاجية، أو شعوره بالتشتت نتيجة تعدد مهامه، وغياب العدالة في توزيع المهام، وغيرها.

أما على مستوى المؤسسة فحدث ولا حرج، فيمكن لعدم التحديد الفعال للأدوار والمسؤوليات أن يتسبب في:

• وجود فوضى داخل الفريق: نتيجة تضارب المهام، ما يؤثر في الإنتاجية العامة مع الوقت.

• زيادة احتمالات الفشل في تحقيق أهداف المشروع، لأن الموظفين قد لا يعرفون ما هو مطلوب منهم لتحقيق تلك الأهداف.

• صعوبة تقييم الأداء: فإذا لم تكن تعرف أدوار ومهام موظفيك، يصبح من الصعب تقييمهم وتحديد من نفذ أو لم ينفذ مهامه بالشكل المطلوب، ما يؤثر بالسلب في نجاحك في تقييم المشروع ككل.

من هنا، إذا كنت قائد فريق، مسؤول موارد بشرية أو صاحب مشروع، كيف تحدد أدوار ومسؤوليات الموظفين بكفاءة لتضمن تحقيق النمو المرغوب للمشروع؟ اتبع النصائح التالية:

• أولًا: وضح الهدف العام للمشروع أو الفريق: وتأكد من فهم جميع موظفيك له بكفاءة، حيث سيسهل ذلك عليك تعريفهم بدورهم للوصول لهذا الهدف بعد ذلك.

• ثانيًا: حلل مهارات فريقك: وحدد نقاط قوة كل فرد فيه، حتى تتمكن من توزيع المهام عليهم بشكل مناسب.

• ثالثًا: اكتب وصفا دقيقا: يحدد المسمى الوظيفي لكل موظف والمهام المطلوبة منه، وتأكد فيه من عدم وجود تداخل في الأدوار أو المسؤوليات، وحاول توضيح حدود مسؤوليات كل موظف، حتى تتجنب حدوث أي تضارب بينهم.

• رابعًا: تأكد من مرونة الهيكل التنظيمي للفريق أو الشركة: بشكل يسمح بتعديل المهام أو المسؤوليات عند الضرورة.

• خامسًا: طبق سياسة تفويض فعالة: تضمن وجود مرونة في نقل الأدوار والصلاحيات بين أفراد الفريق، حيث تمكنك تلك السياسة من تطوير خطط احتياطية تقودك للتعامل مع الأزمات أو المشكلات غير المتوقعة في حالة عدم القدرة على الوفاء بالمسؤوليات أو وجود تغييرات في الفريق.

• سادسًا: طبق سياسة تواصل مفتوح مع فريقك: حتى تتأكد من الحين للآخر أن كل موظف يفهم دوره ومهامه جيدًا، وتقضي على أي غموض في ذلك.

• سابعًا: درب فريقك على التعامل مع التغييرات: في المسؤوليات، ما يساعدهم على التوافق بسرعة مع أي ظروف قد تطرأ على مهام عملهم.

• ثامنًا: ادمج بين استقلالية للموظفين في أداء مهامهم، وبين جماعيتهم في الوصول للهدف الرئيس للفريق أو المشروع، حيث يجب أن يُدركوا أن كل منهم يكمل الآخر، وأن تعاونهم سيسهم في تحقيق أهداف المشروع بنجاح.

• تاسعًا: تأكد من تحفيز فريقك: وكافئهم على إنجازاتهم الشخصية والجماعية، ما يسهم في تعزيز التعاون، ويشجع الموظفين على الالتزام بأدوارهم بشكل أكبر.

• عاشرًا: قيم بشكل دوري مدى نجاح كل شخص في أداء المهام المطلوبة منه بكفاءة، وتأكد من استطلاع رأي الفريق حول استراتيجية تحديد الأدوار والمسؤوليات التي وضعتها، حيث يساعد ذلك في تعديل المسؤوليات عندما يكون هناك تداخل أو عبء عمل زائد على بعض الموظفين مقارنة بزملائهم.