للاجتماعات أهميتها فهي تساهم في تبادل الخبرات وتطوير الموظفين وتطوير العمل, ولا شك أن من أثرها النفسي أيضاً أنها تعزز الولاء للمنشأة, وتعزيز روح الفريق والعمل الجماعي, وتقرِّب وجهات النظر والوصول إلى الهدف وإلى نقطة المشكلة لاختيار الحل الأنسب, وبذلك يكون أسلم طريق للنجاح, وهذا لا يعني أن يكون الاجتماع فقط من أجل الالتقاء من دون حاجة, لأن الاجتماع من دون حاجة مُعطِّل لسير العمل وهنالك أمور يجب عدم تجاهلها لنجاح الاجتماع.

إتيكيت الداعي والمنظم للاجتماع

ولا شك أنه يجب تحديد الهدف من الاجتماع لكي يحضر جميع المدعوِّين نقاط المناقشة وتبيّن المكان وأن يكون واضحاً ومعروفاً لدى الجميع سهل الوصول إليه, وأن يكون تبليغ المدعوِّين بوقتٍ كافٍ لإعطائهم مجالاً للإعداد للاجتماع, والتذكير قبل الموعد برسائل تذكيرية تبيّن المدة, ونقاط النقاش ولتجهيز الأقلام أو الأجهزة الإلكترونية وتنظيف القاعة وجاهزيتها من جميع الأمور, وإذا كان الوقت طويلاً يجب أن تكون هنالك استراحة لتقديم المأكولات والمشروبات التي تم تجهيزها من قبل, ثم تدوين الملاحظات المهمة ليتم مناقشتها مع المدعوِّين وترك مساحة كافية للجميع للتعبير عن آرائهم والتحدث بلغة الاجتماع, فإذا كان الجميع ناطقين باللغة العربية فيجب ألا تتحدث بلغة أخرى وبصوت يصل لجميع من في القاعة, ولا تقوم باللوم والعتب الزائد على بعض الموظفين ولا المبالغة في مدح المتميز, وينبغي على رئيس الاجتماع أيضاً أن يضبط القاعة وأن يكون مثالاً للجميع وأن لا يستقبل اتصالات في وقت الاجتماع, وأن يضبط الوقت في المشاركات, وألا يقوم بعمل اجتماع خارج أوقات العمل, التوجيه بالقرارات أو تبين موعد التنفيذ وتدوينها وإرسالها للجميع حتى الذين لم يحضروا وشكر الجميع والتوديع والتواصل مع الجهات المختلفة لإغلاق الأجهزة وتنظيف وإغلاق القاعة.

دعونا الآن نتعرف على إتيكيت الاجتماعات للمدعوِّين

أول قاعدة في إتيكيت الاجتماعات بالنسبة للحضور هي أن تعد نفسك نفسيًا وعمليًا والحضور مبكرًا, وقبل الاجتماع بعشر دقائق أغلق جوالك, وتعرّف على مكان جلوسك, إذا كان الجلوس بالاسم أو بالأسبقية على المسميات الوظيفية, لا تجلس فقط من أجل أن تكون قريبًا من رئيس الاجتماع فهنالك من هو أحق منك جلوساً, وهم المسميات الوظيفية الأعلى والجلوس بطريقة محترمة وألا تتحدث قبل أن يؤذن لك, ولا تشارك في حديث من أجل المشاركة فقط بل تحدث بصوت مسموع لجميع من في القاعة, تحدث بلغة الاجتماع فقط إذا كان باللغة العربية لا تتطرق إلى لغة أخرى, ولا تبالغ في استخدام المصطلحات العملية, أعرف أن بعض النقاط لا يصح مشاركتها مع جميع من حضر فبعض النقاط لا يصح مشاركتها إلا في اجتماع ثنائي أو ثلاثي مع رئيس الاجتماع. صاحب القرار. ولا تتحدث بشيء لا تعرفه أو تتحدث على لسان غيرك, دعِّم مشاركاتك بالأدلة إذا كان الاجتماع الأول لك ضمن المجموعة ولم يتم تعريف بك قبل الاجتماع, فعرِّف نفسك عند المشاركة, لا تغيِّر مسار الحديث إلى مزاح أو إلى موضوع آخر, ولا تضع أغراضك الشخصية كالهاتف أو الحقيبة على طاولات الاجتماع.