تُعبِّر الاجتماعات عن ثقافة الشركة أو المنظمة وطريقة تعامُل الموظفين والعلاقة بينهم وبين الإدارة، كما تعكس الطريقة التي يتم بها العمل داخل الشركة، وفي المقابل يعد سير الاجتماع مسؤولية كل المجتمعين ولا تتوقف على فرد واحد، حتى ولو كان المدير.

وتعد الاجتماعات، سواء كانت للتخطيط والعمل أو المراجعة وتقييم الأداء أو صناعة القرار من أكثر وسائل الاتصال أهمية، حيث يمكن من خلالها التوصُّل إلى دراسات شاملة ومتأنية للقرارات، وقرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والموضوعية.

وإدارة أي اجتماع تعد فنًّا يجب على الإداري الناجح أن يتقنه، فالاجتماعات الفعَّالة هي التي تحقق الأهداف المرجوَّة منها في أقل وقت ممكن وبرضاء غالبية الأعضاء، بينما تدفع الاجتماعات الزائفة موظفي الشركة أو المنظمة للتهرُّب واختلاق الأعذار.

وأسلوب عقد الاجتماع يُعدُّ مفتاح النجاح، ابتداءً من التحضير له، فإن ما يفعله المدير قبل الاجتماع لا يقل أهميةً عمَّا يفعله أثناء الاجتماع، بل إن ما يحدث داخل الاجتماع يعتمد على التحضير الذي يسبقه، كما يعد جدول الاجتماع وتخطيطه من أهم عناصر الاجتماع الفعَّال، حيث يجب تحديد الموضوعات المطروحة، وتحديد الوقت تبعًا للترتيب المنطقي للموضوعات ومراعاة كل التفاصيل، مع إرسال نُسخ من هذا الجدول لكل المجتمعين، لإعلامهم بطريقة سير الاجتماع المتوقعة.

كما أن اختيار قاعة الاجتماع وإضفاء الحيوية على المكان لا يقلان أهمية، لأن الأماكن الكئيبة تثير الاكتئاب وتحجب التفكير الابتكاري.

ومن الأهمية بمكان مراعاة عقليات المجتمعين، والإقرار بأن الجلوس والاتصالات في الاجتماعات لا يلائم كل الشخصيات، فهناك العقلية الرقمية التي تفكر أفضل باستخدام الأرقام والحسابات، وينفرون من التفكير المجرَّد البحت، وهناك العقلية البصرية التي تفضِّل العمل مع التقارير والأوراق المرسلة لها أكثر من السماع.

ومن النقاط المهمة لإدارة الاجتماع، حرص المدير على أن يعرف كلُّ شخص موجود بالقاعة الشخصَ الآخرَ قبل بداية الاجتماع، كما يجب على مدير الاجتماع تهيئة الموظفين بإراحة عقولهم من كل ما يشغلهم قبل الاجتماع والتركيز على الاجتماع فقط.

أيها المدير.. ضع لاجتماعك قواعد مقبولة يحترمها الحاضرون، واستخدم سلة المعلقات وتسجيل كل ما يظهر أثناء الاجتماع، ولا يكون ضمن جدول الأعمال، وطَمئن المجتمعين أن هذه المعلقات سيتم مناقشتها في الاجتماع المقبل بالتفصيل، ممَّا يضمن عدم ضياع وقت الاجتماع في غير ما هو مخطط له.

كما أنه يجب التنبُّه لتقدير الوقت المحدد لكل موضوع ولكل خطوة من خطوات مناقشة الموضوع.

دَاوِمْ على تحفيز المشاركين من خلال توزيع مهام إدارة الاجتماع على المجتمعين، كالطلب من أحدهم أن يكون مسؤولًا عن مراقبة الوقت، ومن آخر أن يسجل الاقتراحات المقدمة، ومن ثالث أن يكون مسؤولًا عن سلة المعلقات.

خَطِّط للراحة في جدول أعمال الاجتماع، مع الحرص على الاستفادة من هذه الاستراحات، ولا تضيعها عبثًا كأنْ تخبر بعض المجتمعين عن ملاحظتك على أسلوبهم في الاجتماع أو قد تسوِّي خلافًا ما نشب بين طرفين.

احرص على أن تسود الألفة وروح الفريق الواحد وزرع الثقة بين الموظفين، استخدم الأسئلة المفتوحة المتدرجة والاستقصاء للمساعدة في حلٍّ ما، كأن تقترح إعطاء الموظفين درجة من عشر في بعض المجالات.

استخدم أسلوب التصفية من خلال جمع كل الحلول في ورقة واحدة ووزِّع منها نسخًا على المجتمعين ثم أعطِ خمس دقائق لقراءتها، خذ الأصوات الموافقة على كل فكرة بالترتيب، واستبعد الحلول التي حصلت على موافقة أقل واستمر في تصفية الحلول على نفس المنوال حتى تصل إلى حل واحد، ولضمان تنفيذ الحل يجب وضع جدول من ثلاثة أعمدة يُحدَّدُ فيه عمود للحلول وآخر للشخص المسؤول عن تنفيذ كل حل والثالث لمواعيد المتابعة والاستكمال.

وفي الختام لا بدَّ من الحرص على قياس الفعالية لتصبح اجتماعاتنا وسيلة حقيقية لزيادة إنتاجية الشركة أو المنظمة، وذلك من خلال توزيع ورقة استقصاء على المجتمعين بها ثلاث خانات، الأولى تحت عنوان: ما الذي صار على ما يرام في الاجتماع، والثانية تحت عنوان: نقاط ضعف الاجتماع، والأخيرة اقتراحات للاجتماع المقبل، ومن ثم اجمع الأوراق لتحصل على تغذية راجعة يمكنك الاستفادة منها في التحضير للاجتماع التالي.

** **

@aboodalzahim تويتر