كثيراً ما نضيع الفرص أو نتأخر في إنجاز المهام لعدم معرفة معلومة ما، وهو ما يكلفنا كثيراً في أيّ عمل نود القيام به.. إن نوعية الواجب الذي ينتظرنا والذي نود القيام به يعتمد بشكل كبير جداً على إدارة الوقت اللازم لهذا العمل بمعنى تنسيق المهام قبل تنفيذها بالتوافق مع الوقت اللازم والفترة الزمنية اللاحقة التي نتطلع إلى تنفيذ ما نريده فيها.

علينا جمع جميع المعلومات الخاصة بهذا العمل وترتيب تسلسل تنفيذها، وعلينا التوجه إلى مصادرها والبحث عنها دون أن نكل ذلك على معلومات طائشة من هنا وهناك.. البحث عن أشخاص لهم نفس الحاجة أو سبق أن نفذوا ذات المهمة من وقت قريب والاستفادة من خبراتهم، حيث إنه كلما كان عدد هؤلاء أكثر كلما جاءت معلومات مختلفة وأوفر.. تشكيل مجموعات تواصل لها هدف واحد تريد تنفيذه يجعل تبادل المعلومات والخبرات ميسر أكثر، فتأتي معلومات مختلفة من جميع الأعضاء، ويكون أيضاً مكانا للاستفسار والسؤال.. تكتمل الصورة بتقاطع كل هذه المعلومات التي أخذت من كل المصادر السابقة، لتوضح الطريق وتمهد العمل لتنفيذ المهام بشكل أسرع وأنجع وأقل تكلفة.

لا يجب أن نتكل على معلومات قديمة ولا مصادر قديمة أيضاً، بل يجب دائماً البحث عن آخر المعلومات التي تم تنفيذها في التواريخ القريبة، وآخر الأشخاص الذين قاموا بهذا العمل بالإضافة للدخول إلى مواقع تلك المؤسسات وأخذ المعلومات من هناك أيضاً.. فتغير القرارات يتم بكثرة بهدف التطوير والتحسين، ولم تعد الحالات المعروفة سابقاً تصلح لأن تكون مرتكز للانطلاق لتنفيذ ذات المشروع، فقد تتغير الأحوال وتتغير اللوائح والأنظمة، وقد تتغير حتى عناوين الجهات التي ينبغي مراجعتها لتخليص مهمة ما.. في هذا الإطار يكون الإنسان يجمع ما يحتاج من أوراق ومستندات وغيره لتقديمها عند الحاجة دون الرجوع مراراً وتكراراً لنفس المكان ولنفس الغرض، قد يكون بسبب مستند ما أو وثيقة ما قد نحتاجها وعدم وجودها قد يعطلنا كثيراً.

عدم جمع المعلومات والتنسيق بينها في تسلسل معين لتنفيذها يكلفنا الكثير من الجهد والوقت والمال وذلك بالمراجعة لنفس الغرض مراراً، فعدم معرفة المطلوب من إجراءات يؤجل تنفيذ ما نود القيام به وهذا قد يكلف الكثير، كما أن هذا الدوران في خطوات فارغة دون أي تنفيذ ما هو إلا ضياع لوقتنا ووقت غيرنا سواء من مراجعين مثلنا أو موظفين في الدوائر التي نمر عليها.

قد يظن البعض أن هذا الأمر بسيط، إلا أنه في تصوري من أهم الأمور التي تتقدم على تنفيذ أي مشروع أو عمل.. فكم من مسافر أجل سفره بسبب عدم معرفة المطلوب لأمور أخرى عطلته لاحقاً عن سفره، وكم من تأجيل وتأخير بسبب نقص معلومة ما، وكم من هدر للوقت في خطوات فارغة في مراجعات دون الحصول على نتيجة، وكم هي قيمة هذا الوقت المقطوع من العمل وفي الطريق وحتى من العائلة والأهل الذين هم أولى بهذا الوقت، وكم من أموال ضاعت بسبب التأخر في تنفيذ ما يجب تنفيذه في حينه.

وضع جدول زمني مسجل ومدون يجب أن يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة واللازمة وبدقة متناهية أمر غاية في الأهمية، قبل البدء في تنفيذ المهام وذلك في الفترة التي تسبق التنفيذ والتي تكون عادة فترة التفكير في تنفيذ أمر ما أو مشروع ما هذه الفترة يجب أن تكون كافية ومعقولة للبحث عن كل المعلومات المطلوبة بالطرق التي سبق أن ذكرناها سابقاً. هذا الجدول يحتوي على جميع المعلومات اللازمة للقيام باي نشاط كما أنه يحتوي على ترتيب تنفيذ هذه الأنشطة بمراحل مدروسة ومواعيد معلومة في حينها دون ضياع وقت أو جهد أو مال ما يمكن من التنفيذ بجودة عالية وبوقت مناسب.

كما أننا نقترح إيجاد برنامج إلكتروني شامل بمثابة دائرة معلومات، ولكل شخص منا فيه مكان وإذا ما قدم في يومٍ ما مستند أو وثيقة فيتم دمج وحفظ هذه الوثيقة لكي لا يتم طلبها ثانية لاحقاً في معاملات مشابهة، بل يتم استدعائها من هذه الدائرة الإلكترونية والتي تكون بدورها دائرة مشتركة بين جميع الدوائر والمؤسسات، فيكتفي الموظف فقط بالدخول لملف المراجع ليجد فيه هذا المستند أو الوثيقة واستدعاؤها إذا احتيج لها، وهو ما ييسر ويسهل عمل الجميع من مراجعين وموظفين لعدم تكرار ذات العمل كل مرة وكلك مراجع بما فيه من هدر كبير للوقت وما لهذا الوقت من قيمة عالية يجب ألا تهدر قدر المستطاع.