أكد صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن نايف بن عبدالعزيز ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية - حفظه الله - على إمارات المناطق بإلزام الجهات والمؤسسات المعنية بتطبيق قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة المقرة من اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المشكلة بقرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17 رجب 1434هـ. ووجه سموه في تعميم لأصحاب السمو أمراء المناطق على أهمية متابعة المؤتمرات التي تقام في المملكة بما يتماشى مع آليات العمل وضوابط تراخيص المعارض والمؤتمرات المحددة من وزارة الداخلية.

وتتضمن قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات المقرة في المملكة أربع عشرة مادة تنظم سياسات إقامة المؤتمرات الى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة، مع مراعاة الالتزام بكافة أنظمة العلامات التجارية والحقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمرات.

وعرفت القواعد والاجراءات في فصلها الأول المؤتمر بأنه اجتماع يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ويندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه القواعد والإجراءات مسميات رئيسة وهي، منتدى ندوة وملتقى، علما بأن الملتقى يتكون من مؤتمر ومعرض تجاري أو استهلاكي.

وتخضع لهذه القواعد والإجراءات بموجب الفصل الأول للمادة الثانية، المؤتمرات التي تقيمها الغرف التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات الاهلية في المملكة، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ، الى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ.

ويوضح الفصل الثاني بمادته الثالثة الشروط العامة من قواعد إقامة المؤتمرات والتي تمنع إقامة المؤتمرات

كما الزمت الشروط العامة المنظمين بأن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية، وأن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية، ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخصا, الى جانب التأكيد علي المحافظة على القيم الإسلامية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.و تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية: - الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون سجلها التجاري ساري المفعول عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، - الغرف التجارية الصناعية، - الجامعات الاهلية.

وحددت المادة الرابعة زمان ومكان المؤتمر، بحيث لا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام، مع اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمراتالمستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.

وشددت المادة الخامسة على ضرورة اعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله، وتعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر، ويجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج مع التأكد من عدم وجود سوابق أمنية أو تحفظات معلنة على المتحدث وأن يكون حسن السيرة والسلوك. وبيّنت المادة السادسة جواز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها، كما يجوز أن يصاحب المؤتمر معرض مخصص للرعاة والداعمين فقط، وجواز اقامة حفل افتتاح وحفل ختامي للمؤتمر، الى جانب تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة. و شددت المادة السابعة على ضرورة مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المؤتمر.

وأشارت المادة الثامنة الى التزام المنظم بإنهاء المؤتمر في الوقت المحدد حسب الترخيص، ووضحت المادة التاسعة شروط إصدار ترخيص المؤتمرات، حيث يشترط للحصول على الترخيص للمؤتمرات، طلب الموافقة المبدئية من البرنامج والحصول عليها، ومن ثم التقدم لاستكمال المتطلبات وطلب الحصول على الترخيص، ولا تمنح الموافقة المبدئية الحق للمنظم بإقامة المؤتمر.

واشارت المادة العاشرة الى إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر، فإنه يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوما على الأقل من اقامته، والتسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج، ويرفق مع طلب الموافقة المبدئية صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.تلتها المادة الحادي عشرة والتي تبيّن إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمرن موضحة أنه يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يوما على الأقل من اقامته، ويتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر عبر الدخول الى البوابة الالكترونية للبرنامج، والاختيار من قائمة الخدمات الالكترونية طلب الترخيص النهائي للمؤتمر، وتعبئة نموذج طلب الترخيص النهائي للمؤتمر، وتوقيع نموذج التعهد بالالتزام بالقواعد والاجراءات.

وأوضحت المادة الثانية عشرة أنه في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج عبر البوابة الالكترونية قبل (60) يوما على الأقل من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك ويقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير، ولا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.

وبيّنت المادة الثالة عشر، معاقبة كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة أو أي من الأحكام الواردة بنموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط.

يذكر أن اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات برئاسة صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني قد اصدرت قرارا باعتماد قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة، وتم البدء في تطبيقها بشكل رسمي بعد نشرها في صحيفة أم القرى في 3 ربيع الأول 1438هـ الموافق 2 ديسمبر 2016م.