افتتح مدير جامعة الملك سعود أ.د. بدران بن عبدالرحمن العمر بحضور الدكتور فهد بن عبدالله السماري، المستشار في الديوان الملكي الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز المشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات صباح أمس الأربعاء 5 ربيع الأول 1437هـ أعمال ندوة «مركز الوثائق التأسيس والطموح» وذلك في قاعة الدرعية بحضور ومشاركة عدد من الشخصيات والخبراء في الوثائق والمحتوى المعلوماتي التي تنظمها جامعة الملك سعود. وبدأ الحفل بالقرآن الكريم ثم ألقى الدكتور يوسف عسيري وكيل الجامعة للتطوير والجودة ورئيس اللجنة المنظمة كلمة قال فيها لقد رأت إدارة جامعة الملك سعود أن الوثائق التي تمتلكها منذ تأسيسها قبل أكثر من خمسين عاما تحتوي على وثائق في غاية الأهمية، وأن تنظيمها وحفظها، واستعادتها كفيل بالحفاظ على مرحلة تاريخية من تاريخ الجامعة الأولى في الوطن، وحرصا من الجامعة على تحقيق الهدف الذي نسعى إليه في تأسيس قاعدة للوثائق بكل ما تشتمل عليه من تقنيات متقدمة في مجال حفظ الوثائق واسترجاعها، و تداولها واستخدامها فقد تم وضع حجر الأساس لبناء المركز في شهر جمادى الآخرة من العام الماضي 1436 هـ وذلك لجميع الوثائق المتعلقة بأعمال الجامعة لتكون تحت سقف واحد، وروعي في المبنى أن يكون بمواصفات معمارية وتجهيزات فنية على أعلى مستوى وصلت إليه مراكز الوثائق في العالم، والذي يتيح للمستخدم سهولة الوصول لهذه الوثائق واستعادتها واستخدامها، متى ما أراد ذلك. وأضاف أننا ومن خلال المركز سوف نتمكن من معالجة الكثير من المشاكل التي تواجهنا في حفظ واستعادة الوثائق، وتحسين الكفاءة في العمل والجودة الشاملة المرجوة التي سوف تساعد الجامعة في أداء برامجها التطويرية.

وهذا المركز سوف يضيف لمكتسبات الجامعة سبقا آخر، فبإنجازه تكون جامعة الملك سعود هي الجامعة العربية الأولى التي تنشئ مبنى مستقلا لحفظ الوثائق، وبنظرة سريعة نجد أن كثيرا من الجامعات تحفظ الوثائق في المكتبة المركزية، بينما الاتجاه الحالي يسير نحو تخصيص مبنى مستقل لمركز الوثائق لما في ذلك من مزايا كثيرة. وقبل الختام أود أن أتوجه بالشكر الجزيل لمدير الجامعة لدعمه غير المحدود في دعم انشطة الجامعة والرقي بها لتكون ضمن أفضل الجامعات في العالم.

والشكر موصول للدكتور فهد بن عبدالله السماري لمشاركته لنا في هذا الحدث التاريخي للجامعة.

ثم ألقى مدير جامعة الملك سعود أ.د. بدران بن عبدالرحمن العمر كلمة قال فيها : أرحب بكم في افتتاح الندوة الأولى لمركز الوثائق بجامعة الملك سعود، الهادفة إلى قراءة التأسيس واستشراف الطموح، والانفتاح على المجتمع بمؤسساته الحكومية والأهلية، وتبادل الخبرات معها بطرح أحدث المستجدات التطويرية في مجال حفظ وأرشفة الوثائق، وأضاف بأن عمل جامعة الملك سعود لا ينحصر على الدائرة الأكاديمية التعليمية فحسب، بل يتجاوز ذلك إلى دوائر أخرى متصلة بالشؤون الوطنية والعلمية والبحثية والتطويرية، إضافةً إلى خدمة المجتمع، فالجامعة مؤسسة وطنية لا يمثل التعليم إلا دوراً واحداً من أدوارها المختلفة التي تقدمها للمجتمع والوطن بأسره، مستلهمةً في ذلك توجهات القيادة الحكيمة، وساعيةً إلى تحقيق آمالها، مجتهدةً في ذلك بفرق متعددة من الخبراء القادرين على صناعة التغيير في مجتمعنا، والمساهمة في رحلة التحديث التي تقودها حكومة المملكة يحفظها الله بكل عزم وإصرار، فالجامعة شريك في هذه الرحلة، وقد سخّرت لها كل إمكانياتها المادية والبشرية.

وأضاف أن الجامعة حين رأت حرص حكومة المملكة -يرعاها الله- على حماية الوثائق والمحفوظات، وإصدارها مرسوماً ملكياً بنظام الوثائق والمحفوظات، ونظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في عام 1409هـ، فقد سارعت إلى تلبية ذلك بتأسيس مركز الوثائق بالجامعة في العام 1423هـ، ومنذ ذلك الوقت والجامعة تعمل على تطوير أدائه ودعمه للقيام بالمهام المنوطة به. ولقد حقق مركز الوثائق في المدة الماضية إنجازات عديدة منها: إقرار لائحة المركز، واعتماد الهيكل التنظيمي والوظائف اللازمة، والقيام بعدد من الزيارات الميدانية لتعريف منسوبي الجامعة بالمركز ومسؤولياته، كما يعمل المركز حالياً على إتمام مشروعين كبيرين هما: مشروع حصر وثائق الجامعة، ومشروع المبنى الخاص بمركز الوثائق بالجامعة، الذي ينشأ حالياً على مساحة تبلغ ثلاثةً وعشرين ألف متر مربعٍ (23.000) م،

وسوف يكون نقطة انطلاق قوية في عمل المركز بما سيتهيأ فيه من الخدمات المتطورة، والتجهيزات الحديثة، وأشكال الدعم والتقنيات المختلفة، ويأتي دعم الجامعة لمركز الوثائق تأكيداً على اعتزازنا بإرثنا الحضاري والتاريخي، واستجابةً لتوجيهات سيدي خادم الحرمين الشريفين وحكومته الرشيدة، وفي الختام أتقدم بالشكر والامتنان لخادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز ونائبيه -يحفظهم الله جميعاً- للدعم الذي يلقاه قطاع التعليم الجامعي منهم، والمساندة المستمرة لتطويره ونهضته، سائلاً الله أن يوفق القائمين عليها والمشاركين فيها، وأن ينصر جنودنا المرابطين، وأن يكتب لهم الحماية والنصر والتمكين.

بعد ذلك تحدث ضيف الندوة الدكتور فهد بن عبدالله السماري، المستشار في الديوان الملكي، الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز، المشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وشكر جامعة الملك سعود على الاهتمام بالوثائق وحفظها وأرشفتها وأهمية مركز الوثائق في الجامعة، وأضاف أن هنالك قصوراً في الأرشفة وحفظ الوثائق بما في ذلك المركز الوطني للوثائق وقال إننا نتطلع إلى عمل حكومي مؤسسي تشترك فيه جميع الجهات الحكومية للعناية بهذا الموضوع الهام الذي يجب أن يولى قدراً من العمل المؤسسي المتكامل وقال: إننا في الدارة وفي المركز نرحب بكل تعاون بناء ومثمر. بعد ذلك تم تكريم الرعاة والمشاركين وافتتاح المعرض المصاحب المقام في بهو الجامعة الرئيس.

وبعد استراحة قصيرة استكملت أعمال الندوة بالورقة الأولى عن (مركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس و الطموح) قدمها الدكتور سعيد بن سعد العسيري مدير مركز إدارة الوثائق في هيئة الاتصالات و تقنية المعلومات

ثم قدم الاستاذ عبدالله بن ابراهيم الجارد مدير إدارة التحرير والنشر بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات ورقة عمل عن (أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات بالمملكة العربية السعودية) من المركز الوطني للوثائق، تلا ذلك ورقة بعنوان التحويل الرقمي للوثائق: معايير وإجراءات قدمها الدكتور علي بن سعد العلي مدير مركز التاريخ السعودي الرقمي في دارة الملك عبدالعزيز بعدها قدمت ورقة عمل عن ( تنظيم الوثائق ) قدمها د. عصام أحمد عيسوي الأستاذ المشارك ، قسم علوم المعلومات، بكلية الآداب ، في جامعة الملك سعود ، بعد ذلك تم اختتام الندوة و توزيع شهادات المتدربين و الحضور، وسيستمر المعرض المصاحب حتى الساعة الخامسة عصر اليوم الخميس.

رسالة مركز الوثائق والأهداف التي يسعى لتحقيقها

يعد المركز وحدة إدارية متخصصة لاقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق وتنفيذ السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة بذلك في جامعة الملك سعود، ويسعى المركز إلى تنفيذ رسالته في تقديم العناية الفائقة بالوثائق الرسمية الناتجة عن أعمال كافة الوحدات الأكاديمية والإدارية والفنية بجامعة الملك سعود، وتطبيق كافة السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية، ويسعى إلى تحقيق عدد من الأهداف منها: التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياساتها ولوائحها وللتعليمات والقرارات ذات العلاقة، نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة، العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، الرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها.

التطوير في مركز الوثائق

لقد حقق المركز خلال الفترة الماضية عدة إنجازات منها إقرار لائحة المركز (التنظيم الإداري)، واعتماد الهيكل التنظيمي والوظائف الازمة، والقيام بعدد من الزيارات الميدانية لتعريف منسوبي الجامعة بالمركز والمهام التي يقوم بها، وقد تم ذلك ضمن مشروع حصر وثائق الجامعة، والتواصل مع الجهات الحكومية ذات العلاقة( المركز الوطني للوثائق، معهد الإدارة العامة)، ويعمل المركز على إتمام مشروعين هما مشروع حصر وثائق الجامعة، مشروع المبنى الخاص بمركز الوثائق بالجامعة. كما تسعى الجامعة إلى توفير مبنى مستقل لمركز الوثائق وسوف يكون ذلك بإذن الله نقطة انطلاق قوية في عمل المركز.