تنظيم إجراءات العمل الإداري، وفك أسره من المركزية (الروتين) أمر مهمٌّ ومطلبٌ مُلِحٌّ لإنجاز معاملات الناس، وقد أبدعت جهات حكوميَّة في سرعة إنجاز المعاملات، ويشكرون على ذلك، كما هو الحاصل في وزارة الداخليَّة، الجوازات، الأحوال المدنيَّة، والأمن العام، وإدارة المرور، وكذلك وزارة العدل المتمثل في مشروع الملك عبد الله للتطوير مرفق القضاء، وغيرها من الجهات الحكومية.

والداعي إلى تحبير هذه المقالة، هو تباطؤ بعض الإدارات في إنجاز المعاملات، حيث لا يَمل ولا يكل بعض الموظفين من قولهم للمراجِع: راجعنا بعد أسبوع، أو راجعنا فيما بعد - بعدين - أو المعاملة تأخذ وقتاً، وإذا ما تمت محاولة أو محاورة لإنهائها، فإنَّ الإجابة معتادة، لمَ العجلة؟ فما على الدنيا إلا الصبر.

صحيح انَّه في بعض الإدارات، لا بد من صبر، وكثرة تردد واتصال، ومشوار يعقبه مشوار، وطريق يخلفه طريق، وخروج من زحام إلى زحام؛ لأجل إنهاء معاملة تتطلَّب ذلك، إلا أن بعض المعاملات الأخرى لا تتطلب ذلك، وإنَّما تكاسلَ عن إنجازها موظفٌ مهملٌ لم يستشعر المسؤولية التي تحمَّلها.

ومن أهم أسباب تأخير إنجاز العمل العشوائية، والاتكاليَّة، والإهمال، وعدم المبالاة، وعدم تنظيم العمل، وعدم وضع لوائح تضبطه، وعدم توزيعه توزيعاً مناسباً بين الموظفين، وعدم تسمية من يقوم بالعمل خلال إجازة أو مرض أو تأخر أو استئذان القائم به.

وليس الكلام عن أسباب تأخر إنجاز المعاملات، بل ما هو السبيل إلى حلِّ هذه المشكلة المؤرقة، خصوصاً في المدن الكبرى؟

إنَّ تنظيم العمل وتوزيعه بين الموظفين من قبل المدير، مع إشرافه على الجميع وحسن توجيهه، وطيب تعامله معهم، وحسن مشورته، وإخلاصه في عمله، أمر مهمٌّ جداً في سرعة إنجاز المعاملات، ودقَّته، ومن مزايا تنظيم العمل:

أولاً: سرعة الوصول للمعلومة المطلوبة دون ربطها بموظفٍ معيَّن.

ثانياً: قوة الترابط ما بين الموظف والمراجع، حيال المعاملة المطلوبة.

ثالثاً: سرعة إنجاز المعاملة.

رابعاً: سلاسة خطوات العمل ووضوحها لدى الموظف والمراجع.

خامساً: عدم احتكار إنجاز المعاملة؛ لأجل غياب موظف أو تأخره أو استئذانه.

سادساً: انَّ إنجاز الإدارة المنظَّمة أكثر بمراحل، وأكثر دِقَّة من إنجاز الإدارة العشوائية أو المركزية.

سابعاً: حصول الرضا لدى الموظف والمراجع، فلا يُرَى التضجر على أحد منهما لأجل العمل.

ثامناً: يتبيّن فيه الموظف المخلص في عمله فيكافأ، والموظف المفرِّط فيعالج وضعه ويحاسب على إهماله؛ لئلا يصبح عثرة في وجه المراجع.

تاسعاً: العدل بين الموظفين، فلا يُظلم موظَّفٌ على حساب آخر، بل يكون العمل موزَّعاً بإنصاف.

عاشراً: الحدُّ من اللجوء إلى المعارِف؛ طلباً للشفاعات، والواسطات.

إضاءة:

الإدارة المنظَّمة إدارة تستشعر المسؤولية والأمانة الملقاة عليها، وهي من إتقان العمل، قال - صلى الله عليه وسلَّم - : (إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملا أن يتقنه)، والإدارة المنظَّمة هي الإدارة الناجحة التي نتمنى أنْ تحلَّ محلَّ الإدارة العشوائية والإدارة المركزية.

- خطيب جامع بلدة الداخلة في سدير