في إنجاز عالمي جديد، حققت جامعة المجمعة جائزة الحكومة الإلكترونية، وهي إحدى جوائز مشروعات القمة العالمية لمجتمع المعلومات 2015، حيث تسلم وكيل الجامعة د.مسلّم بن محمد الدوسري نيابة عن مدير الجامعة د.خالد بن سعد المقرن الجائزة ضمن الاحتفال المصاحب لمنتدى القمة العالمية الذي أقيم بمدينة جنيف بسويسرا، وشهد حضور سفير المملكة والمندوب الدائم لدى الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى في جنيف السفير فيصل بن حسن طراد، وأعضاء مشاركين من وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، كما شارك سعادة السفير الجامعة الاحتفال بهذه المناسبة مشيدًا بدور الجامعة وتقدمها في مجال التحول الإلكتروني من خلال هذا التَّميز الذي استحقته في هذه المنافسة، مشيرًا إلى أن هذا الإنجاز يسجل باسم الوطن ككل.

الجدير بالذكر أن الجامعة قد ترشحت لهذه الجائزة من خلال مشاركتها في المنافسة في الفئة السابعة (تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات - الحكومة الإلكترونية) من خلال نظام اللجان والمجالس، وهو أحد الأنظمة الذي تبنته الجامعة منذ نشأتها - ممثلة في عمادة التعليم الإلكتروني والتعلم عن بعد - بهدف إدارة عمليات اجتماعات اللجان والمجالس في الجامعة إلكترونيًا، بدءًا من عملية إنشاء الجلسة ومرورًا بتقييد موضوعات الاجتماع ودعوة الأعضاء، وإدارة النقاشات بين الأعضاء، وتقديم الاعتذار عن الحضور، وتسجيل محاضر الاجتماعات وتوقيعها، وتقييد وجهات النظر في حال التحفظ، والرفع بها إلى صاحب الصلاحية للاعتماد أو التوجيه، مع إمكانية استعراض كافة التقارير المتعلقة بالاجتماعات وفق مستويات المسؤولية، وانتهاء بإعداد حصر المستحقات المالية للاجتماعات، ويدعم هذا النظام باللغتين العربية والإنجليزية.

وقد كان لتطبيق هذا النظام أثره الفاعل في تحقيق التحول إلى العمل الإلكتروني وأتممت إجراءات سير العمل في عقد الاجتماعات وإعداد محاضرها، وفي الحد من سلبيات تباعد أعضاء اللجان والمجالس بسبب تباعد فروع الجامعة، كما أسهم هذا النظام في اختصار الوقت وتقليل عمليات إعداد المحاضر وضبطها، والمساهمة في وضوح إجراءات إعداد المحاضر، وسهولة الاطلاع على المحضر والتوقيع عليه إلكترونيًا أو التحفظ على بعض توصياته، وسرعة البت في كثيرٍ من القضايا المرتبطة بتوصيات المجالس واللجان، وأرشفتها إلكترونيًا، وضمان سرعة الوصول إليها عند الحاجة، مع ضبط عمليات الاستحقاق المالي لأعضاء المجالس واللجان من خلال إصدار التقارير الإحصائية الإلكترونية للاجتماعات ومراعاة أوقات هذه الاجتماعات في كونها في وقت الدوام الرسمي أو خارجه.

هذا وقد كانت الجامعة قد تأهلت للترشيح المبدئي في هذه المسابقة من خلال خمسة مشروعات من المشروعات الإلكترونية في الجامعة في خمس فئات من فئات جوائز القمة العالمية لمجتمع المعلومات، ثم تأهل منها لعمليات الترشيح النهائي مشروعٌ واحدٌ، حيث خضعت خلالها تلك المشروعات إلى عددٍ من مراحل التصويت والتحكيم الدقيق، كما أن تلك المشروعات قد صادفت منافسة قوية من عددٍ من المشروعات المقدمة من جهاتٍ أخرى محليةٍ ودوليةٍ، وفيما يتعلق بمشروع اللجان والمجالس فقد نافس في الفئة السابعة ضمن 43 مشروعًا محليًا وعالميًا.

وتستهدف القمة العالمية لمجتمع المعلومات بجوائزها المعنيين بمجتمع المعلومات من الحكومات، والمنظمات الدولية، والمجتمع المدني، والقطاع الخاص، والهيئات الأكاديمية، كما تهدف هذه القمة إلى تنفيذ توصيات المجلس الاقتصادي والاجتماعي للأمم المتحدة، التي تؤكد على تبادل أفضل الممارسات على الصعيد العالمي، والاعتراف بالتَّميز في تنفيذ المشروعات والمبادرات التي تساعد على تحقيق أهداف القمة، ويشجع المجلس ذوي العلاقة على ترشيح مشروعاتهم للمشاركة في مسابقة الجوائز السنوية لمشروعات القمة العالمية لمجتمع المعلومات. وقد وتم على هامش حفل توزيع جوائز القمة العالمية - وكجزء لا يتجزأ من عملية تقييم تنفيذ نواتج القمة - عرض قصص النجاح للجهات الفائزة بجوائزها، وذلك بهدف الاعتراف بالجهود التي بذلها الفائزون، مع ما توفره هذه العروض من قيمة مضافة للمجتمع والتزام بتحقيق أهداف القمة العالمية لمجتمع المعلومات. وأن هذه المسابقة مرت بخمس مر احل:

المرحلة الأولى: مرحلة التقديم، وتبدأ هذه المرحلة بالدعوة إلى تقديم طلبات المشاركة في مسابقة جوائز مشروعات القمة العالمية لمجتمع المعلومات لعام 2015.

المرحلة الثانية: مرحلة الترشيح، وتتمثل في مراجعة المشروعات المقدمة بواسطة فريق الخبراء تنتهي بقائمة بالمشروعات المرشحة.

المرحلة الثالثة: تصويت الجمهور (ويتم تحديد ثلاثة مشروعات من كل فئة بحسب حصولها على أعلى عدد من الأصوات)

المرحلة الرابعة: اختيار فريق الخبراء للمشروعات الفائزة، ويقوم في هذه المرحلة فريق من الخبراء بدراسة متعمقة لأعلى ثلاثة مشروعات حصولاً على التصويت، بحيث يراعى حجم المشروع وأثره في كل فئة في تنفيذ نواتج القمة وإسهامه في التنمية المستدامة. ويتم اختيار مشروعٍ واحد فائزٍ في كل فئةٍ.

المرحلة الخامسة: الإعلان عن الفائزين للجمهور أثناء حفل توزيع جوائز مشروعات القمة العالمية لمجتمع المعلومات 29، الذي عقد في منتدى القمة لعام 2015 في مدينة جنيف بسويسرا.

هذا وشاركت الجامعة في فعاليات المعرض المصاحب لمنتدى القمة العالمية لمجتمع المعلومات 2015 المقام في مدينة جنيف بسويسرا، حيث شاركت بعدة عروضٍ عن مشروعاتها في مجال التحول الإلكتروني بالإضافة إلى عرضٍ خاصٍ عن نظام اللجان والمجالس الذي حصلت الجامعة من خلاله على جائزة القمة العالمية في مجال الحكومة الإلكترونية، كما شاركت إلى جانب الجامعة في هذا المعرض وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، وذلك بهدف التعريف بالمشروعات الحكومية في مجال التحول إلى التعاملات الإلكترونية، والمبادرات التي تبنتها الوزارة بهدف الرقي بالخدمات الحكومية الإلكترونية.

الجدير بالذكر أن المعرض قد شهد إقبالاً مميزًا في أول أيام افتتاحه كما حظي معرض الجامعة ووزارة الاتصالات وتقنية المعلومات بزيارةٍ خاصةٍ من الأمين العام للاتحاد الدولي للاتصالات والوفد المرافق له. كما قامت الجامعة باستعراض تجربتها في استخدام وتفعيل نظام اللجان والمجالس، وتم إجراء لقاءات توثيقية لمسيرة الجامعة مع هذا النظام مستعرضة أهدافه والمستهدفين به وأثره على أعمال الجامعة والمجتمع وتطوير الأعمال الحكومية.