نصائح عن التواصل إلى فرق العمل الافتراضيّة العالميّة

بقلم - بول بيري:

يعيش أحد المصممين العاملين لدى شركتي في تركمانستان. وعندما يستيقظ صباح كلّ يوم، يطّلع على رسائل إلكترونيّة ومهام وصلته من فريق عملنا التجاري في نيويورك وسان فرانسيسكو. وعندما ينجز ما طُلِب منه، يرسل تصاميمه إلى مطوّر من أوكرانيا يهتم بالتنفيذ.

ويعمل الاثنان طوال اليوم على مشاريع مختلفة، وعندما يخلدان إلى النوم، يتولّى فريقا التصميم والتطوير في نيويورك المهام منهما. وبالتالي، يجري نظام العمل بسلاسة، ما يعني أنّ فريقي يعمل عن كل طيبة خاطر ليلاً نهاراً – من دون أن يداوم أيّ كان في الواقع على مدار الساعة.

وغالباً ما يسألني الناس كيف بنيت فريقاً هندسيّاً عالميّاً في شركة «ريبل ماوس»، وقبل ذلك في «هافينغتون بوست». يعود الفضل بمعظمه إلى التواصل. في ما يلي بعض الأمور التي تعلّمتها خلال 15 عاماً من إدارة فرق عمل عن بعد:

-فليكن البريد الإلكتروني شغلك الشاغل: يتوزّع فريق عملي على أكثر من 20 دولة.

وتتطلب الرسائل الفوريّة من الجميع التأهب في الوقت عينه.

أمّا البريد الإلكتروني، فيتناسب مع فارق الوقت بين البلدان ومع ساعات العمل الخارجة عن المألوف.

وبالتالي، وضع جميع أعضاء الفريق البريد الإلكتروني على طليعة أولوياتهم.

- افتراض حسن النية: تكثر الفوارق الثقافيّة واللغويّة ضمن فريق عملي.

ومن الضروريّ بالتالي أن نسامح بعضنا البعض باستمرار على أخطاء القواعد والسلوك الغريب، وأن ندع جمال عملية البناء التي نتشارك فيها تحثنا على التعالي عن أيّ ارتباك.

-الإفراط في التواصل: يصعب علينا أحياناً معرفة وجهتنا وطبيعة ما نبنيه، خاصةً ضمن إطار شركة ناشئة. ه ويُعتبر طرح الأسئلة على الدوام عنصراً مفيداً. فأنا أشجّع أعضاء الفريق على التمتّع دوماً بحس الاطّلاع، وعلى الاستناد أيضاً إلى معلومات صغيرة وملموسة تمّ التأكد منها.

-التحلي بالإيجابية: كم يسهل إضفاء طابع سلبي على رسالة إلكترونيّة، لأنّه في غياب نبرة الصوت، ولغة الجسد وغيرها من الأدلّة الاجتماعيّة، من الضروريّ التأكّد من أنّ الرسائل الإلكترونيّة لا تتحوّل إلى وسيلة لجرح مشاعر الآخرين.

وبالتالي، أشجّع أعضاء فريق عملي على اعتماد أسلوب لطيف في مراسلاتهم، حتّى لو اضطرّوا للتخلّي قليلاً عن «نبرة الأعمال الرسمية».

-قدّم اقتراحات وليس انتقادات: عندما تختلف مع أحدهم شخصيّاً، سيتسنّى لك في معظم الأحيان مناقشة المسألة إلى أن تتوصّلا إلى اتّفاق.

بيد أنّ القيام بذلك أصعب بكثير إن كان الطرف الآخر مقيماً في الجزء الآخر من الكرة الأرضيّة، حيث أنّ عبارة وجيزة على غرار «لا أفهم» قد توصل الحديث إلى طريق مسدود.

فإن لم تعجبك فكرة أحدهم، اقترح عليه حلاً مختلفاً، بدلاً من أن تعرب له عن مجرّد امتعاضك.

وإن كان هناك ما يروق لك في الاقتراح المقدّم، فلا تتردّد في ذكره أيضاً.

- (بول بيري - هو مؤسّس شركة «ريبل ماوس»).