وجهت الجمعية العربية السعودية للثقافة والفنون بالجوف الدعوة للمصورين والمصورات بالمنطقة للمشاركة في معرض الملتقى بالشروط التي حددها منسق الملتقى احمد الجروان، وهي أن يكون للمشترك عضوية سارية المفعول في الجمعية، ومراعاة أن تكون الأعمال المقدمة ذات قيم فنية وجمالية ومراعية للضوابط الشرعية والذوق العام، وإعطاء الفنانين والفنانات الحرية الكاملة في اختيار مواضيع الصور، يحق لكل مشارك المشاركة بعملين فقط وألا يحتوي العمل على توقيع أو شعار، وأن تكون من تصوير المشارك نفسه، وأن تُحفظ الأعمال على قرص (CD) بمقاس (60 × 40 سم ) بحيث لا يقل حجم الصورة على 2 ميقا ودقة عن (300) بيكسل وترفق صوره لبطاقة العضوية، تسلم المشاركة لسكرتير فرع الجمعية أو ترسل المشاركة على الإيميل الخاص بالجمعية: photoaljouf@gmail.com
علماً أن موعد تسلم الأعمال في الفترة (من 15 إلى 25 شوال الجاري) ولن يُقبل أي عمل بعدَ هذا التاريخ. وقد صرح مدير الجمعية العربية السعودية للثقافة والفنون بالجوف الدكتور نواف الخالدي، أن الملتقى سوف يقدم دورة متميزة لأحد المدربين العرب خاصة بتصوير البورتريه لشباب المنطقة.