قم بتبسيط الإجراءات البائدة داخل الشركة

بقلم - دانييل ماركوفيتز:

تختلف المؤسسات عن مشاريع الإسكان في الضواحي أو المدن الحديثة، بمعنى أنّها لا تنمو بالاستناد إلى خطط رئيسية منطقية، بل تتطور مع الوقت على طبيعتها. وفي المناطق المتحضرة، يؤدي نمو داخلي من هذا النوع إلى فوضى عارمة تتصف بضيق الشوارع وانسداد الطرقات.

وتنمو المؤسسات بطريقة مماثلة، حيث أنّ الإجراءات التي كان يسهل التفاوض عليها في الماضي، عندما كانت الشركة تشمل 20 أو 30 موظفاً، تصبح معقّدة وتستهلك المزيد من الوقت متى كبرت الشركة وباتت تضم ما بين 500 والف موظف.

ولا شك في أن إزالة حي تاريخي لبناء جدار لا روح فيه يسيء لبيئة المدينة – ولكنه لا يلحق أي ضرر بالشركات. فالواقع أنّ معاودة تطوير الإجراءات انطلاقاً من الصفر، مع التركيز على البساطة، هو طريقة فعالة لتحسين مستويات التنافسية. وفي ما يلي ثلاثة مبادئ يجدر أخذها بالحسبان عند الإقدام على ذلك.

-ما عدت من الشركات الصغيرة، وبالتالي ركّز على المشهد الأوسع نطاقاً: في شركة المنتجات الرياضية التي عملت فيها، اضطر فريق تطوير المنتجات إلى تلبية أوامر تغيير هندسي معقّدة، حتى بالنسبة إلى أبسط التغييرات في أوضاف المنتج. ولا شكّ في أنّه في الماضي، كانت أوامر التغيير الهندسي طريقة قيّمة لرصد التعديلات. ولكن مع نمو الشركة، واتخاذ قنوات التواصل طابعاً أكثر رسميةً، ما عادت هذه الأوامر تجدي نفعاً على الإطلاق. وبالتالي، عمدت الشركة إلى تبسيط أوامر التغيير الهندسي، وإلى رفع العتبة المطلوبة للجوء إليها. وتمثّلت النتيجة بتراجع الوقت الذي يمضيه المهندسون لتأدية وظائفهم الأساسية، وبتراجع الفترة المطلوبة لتطوير المنتجات بواقع شهر من الزمن.

- امنح النفوذ لذوي المراتب الأكثر انخفاضاً في المؤسسة: كانت إجراءات إعادة الأموال إلى العملاء بمثابة معضلة تتطلّب الكثير من الوقت بنظر عميل آخر، إذ تطلّبت ثلاث موافقات مستقلة قبل أن يكون إصدار مذكرة الائتمان ممكناً. وفي حقبة من الماضي البعيد، كانت إعادة الأموال إلى العملاء تعالَج بسرعة أكبر بكثير – ولكن مع نمو الشركة، تسببت المطالبة بالمزيد من الإشراف بنشوء نظام متصلّب. وبعد معاودة تصميم منحت وكيل خدمة العملاء سلطة أكبر وسمحت له بالتقرّب من العميل، انخفض الوقت المطلوب لتنفيذ الإجراءات بنسبة 75 في المئة.

- تأكد من إجراءاتك على أرض الواقع: تلقّى قسم المشتريات لدى شركة عميلة أخرى طلبات من أحد ممثلي خدمة العملاء، وأدرجها ضمن جدول بيانات، وعاد ليرسلها إلى ممثل خدمة العملاء المذكور للتأكيد عليها، ومن ثم سلمها إلى المعمل ليتم إنتاجها. ولا شكّ في أنّع غندما تمّ إرساء هذه العملية قبل سنوات، كانت تضمن عدم تخطّي الإنتاج لعدد الطلبات التي حدّدها العملاء. إلا أن تحسينات كبرى في مجال التصنيع سمحت للمعمل بإنتاج عدد المنتجات الذي يطلبه العميل بالتحديد. وبالتالي، أخضعنا العملية لتعديلات خوّلت ممثلي خدمة العملاء تسليم الطلبات إلى المعمل مباشرةً، ما سمح يتقليص الوقت الضروري للإنتاج بواقع أسبوع.

وفي النهاية، تكثر المنافع التي تطال موظفيك وعملاءك، متى أعيد تصميم الإجراءات مع أخذ البساطة بعين الاعتبار.