حدد خبراء الإدارة العديد من العناصر أو المقومات التي تؤدي إلى نجاح الإدارة أو العمل الإداري سواء في الجهة الحكومية أو مؤسسات القطاع الخاص وبالتالي الوصول إلى إدارة فعالة تعمل من أجل تحقيق أهدافها الخاصة بها، وكذلك العمل على تحقيق الأهداف العامة المتعلقة بالجهة أو المؤسسة الإدارية التي تتبعها، فمثلاً: تتمثل الأهداف الخاصة بإدارة الموارد البشرية في المؤسسة أو الجهة الإدارية أو الأهلية في القيام بمختلف جوانب العملية الوظيفية من تعيين الموظفين وترقيتهم وتدريبهم ونحو ذلك، أما الأهداف العامة للجهة أو المؤسسة الإدارية التي تضطلع هذه الإدارة بها فتتمثل في إمداد قطاعات النشاط الأساسي بالقوى العاملة المتخصصة في نشاط كل قطاع.

ولذا فإنه لكي تصل كل إدارة إلى تحقيق هذه الغاية النبيلة فإنه لابد من توفر العديد من العوامل سواء منها ما يتعلق بالجهة أو المؤسسة الإدارية أو بالموظفين أنفسهم.

فبالنسبة للجهة الإدارية أو المؤسسة الأهلية فإنه لابد أن يكون لديها إدارة تتوفر لديها مقومات العمل الإداري الناجح وتلتزم بالوظائف الرئيسية للإشراف الإداري، ومنها ما يلي:

*أن يكون العمل مسبوقاً بخطة واضحة المعالم والأهداف وأن يتم تبليغها للموظفين الذين يقومون بعملية التنفيذ، وأن يحصل متابعة مستمرة خلال عملية التنفيذ من قبل الرؤساء والمشرفين والمتابعة قد تكون عبر التقارير وقد تكون ميدانية.

*أن يسير العمل في الجهة أو المؤسسة الإدارية وفقاً لتنظيم هيكلي دقيق، فالتنظيم يؤدي إلى أن يسير العمل بسلاسة ووضوح وبما يتفق مع الأنظمة واللوائح الإدارية المعمول بها في المؤسسة الإدارية.

*أن يركز المديرون في أعمالهم على الأعمال الأساسية والرئيسية التي تخدم الأهداف الخاصة لقطاعاتهم والأهداف العامة لمؤسساتهم تاركين جزئيات العمل وتفصيلاته لمن هو أقل منهم في المسؤولية.

*الحرص على المحافظة على الوقت المخصص للعمل سواء فيما يتعلق بذواتهم أو بمرؤوسيهم بحيث يكونوا أسوة حسنة لموظفيهم في هذا الجانب.

*أن لا يتم إصدار القرارات المتعلقة بالأهداف الخاصة للقطاعات والأهداف العامة للجهة أو المؤسسة الإدارية إلا بعد دراسة وتأنٍّ واستشارة ومشاركة المرؤوسين حتى تأتي القرارات رشيدة ومحققة لأهدافها.

*أن تعمل الإدارة أو المشرف الإداري على توفير الجو المناسب والبيئة الملائمة للعمل وأن تقوم الإدارة بتأمين مستلزمات العمل من آلات وأجهزة ومعلومات ونحو ذلك.

*أن تقوم الإدارة بتنمية روح التعاون والعلاقات الإنسانية بين الموظفين.

*تقديم الأفكار والمقترحات التي تهدف إلى تطوير العمل وذلك بحكم الخبرة الطويلة للمشرفين وتقبل ما يرفع لهم من أفكار من مرؤوسيهم بل وتشجيع المرؤوسين على ذلك.

إذاً فنحن ندرك جميعاً أن الإشراف الإداري سواء كان العمل محل الإشراف إدارياً أو فنياً ونحو ذلك مسؤولية كبيرة تقع على عاتق المشرف مهما كانت مرتبته أو رتبته الوظيفية وسواء كان المشرف تابعاً للقطاع العام أو تابعاً للقطاع الخاص، فهو المسؤول الأول عن سير العمل في القطاع الذي يشرف عليه أمام المسئول الأعلى في المؤسسة الإدارية.

ولأهمية وظيفة المشرف تحتاط الجهة الإدارية أو المؤسسة أو الشركة عند عزمها شغل هذه الوظيفة الإشرافية وذلك بالقيام بالإجراءات أو الاحتياطات اللازمة لاختيار المشرف وذلك عن طريق التأكد من مؤهلاته وخبراته وسلوكه وتعامله مع مقارنته بنظرائه الآخرين، ففي الوظيفة الحكومية يتم اختيار المشرفين إما عن طريق المفاضلة وحسب معاييرها المعروفة وهي: التأهيل العلمي والأقدمية في الخدمة والتدريب وتقرير الكفاية إضافة إلى إجراءات أخرى قد تلجأ إليها الجهة الإدارية كالتحري بوسائلها الخاصة عن المطلوب ترقيته على وظيفة إشرافية وإجراء مقابلة شخصية معه للتعرف على شخصيته ومواهبه وأسلوبه في إدارة العمل والتعامل مع الموظفين، فمعايير الترقية المعتادة قد لا تكفي في الحكم على الموظف بصلاحيته لشغل الوظيفة الإشرافية لأن أغلب تلك المعايير يتصف بالطابع النظري البحت وإما أن يتم ذلك عن طريق الاختيار الذاتي من قبل المسئول في الجهاز ويتم ذلك عادة في الوظائف القيادية العليا أو الوظائف ذات الطابع السري .

أما بالنسبة للوظائف الإشرافية في مؤسسات وشركات القطاع الخاص فلدى الجهات التي تتبعها أساليب عديدة لشغلها قد يكون من أهمها أن يتم شغلها بمعرفة مجلس إدارة المؤسسة أو الشركة بالنسبة للمؤسسات والشركات الكبيرة أو صاحب العمل أو المدير التنفيذي بالنسبة للمؤسسات الصغيرة.

وبعد فإن اهتمام الإدارة سواء كانت تابعة للقطاع الحكومي أو تابعة للقطاع الخاص بالوظيفة القيادية أو الإشرافية ليس بالأمر المستغرب، فالموظف المشرف لديه من المسؤوليات المتعلقة بإنجاز الأعمال ومتابعة أداء الموظفين وتحقيق أهداف جهة عمله ما يتطلب ذلك وقد يكون مما يساعده لتحقيق ذلك ما يلي:

*حسن اختيار الموظفين الذين يعملون في إدارته أو قطاعه، ومتابعة المستجدين منهم خلال فترة التجربة للتأكد من صلاحيتهم للعمل والتفاعل معه.

*متابعة أداء الموظفين والتأكد من أنه يتم حسب الإجراءات والتعليمات المطلوبة.

*مراجعة أساليب وإجراءات العمل من حين لآخر وذلك من أجل إحداث التطوير المستمر في هذا المجال.

أما بالنسبة للقوى العاملة أو ما يعرف بالموظفين فإن عليهم مسؤوليات في إنجاح العمل الإداري ومن ذلك ما يلي:

*الإحساس الذاتي النابع من الموظف نفسه بالمسؤولية تجاه واجبات عمله، والشعور بأنه جزء من المؤسسة الإدارية.

*الإحاطة بمهام وواجبات عمله والتفاعل معها انضباطاً وأداء متميزاً.

*تنفيذ قرارات وتوجيهات رؤسائه حتى وإن كانت تتعارض مع رأيه الشخصي.

*إبداء قدر من التعاون مع زملائه في سبيل تحقيق الأهداف المشتركة.