مشكلات الموظفين وعدم قدرتهم على أداء أعمالهم بالطريقة الصحيحة ترجع إلى عدم وجود وصف وظيفي Job Description لكل وظيفة موجودة على الهيكل التنظيمي للوزارة أو المنظمة المصلحة مهما اختلف حجمها ومسمياتها. فالوصف الوظيفي الواضح وثيقة تقدّم للموظف لمعرفة صلاحياته ومسؤولياته ومرتبه وطرق الاتصال وحدود عمله من أول يوم يبدأ به عمله وذلك حسب نظام وزارة الخدمة المدنية. في بعض الشركات والبنوك وهي قليلة تقدم للموظف الوصف الوظيفي لوظيفته لكن هذا الوصف مفقود في غالبية الجهات الأخرى مما يدعو إلى الفوضى والتداخل بين أعمال الموظفين. الوصف الوظيفي الصحيح هو الذي يحتوي على مسمى الوظيفة المرتبة الصلاحيات المسؤوليات نطاق الإشراف الوظائف التي يشرف عليها المؤهل العلمي والتدريب. في ظل عدم وجود وصف وظيفي على الجهة التي ترغب بالبدء في إعداد الوصف الوظيفي عليها أن تقوم بتحليل جميع الوظائف الموافق عليها والموجودة في الهيكل التنظيمي، وتحليل الوظيفة يعتمد على المقابلات والاستقصاء والملاحظة وهكذا. وهنا أود أن أعطي مثالاً لوصف وظيفي لمدير الموارد البشرية:

يساعد القيادة العليا في صياغة الأهداف، رسم الخطة الإستراتيجية، الإشراف على تنفيذ برامج الخطة التنفيذية، تقديم الاقتراحات الخاصة بتطوير التنظيم الإداري والهيكلي للمنظمة. الإشراف على إعداد جدول تشكيلات الوظائف وتحديد الشواغر سنويّاً، الإشراف على إعداد وتحديث الوصف الوظيفي لكافة وظائف المؤسسة. يشرف على إعداد خطة التدريب بكافة نواحيها.

يشارك في إعداد خطة الإحلال الوظيفي وتحديثها. إعداد ميزانية التدريب لكافة الفئات الوظيفية وميزانية خطة الإحلال الوظيفي. يشارك في عمليات إدارة المعرفة وحسب طبيعة العمل.

المهارات والقدرات والمعارف الأساسية:

مهارة عالية في القيادة، الإشراف والتخطيط الإستراتيجي، قدرة عالية على اتخاذ القرارات.

تحمّل المسؤولية والتوجيه، معرفة تامة بالتشريعات والقوانين والأنظمة.

إضافة إلى سنوات الخبرة المطلوبة ومعرفة المدير المباشر والإدارات التي تعمل معه والحاجة إلى التدريب. إن غياب الوصف الوظيفي سوف يوجد موظفين عاطلين عن العمل وموظفين آخرين غارقين في العمل وذلك بسبب الوصف الوظيفي. من مميزات وجود الوصف الوظيفي تحديد مقدار العلاوة السنوية والتي تعتمد على تقويم الأداء الذي سوف أكتب عنه هذا إذا لم تكن العلاوة السنوية موحّدة للجميع دون أخذ الاعتبار لأداء الموظف. من خلال علاقتي مع بعض المنظمات فإن الوصف الوظيفي يعتبر حلماً يسعى إليه بعض المديرين، أما البعض الآخر فهو يغمض عينه. ترى متى يأتي الوقت الذي حين يوقّع الموظف على عقد التوظيف يتسلّم الوصف الوظيفي للوظيفة التي سوف يعمل بها والذي بدونه سوف يدور حول نفسه ولا يعرف ما هي مهام وظيفته.