تشكل اجتماعات المؤسسات أهمية بالغة لدى كل قائد مؤسسة ولكنها قد لا تلقى جدواها إن لم يكن هناك اتصال جيد من قبل المدراء ولأهمية مهارات الاتصال الجيد هذه بعض الخطوات الإرشادية التي تساعدك في أن تكون متصلاً بارعاً أكثر فاعلية وتأثيراً :

1 - تحقق من جدوى الاتصال.

اسأل نفسك قبل الدخول في أي عملية اتصال: ما الهدف منها؟. إذا كان هدفها واضحاً ويستحق المتابعة فالاتصال هنا أمر مطلوب وإلا تركه أفضل.

إن الاتصال، سواء كان نحو الأفضل أو نحو الأسوأ، هو الشيء الوحيد الذي بحوزتنا، وما علينا ببساطة إلا أن نقتنع به، آخذين في الاعتبار حقيقة أن فهم الآخرين لنا بشكل كامل مسألة نسبية.

2 - وسع دائرة التفكير لديك

تذكر بأن الكلمات عبارة عن رموز فقط للحقيقة، وهذا يشبه إلى حد كبير الخرائط التي تمثل المناطق، حيث إن حقيقة الأشياء غالباً ما تكون مختلفة عن مظهرها. وكلما ازدادت معرفتنا ومعلوماتنا عن القضايا التي نتحدث عنها؛ ازدادت قدرتنا على التأثير والإقناع.

3 - استوعب الرسالة المنقولة إليك .

ابحث في كل ما تحمله من معاني، ولا تقصر تركيزك على بضع كلمات من الرسالة، وانظر إلى ملامح المتحدث وتعبيراته ووضعيته ونبرة صوته، تذكر بأن المهم ليس ما تقول ولكن الطريقة التي تستخدمها، وتنقل بها مشاعرك وأحاسيسك بشكل صحيح.

4 - تعرف على مصدر الرسالة.

كلما عرفت المتصل بشكل أفضل كنت قادراً على تقييم رسالته بشكل أحسن والدوافع الكامنة وراء إرسالها.

فقد ينتقد أحد الزملاء عملك علناً؛ حينما تكون المشكلة الحقيقة شعوره بأن نجاحك المحتمل سوف يجعله يظهر بالمظهر السيئ.

ومن المفيد أن تتذكر كقاعدة عامة من الناس يميلون إلى إخبارك بما يريدون أن يسمعونه منك، وهذا بالضرورة ليس دائماً في صالحك.

5 - صمم رسالتك بما يتناسب مع المستمعين.

اختر الكلمات والمفاهيم والأفكار التي تجعلهم يتفاعلون معك بناء على ما يحملون من خلفية ومعرفة. فمن المحتمل أن تقول أشياء كثيرة في وقت قصير وبالتالي تربك السامع. وكما قيل في المثل: كثرة الكلام ينسي بعضه بعضا.

6 - اطرح الأسئلة والمزيد من الأسئلة.

فالعديد منا يتردد في طرح الأسئلة على شخص ما، خاصة عندما نكون غير متأكدين مما يعنيه ذلك الشخص، وهذا يتولد عادة من خوفنا من الظهور بمظهر الجاهل. فإذا اعتقدت بأنك تفهم ما يقوله وتريد أن تتأكد من ذلك، فأعد صياغة العبارة كما فهمتها ثم دع المتحدث يؤكد لك أن ما فهمته في الواقع صحيحاً. أما إذا رفضت السماح بطرح الأسئلة الذكية، فإنك قد تكون غير متأكد مما تقول.

7 - ماذا تريد أن تقول.

فمقدرة الناس على إيصال المعلومات والأفكار والحكم على الأشياء التي يجهلونها أو لا يعرفون عنها إلا النزر اليسير تزداد يوماً بعد يوم. وليس عيباً ألا يعرف الإنسان الكثير من الأمور، ولكن التأثير في الآخرين وإقناعهم بما تريد لابد أن يعتمد على معرفة جيدة، وتمكن شديد في الموضوع.

8 - قسم الموضوع الى نقاط

لا تدور حول الموضوع بالتحدث في العموميات الغامضة. فإن تحدثت بحديث عام فليكن لديك شيء محدد يوضح قصدك. لا تقل على سبيل المثال « أن على الحوت فاشل في عمله كرئيس في شعبة الشكاوى بل قل عوضاً عن ذلك « لقد شهد قسم الشكاوى ارتفاعا ملحوظا في نسبة عدم الرد على الشكوى في الوقت المحدد وغياباً ملموساً، وسجلاً ضعيفاً لمتابعة الشكاوى، وذلك منذ أن استلم على الحوت عمله في السنة الماضية» ثم دع الحقائق تدعم ما تقول.

9 - لا تخف من قول « أنا لا أعرف».

فالكثير منا لا يعرف إلا القليل عن العالم الذي نعيش فيه. كما أن حجم المعلومات الذي لا نعرفه هو أكبر بكثير من قدرة أي شخص على المتابعة. ماذا لو أن شخصاً ما طرح عليك سؤالاً ليس لديك أي فكرة عن كيفية إجابته؟ إن التظاهر بالإجابة أو تلفيقها يضاعف فقط من مشاكل الجهل.

10 - توجه إلى أولئك الذين تتحدث إليهم بكل انتباهك.

فالكثير منا يستطيع أن يؤدي عملاً واحداً في وقت واحد بشكل جيد. إن العبث بالأوراق، والرد على المكالمات الهاتفية، والتحديق من خلال النافذة، والنقر بالقلم؛ كلها تدل على حالة عدم المبالاة. فإذا لم ترد أن تتحدث إلى الشخص فلا تراه. أما إذا خصصت وقتاً للتواصل مع شخص فامنحه الاهتمام والانتباه؛ بحيث تجعله يتحدث بما عنده. انظر مباشرة في عينيه فإن لم تستطيع ذلك فانظر إلى الجزء الأعلى من أنفه ( النظر في منطقة العينين والأنف له نفس التأثير). استمع بانتباه إلى حديثه، وشارك فيه عندما ترى في ذلك مصلحة لعملية الاتصال.

11 - لا تقاطع الشخص الأخر.

فالمقاطعة طريقة سريعة جداً لوضع نهاية لحديث لم يستكمل بعد. والمقاطعة أيضاً بمثابة إبلاغ الطرف الآخر بالعبارة التالية: « من فضلك اسكت؛ فما سأقوله أنا هو أكثر أهمية». حاول طرح أفكارك في المكان والوقت المناسب. وذلك بهدف تحقيق الحد الأعلى من التأثير النافع.