يرى الدكتور إبراهيم القعيد في كتابه (التقارير الإدارية والفنية) أن الاتصال يلعب دوراً مهماً ورئيسياً في إدارة المنظمات، حتى أنه يمكن القول إن الإدارة ما هي إلا مجموعة من الاتصالات. ويستند هذا الرأي إلى نتائج الأبحاث التي أثبتت أن المدير يقضي 80 % من وقته في العمل بالاتصال؛ فهو يستمع ويتحدث ويقرأ ويكتب المذكرات والتقارير.

وعن كتابة التقارير ينصح الدكتور القعيد بالاختصار، ويقول: يجب استخدام القدر المناسب من الكلمات التي تمكّن الكاتب من توصيل ما يريد توصيله من أفكار دون تطويل يضيع وقت القارئ.

ولا بد أن يكون الخطاب واضحاً، لا لبس فيه، بحيث لا يترك الفرصة للتساؤل عما يقصده من خلال اختيار الكلمات البسيطة السهلة والجمل القصيرة غير المعقدة والمعبرة تماماً عن المعنى.