قدَّم رئيس مجلس إدارة نادي الأحساء الأدبي الدكتور ظافر الشهري شكره وتقديره لأعضاء الجمعية العمومية على حضورهم اجتماع الجمعية الأول وملاحظاتهم القيمة التي أبدوها، وشكر أعضاء مجلس الإدارة على جهودهم التي بذلوها خلال السنة المالية المنتهية التي توّجت بمباركة أعضاء الجمعية العمومية رجالاً ونساء، كما شكر الزملاء الذين حضروا من وكالة الوزارة للشؤون الثقافية.

وقد صرح الدكتور الشهري أنه وبناء على المادة (عشرون) من اللائحة الأساسية للأندية الأدبية في المملكة التي تنص على أن (يكون اجتماع الجمعية العمومية نظامياً بحضور أكثر من نصف الأعضاء العاملين، وعند عدم اكتمال النصاب النظامي يُحدد موعد آخر خلال شهر.. ويكون الاجتماع نظامياً بحضور أكثر من ثلث الأعضاء العاملين، وفي حال عدم حضور أكثر من الثلث يحدد موعد آخر خلال شهر، ويكون الاجتماع نظامياً بحضور أكثر من ربع الأعضاء العاملين، وتصدر قرارات الجمعية العمومية العادية بأغلبية أصوات الأعضاء الحاضرين، وفي حال تساوي الأصوات يرجح جانب الرئيس)، ولهذا تم توجيه الدعوة عبر الوسائل المتاحة لأعضاء الجمعية العمومية لعقد الاجتماع العادي الأول مساء السبت 21-3-1434هـ.

وبناء عليه فقد حضر عدد 35 فرداً من الرجال والنساء من مجموع أعضاء الجمعية العمومية البالغ عددهم 46 فرداً - رجالاً ونساءً -.

وبهذا، فقد اكتمل النصاب القانوني للجمعية العمومية لنادي الأحساء الأدبي في اجتماع الجمعية الأول، وتم استعراض جدول الأعمال المكون من:

1 - الموافقة على تقرير مجلس الإدارة عن أعماله خلال السنة المالية المنتهية 1433هـ.

2 - استعراض برامج الأنشطة وخطة العمل للعام 1434هـ.

3 - المصادقة على الميزانية والحساب الختامي للسنة المالية المنتهية 1433هـ، وإبراء ذمة مجلس الإدارة.

4 - المصادقة على مشروع الميزانية للعام الجديد 1434هـ.

5 - مناقشة المقترحات التي قدمت من أعضاء الجمعية العمومية.

6 - الموافقة على تعيين مراجع حسابات قانوني.

7 - ما يستجد من موضوعات.

وبعد المداولات والنقاش الجاد والمسئول من قِبل السادة والسيدات أعضاء الجمعية العمومية الذين حضروا الاجتماع، فقد نال مجلس الإدارة ثقة الجمعية العمومية بالإجماع.