إن المشكلة التي يعاني منها الناس بشكل عام, والمديرون أصحاب سلطة اتخاذ القرار بوجه خاص, هي هدر الوقت وعدم استغلاله واستثماره بوجه أمثل؛ عن طريق التخطيط والتنظيم السليمين له, مع عدم تبيُّنهم العوامل والمواقف التي تتسبَّب في هذا الضياع. إن وقت المدير هو أحد الموارد الأساسية المتاحة للمنظمة, بل قد يكون أكثرها ندرةً وأهمها, لذا كان من الواجب استخدامه بحساب دقيق تماماً؛ كالاعتمادات المالية, والموارد الأولية المتاحة, بأعلى إنتاجية ممكنة.

إن إدارة الوقت هي أسلوب إداري شخصي يمكن أن يلجأ إليه ويستخدمه المديرون في مختلف المستويات الإدارية (وحتى غير المديرين)؛ حيث يمكن بواسطته أن يخططوا وينظموا وقت عملهم الرسمي المتاح في المنظمة بشكل يستغلونه ويستثمرونه أحسن استثمار في إنجاز الأعمال المكلفين بها على أكمل وجه, حيث يتركز محور تخطيط الوقت وتنظيمه, في وضع السبل الكفيلة بالقضاء على العوامل والظروف التي تتسبب في ضياع الوقت.

ومن بدهيات إدارة الوقت: أن الوقت هو أهم الموارد الموضوعة تحت تصرف القائد الإداري, وأن له خصائص محددة لا تتوافر في أي مورد آخر, أهمها:

1- الوقت لا يمكن تعويضه.

2- الوقت لا يمكن ادخاره.

3- الوقت يكلف مالاً فالرواتب والأجور والتعويضات تُدفع في مواعيدها, سواء استخدم الوقت استخداماً جيداً أم لم يُستخدم.

4- الوقت لا يُشترى بالمال.

5- الوقت الضائع لا يُقاس بتكلفته, لكن بنتائجه السلبية التي يحققها سوءُ استخدامه, أو بالنتائج الإيجابية التي يفوتها على المنظمة.

ولكننا في الواقع نشهد بأن الوقت أهون ما يضيعه كثير من العاملين؛ ومن مسببات ضياع الوقت:

1- عدم كفاءة العملية الإدراية؛ من خلال ضعف المعرفة والإلمام والمهارة لدى المدير في استخدام مكونات العملية الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة.

2- الاستخدام: يتمثل ضياع الوقت في الاستخدام في مجالات الاختيار والتعيين التي تتناسب مع القدرات والإمكانات، فغياب التدريب الجيد يؤدي إلى عدم وجود أفراد فاعلين في المنظمة.

3- الاتصالات: يتمثل ضياع الوقت في مجال الاتصال اللفظي وأدوات الاتصال، حيث إن افتقار المنظمة إلى نظام المعلومات يجعل عملية جمع المعلومات وتوفيرها يستغرق وقتاً طويلاً.

4- كفاءة مستخدمي القرارات:

أ‌- القرارات غير المدروسة ستواجه صعوبات عند تنفيذها حتماً.

ب‌- عدم توافر المعلومات يجعل متخذ القرار يتأخر في عملية اتخاذ القرار.

5- مضيّعات متنوعة:

أ‌- كثرة عدد الاجتماعات, وتشكيل اللجان دون مبرر.

ب‌- كثرة الاتصالات دون مبرر, وبخاصةٍ الشخصية منها.

جـ - الزيارات الصباحية لزملاء العمل.

د- عدم الالتزام بمواعيد العمل الرسمية.

وبطبيعة الحال فإن هناك مصدرين لضياع الوقت هما:

1- الشخص نفسه: هو الذي لا يعرف كيف يستثمر وقته بشكل جيد, نتيجة ضعف مهاراته, وعدم إلمامه بإدارة الوقت وتنظيمه بشكل حسن.

2- الآخرون: مثل الزيارات الشخصية (زملاء العمل لشرب الشاي أو القهوة), وبشكل خاص في مجتمعاتنا النامية التي يسودها كثير من الخجل الاجتماعي.

عليه نقول: إن المهمة الأولى للمدير هي محاولة الاستخدام الأفضل للوقت, وهذا الاستخدام لا يُقاس بالجهد المبذول وإنما يقاس بالنتائج المحققة؛ فقد يكون الجهد المبذول كبيراً جداً, لكنه منصبٌّ على أعمال فردية لا تحقق النتائج المطلوبة، ومن هنا تنبع أهمية تخطيط الوقت وتنظيمه.

ليس ذلك فقط, بل يجب القضاء على مسببات ضياع الوقت، فكلما كنت مستعداً لتحويل وقت ضائع إلى وقت عمل كلما زادت قدرتك على إيجاد وقت أطول لنفسك, وذلك من خلال:

1- اعتماد الوضوح التام في عملية تحديد الأهداف.

2- مراعاة التنسيق في وضع التوقيت الزمني لتنفيذ الأنشطة المختلفة.

3- إعادة النظر بالإجراءات التي تنفذ بموجبها الأعمال, والعمل على تبسيطها ما أمكن.

4- توزيع العمل على الوحدات الإدارية وعلى الأفراد بشكل متوازن وعادل.

5- الالتزام بتطبيق وحدة الأمر والتوجيه.

6- وضع نظام رقابة فعال, يعمل على تحديد معايير رقابية واضحة ومفهومة.

7- وضع نظام سليم ومدروس للحوافز المادية والمعنوية, من أجل خلق الدافع الإيجابي لدى العاملين.

8- السعي لتطوير قدرات الفرد على الاتصال اللفظي.

9- إدخال أدوات اتصال ذات تقنية حديثة, تساعد على نقل الاتصالات بشكل سريع وواضح.

10- تبنيِّ نظام معلومات فعال من أجل توفير المعلومات والبيانات التي يحتاجها متخذو القرارات بدقة وسرعة.

11- الحدُّ من الزيارات الشخصية بشكل لبق.

12- الحدُّ من الاتصالات الهاتفية الشخصية بشكل لبق.

إن القضاء على هذه المسببات يحقق لنا معادلة الوقت الآتية:

تخطيط وتنظيم سَلِيمان للوقت + القضاء على مسبِّبات إضاعة الوقت = إدارة فعالة للوقت.