المدينة المنورة - مروان قصاص

ضمن جهودها لتقديم خدمات مميزة لضيوف الرحمن ومواكبة لجهود المملكة في هذا المجال، وتحقيقاً لتطلعات القيادة الرشيدة حرصت إمارة منطقة المدينة المنورة على جعل المدينة المنورة رائدة في خدمات الحج، وذلك بإحداث نقلة نوعية في منظومة أعمال الحج بالاستفادة من المناهج الإدارية المعاصرة ووسائل التقنية الحديثة والكوادر الوطنية المميزة والفاعلة في خدمة الوطن والحريصة على نموه وتطوره، مع العمل على استغلال الموارد الاقتصادية المتاحة الاستغلال الأمثل.

ومن هذا المنطلق تحرص إمارة المنطقة على تطوير الخدمات المقدَّمة للحجاج والزوار بتضافر الجهود بين لجنة الحج بالمدينة المنورة واللجان والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج نحو تطبيق منهجية متطورة في تقديم الخدمات للمستفيدين منها بجميع فئاتهم، هي: الحجاج - الزوار - مؤسسات الخدمة - المستثمرون - المواطنون المشاركون في أداء الخدمات.

ويرأس الأمير عبدالعزيز لجنة أعمال الحج لمتابعة كافة الجهود من أجل تحقيق أهداف اللجنة، وبالأخص في مواسم الحج والعمرة. وقد أنشأت اللجنة مركزا خاصا لخدمة الحجاج والزوار، يعمل خلال مواسم الحج والزيارة، وبه فروع مصغرة لكافة اللجان والإدارات ذات العلاقة بشؤون الحج والزيارة.

ومن بين أهداف اللجنة دعم الجوانب التنفيذية للجهات العاملة في خدمة الحاج بما يضمن جودة الأداء وتبني آليات تطويرية تدعم دقة المعلومة مع طرح مقترحات تطويرية وتقنية للارتقاء بأعمال الحج والمساهمة في تقليص المعوقات المتكررة في مواسم الحج السابقة من خلال اقتراح حلول متنوعة قابلة للتنفيذ وتشجيع مفهوم العمل بروح الفريق الواحد مع تحديد المسؤولية.

وتشمل الوحدات العاملة في اللجنة وحدات العمليات الإدارية، والشؤون الإعلامية، والتقارير والإحصاء، والعمليات الميدانية، والدراسات والجودة، وتقنية المعلومات، والتنسيق والموارد البشرية. وتعمل كل وحدة في مسارها، وتهتم بكافة تفاصيله وخطوطه العريضة من خلال كفاءات علمية وعملية ذات تجارب وخبرات ودراية ومسؤولية.

وحدة تنسيق عمليات الحج

وتهدف وحدة تنسيق علميات الحج إلى تنظيم عمليات الحج المشتركة بين الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج لتحسين مستوى الأداء ورفع مستوى الجودة وتكامل الخدمات. وتضم الوحدة فريق عمل من ضباط الاتصال التابعين للجهات ذات العلاقة بأعمال الحج للتواصل مع الجهات ذات العلاقة لتحقيق سرعة ودقة وتوثيق المعلومة المتبادلة بين الجهات المعنية ومتابعة إنجاز الإجراء اللازم حيالها.

وتشمل مهام الوحدة المتابعة الإدارية لإنفاذ توصيات لجنة الحج بالمدينة المنورة والتعاميم والقرارات والتوجيهات والتنسيق مع الجهات المعنية بذلك، وتلقي طلبات التنسيق الواردة للوحدة والتنسيق مع الجهات المعنية، والتنسيق بين وحدة العمليات الميدانية والجهات ذات العلاقة لإبلاغها بالحالات الميدانية وتلقي إفادتها فيما اتخذته من إجراءات، والمساهمة في عقد الاجتماعات التنسيقية بين الجهات المعنية لتحسين الخدمات، والمساهمة في إصدار وتحسين خطة برنامج تنسيق عمليات الحج بالمدينة المنورة، الذي يشترك في إعداده الجهات ذات العلاقة، وإعداد التقارير اليومية والدورية والموسمية لنتائج متابعة تنسيق عمليات الحج.

وحدة الدراسات وتقييم الجودة

أما وحدة الدراسات وتقييم جودة الأداء فهي تعنى بإجراء الدراسات الميدانية من خلال تصميم استمارات، ومن مهامها مراقبة ورصد أداء أعمال سكرتارية لجنة الحج ومتابعة ومراقبة أداء أعمال الجهات ذات العلاقة والتركيز على نتائج هذه الأعمال (الخدمات)، ودراسة المعوقات والأخطاء التي تحدث أثناء الحج، واقتراح الحلول المناسبة لذلك وعرضها على لجنة الحج بالمدينة المنورة خلال الاجتماع الذي يخصص لهذا الغرض بعد نهاية موسم الحج، وعمل النماذج والاستمارات اللازمة لتقويم ودراسة أداء الخدمات.

وينبثق دور الوحدة من الأهداف الاستراتيجية للبرنامج التشغيلي بالحج، والمنصب في التحسين المستمر للخدمات المقدمة إلى الحاج أو الزائر لرفع كفاءة هذه الخدمات من خلال أدوات للتقييم وإيجاد حلول للمعوقات التي قد تحدث. وينقسم نطاق العمل إلى قسمين: الأول الإطار الداخلي الذي يهتم بجودة أعمال لجنة المتابعة والتنسيق والقائمين عليها، والثاني الإطار الخارجي، ويهتم بجودة الخدمات المقدَّمة من جميع الجهات ذات العلاقة بالحج.

وتستهدف وحدة تقنية المعلومات الاستفادة من استخدامات التقنية بما توفره من إمكانيات تساهم في تحقيق نقلة نوعية في أساليب العمل والتحسين من مخرجاته بهدف الارتقاء بأعمال الحج بالمدينة المنورة. ويندرج في إطار هذه الوحدة عدة نُظُم تفاعلية، منها البلاغات الميدانية: وهو نظام تفاعلي تصاعدي في نظام البلاغات، وكذلك برنامج التقارير اليومية وبرنامج المؤشرات الإحصائية والأرشفة الضوئية الذي سيختصر الكثير من الوقت، كذلك برنامج الربط بين تصاريح لجنة الإسكان وبرنامج تسجيل المجموعات السكنية، وبرنامج بث رسائل الجوال، واستخدامات البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي، والتشغيل والإشراف على كاميرات الرصد والمراقبة، وبرنامج تعقب الحافلات.

وتقوم هذه البرامج على قاعدة مكونة من تجهيزات البنية التحتية للشبكة (الخوادم)، (إعداد النطاق وضم الطرفيات لها مع المودم)، وربط خادم الأيزا بالإنترنت والبريد الإلكتروني وموقع الإنترنت وغرفة العمليات وكاميرات الرصد والمراقبة وتجهيزات موقع الصيانة.

ومن خلال الوحدة تم توفير أجهزة لاسلكية تعمل على تقنية إشارة الإرسال الرقمي والتماثلي، وتتميز بتغطية أوضح، وتشغيل نظام الإرشاد الإلكتروني عبر تقنية GPS، والخرائط الرقمية للفنادق والدور السكنية والنماذج الإلكترونية مع لجنة الحج على شبكة الإنترنت.

وحدة التقارير والإحصاء

وتقوم بإصدار التقرير اليومي لأعمال الحج لكافة الجهات ذات العلاقة، بما في ذلك عدد الحجاج القادمين والمغادرين والمتبقين بالمدينة المنورة، مع مقارنة تلك المعلومات بالعام الماضي، وبيانات الحجاج من حيث جنسياتهم، وأعداد الرحلات الجوية والحافلات والسيارات الخاصة القادمة والمغادرة، إضافة إلى نسبة إشغال الفنادق والمساكن من إجمالي الطاقة الاستيعابية المصرح بها، وعدد الحجاج المراجعين والمنومين بالمستشفيات والمراكز الصحية بالمدينة، ونسبة إشغال الأسرة بالمستشفيات، والحالات التي تم نقلها بواسطة الهلال الأحمر، ووقائع الأحداث الميدانية والإجراءات المتخذة من قِبل الجهة ذات العلاقة، وفترة بدء وانتهاء الإجراء، وحالة الطقس العامة وغيرها. وترسل الوحدة التقرير اليومي عبر البريد الإلكتروني لجميع الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج، مع إمكانية تصفح كافة المعلومات الواردة بالتقرير عن طريق الموقع الإلكتروني الخاص بلجنة سكرتارية الحج بالمدينة المنورة على عنوان : www.hajcomatmad.org. كما يتم التواصل مع جميع الجهات والأفراد المعنيين بأعمال الحج، ويتم إرسال رسائل SMS يومياً لإفادتهم بمختصر لأهم الأحداث اليومية للحجيج.

وحدة الشؤون الإعلامية

وتقوم بعمل الأخبار اليومية عن مستجدات العمل بداخل اللجنة من اجتماعات صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد أمير منطقة المدينة المنورة رئيس الحج بالمدينة المنورة مع كافة الجهات ذات العلاقة بالحج، وكذلك عمل الأخبار اليومية والنشرة الإلكترونية اليومية التي ترسل لكافة الجهات الإعلامية ورؤساء القطاعات، وتتضمن الأخبار الجديدة، وجدولاً يرصد الإحصاءات المهمة الخاصة بالحجاج من قدوم ومغادرة والمتبقي منهم؛ ما يعطي مدلولات لكافة العاملين ومؤشرات تساعد في إيضاح الصورة العامة للحجاج، وكذلك تقوم بترتيب اللقاءات الإعلامية سواء الصحفية منها أو الإذاعية أو التلفزيونية مع مسؤولي اللجنة لإبراز أهم المناشط والجوانب، كلٌ حسب وحدته، والتوثيق الإعلامي لأعمال الحج، كما تتولى إعداد تقارير إعلامية وتسليط الضوء على الجهات المشاركة في شرف خدمة حجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد نبيه المصطفى عليه الصلاة والسلام.

وحدة العمليات الميدانية

وتهدف وحدة العمليات إلى المتابعة الميدانية للبرنامج التشغيلي لأعمال الحج في نطاق المدينة المنورة، ومن خلال مكتب البلاغات يتم تنظيم التواصل المباشر وتبادل المعلومات مع فرق العمل الميدانية باللجنة والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج وتوثيق البلاغات وتسديدها.

وتهدف العمليات الميدانية لمتابعة الخدمات إلى دعم التحسين المستمر في الخدمات ذات العلاقة بأعمال الحج من خلال تنظيم جولات ميدانية لمختلف مواقع تقديم الخدمات لتقييم مستوى الخدمات ومدى الاستفادة منها وتحديد كفايتها وتلبيتها لمتطلبات الحجاج وزوار المدينة المنورة، وتعبئة نماذج التقييم المعدة لهذا الغرض، ورصد الخدمات التي تتطلب تدخلا مباشرا لتحسينها والتواصل مع مكتب البلاغات بشأنها، وتحليل الوضع الراهن للخدمات، وتقديم المبادرات التطويرية لها بالتعاون مع وحدة الدراسات. كما تقدم وحدة العمليات الميدانية الدعم والمساندة؛ وذلك بهدف تلبية بلاغات طلب الدعم والمساندة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، ورصد الحالات الميدانية ومتابعة إنهائها.

وحدة العمليات الإدارية

تواصل وحدة العمليات الإدارية بلجنة الحج بالمدينة المنورة أعمالها ومهامها لمساندة كافة القطاعات والوحدات العاملة بسكرتارية الحج لأداء مهامها على أكمل وجه، وتقوم الوحدة بأداء العديد من الأعمال والمهام بها، منها القيام بعمليات الخدمات الإدارية ومعالجة الخطابات الرسمية ومتابعة تأمين كافة احتياجات الوحدات واللجان العاملة وإعداد وتنظيم الاجتماعات مع الجهات ذات العلاقة والاجتماعات داخل اللجنة، والقيام بعمليات الصادر والوارد باللجنة، ومخاطبة الجهات ذات العلاقة.