التحوير هو: تغيير مسمى وظيفة معتمدة بميزانية أحد أجهزة الدولة إلى مسمى آخر استجابة لمتطلبات قواعد التصنيف، أو حاجة التنظيم، أو كليهما معاً، على ألا يترتب على هذا التحوير رفع لمستوى الوظيفة (المرتبة) أو في الهيكل التنظيمي القائم.
المستند النظامي للتحوير يتمثل في:
- الأوامر السامية وقرارات مجلس الوزراء ذات العلاقة بإيجاد الوظائف.
- مرسوم الميزانية العامة للدولة.
- قرارات مجلس الخدمة المدنية.
- قرار اللجنة العليا للإصلاح الإداري رقم (138) في 5-9- 1403هـ، الذي ينظم إحداث الوظائف العليا قيادية وغير قيادية في الجهات الحكومية.
الموانع العامة للتحوير
هناك موانع عامة إذا توفرت أو أي منها فإنه يتعذر على لجنة التحوير التوصية بتحوير الوظيفة أو الوظائف المطلوب تحوير مسمياتها حتى وإن كانت متفقة مع الضوابط الأخرى لتحوير الوظائف وهذه الموانع هي:
- إذا كان التحوير سيؤدي إلى تغيير صفة الوظيفة غير المستثناة إلى وظيفة مستثناة إلا إذا كان المسمى المقترح من المسميات المقررة من مجلس الخدمة المدنية.
- إذا لم يمضِ على إحداث الوظيفة أو تحويرها عام مالي كامل ما لم يكن ذلك تصحيحاً لوضع تنظيمي أو تصنيفي لا يمكن شغل الوظيفة بدونه أو حسب ما تراه لجنة التحوير.
- إذا ترتب على التحوير إيجاد نشاط لا تزاوله الجهة ولا يعد من اختصاصاتها.
- إذا ترتب على التحوير إيجاد نشاط لا تزاوله الجهة ولا يعد من اختصاصاتها.
- إذا كان سيترتب على التحوير إيجاد مركز إشرافي غير معتمد أو إلغاء مركز إشرافي قائم.
- لا يتم تحوير الوظائف المشغولة إلا لبعض الحالات وأهمها:
- إذا كان سيترتب على التحوير تصحيح مسمى الوظيفة بما يتفق مع النشاط الأساسي، على أن يتوفر لدى شاغل الوظيفة المؤهل والخبرة المطلوبة لشغل الوظيفة بالمسمى المقترح، مع إرفاق المؤهل والخبرات.
- في حالة توفر تقرير طبي معتمد من الهيئة الطبية ويوصي بتغيير مجال عمله لظروفه الصحية.
إجراءات التحوير
- تعبئة نموذج التحوير من قبل الجهة طالبة التحوير.
- توزيع الوظائف المطلوب تحويرها حسب مراتبها وفق نماذج التحوير رقم (201) أو ما تحدده وزارة الخدمة المدنية من نماذج واستكمال جميع البيانات المطلوبة في حقولهما.
- تصديق جميع طلبات التحوير من المسؤولين بالجهة حسب النموذج.
- بعث الطلبات خلال المواعيد المحددة للتحوير.
- تحديد مندوبين مع بداية العام المالي من قبل الجهة للمشاركة في اجتماعات اللجنة.
تعليمات إجراءات التحوير:
أولاً: ملاحظات عامة
- يجب مراعاة الدقة عند تعبئة حقول النموذج لما لها من أثر في النتيجة النهائية، وتعبئة جميع الحقول، وستعاد النماذج التي لم يتم تعبئة جميع حقولها.
- مراعاة التنسيق مع إدارة المعلومات بوزارة الخدمة المدنية للتأكد من مطابقة المسمى مع سجلات وزارة الخدمة المدنية مما يساعد على سرعة دراسة الطب.
- إرفاق صورة من التشكيلات الإدارية لموقع الوظيفة الحالي والمقترح.
- الفقرات من (1 إلى 25) تعبأ من قبل الإدارة المختصة المناط بها مسؤولية تحوير الوظائف سواء كانت إدارة شؤون الموظفين أو التطوير الإداري أو الميزانية ما عدا الفقرة رقم (14) تعبأ من قبل الرئيس المباشر للوظيفة بالمسمى الحالي والمقترح.
- الفقرات (27، 28) تعبأ من قبل المختصين بوزارة الخدمة المدنية.
ثانياً: تعليمات استخدام النموذج وإيضاح حقوله
- الفقرات من (1 إلى 7) تتعلق بمسمى الوظيفة ورمزها وموقعها في الهيكل التنظيمي قبل وبعد التحوير وهل الهيكل التنظيمي معتمد من اللجنة العليا للإصلاح الإداري أم لا؟
- الفقرات من (8، 10) تتعلق بمدى وجود وظائف أخرى بنفس المسمى الحالي أو المقترح أو الوظائف الأخرى التي تمثل نفس النشاط مثل وظيفة (أخصائي شؤون موظفين) تذكر جميع الوظائف الموجودة بهذا المسمى أو بمسمى باحث أو مدقق أو مراقب شؤون موظفين.
- الفقرة (11) يقصد بها معرفة مسمى ومستوى الوظيفة الإشرافية على الوظيفة بعد التحوير.
- الفقرة (12) تعبأ في حالة كون الوظيفة المقترح التحوير إليها مسمى إشرافياً، مثال: أخصائي شؤون موظفين م11 مطلوب تحويرها إلى مدير إدارة شؤون الموظفين، فإنه يذكر الوحدات والأقسام والشعب التي تقع تحت إشراف مدير إدارة شؤون الموظفين ومستوياتها وعدد الموظفين في كل وحدة أو قسم أو شعبة.
- الفقرة (13) تعبأ في حالة كون الوظيفة المقترح التحوير إليها مسمى إشرافياً مثال: مستشار قانوني م12 مطلوب تحويرها إلى مدير الإدارة المالية فإنه لابد من ذكر الإدارات المماثلة التي تقع تحت إشراف الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية مثل إدارة المستودعات، الاتصالات الإدارية، الخدمات، شؤون الموظفين، وإيضاح مستوياتها وإيضاح عدد الوظائف ومستوياتها في كل إدارة.
- الفقرة (14) خاصة بوصف واجبات ومسؤوليات الوظيفة قبل التحوير وبعد التحوير، وفي هذا الحقل توصف الوظيفة بإيجاز بحيث يدل الوصف على طبيعة العمل، والابتعاد عن العموميات، وذلك من واقع العمل الفعلي المنبثق من اختصاص الوظيفة واختصاص الإدارة لا من واقع التعاريف والخواص المختصرة الواردة بدليل تصنيف الوظائف.
- الفقرات من (15 إلى 17) خاصة بمبررات طلب التحوير التنظيمية والتصنيفية أو أية مبررات أخرى، كأن يكون الغرض من التحوير استكمال الهيكل التنظيمي المعتمد، أو لأنه طرأت زيادة في واجبات ومسؤوليات الوظيفة أو إضافة نشاطات جديدة أو برامج عمل دائمة مع تحديد ذلك بوضوح ولا يكتفى بالمبرر العام (حاجة العمل) فقط.
- الفقرة (18) خاصة بواقعة الوظيفة (إحداث أو رفع أو تعديل أو تحوير أو تخفيض) مع تحديد تاريخ الواقعة التي تمت على الوظيفة، وكذلك إيضاح هل هي شاغرة أم مشغولة وتاريخ شغورها إذا كانت شاغرة؟
- الفقرة من (19 إلى 25) خاصة بمعلومات عن شاغل الوظيفية في حالة كون الوظيفة مشغولة.
- الفقرة (26) خاصة بالتصديق على النموذج من قبل مدير شؤون الموظفين أو مدير إدارة التطوير الإداري أو الميزانية، وكذلك من صاحب الصلاحية الذي يملك حق التعيين على الوظيفة.
- الفقرة (27، 28) خاصة بالمختصين بوزارة الخدمة المدنية.
ملاحظة عامة
- يتطلب من الجهة تحديد احتياجاتها من الوظائف المطلوب تحويرها أثناء العام المالي وفقاً للأولويات التي تراها مناسبة لتحقيق الأهداف المطلوبة منها على أن يراعى ذلك عند إرسال طلبات التحوير للفترات المحددة بالجدول أعلاه الموضح به صدور القرار وآخر موعد لقبول الطلب لكل قرار.
- آخر موعد لقبول الطلبات للعام المالي 1428 - 1429هـ ما يتم تسجيله بوارد الوزارة بتاريخ 29-10-1429هـ، وفي حالة ورود طلبات بعد هذا التاريخ فإنها سوف تُعاد للجهة لعدم تمكن لجنة تحوير الوظائف من دراستها.
