حسب الاختصاص
عبد العزيز بن صالح العمار

إن من مميزات التنظيم الجديد لوزارة الخدمة المدنية الذي بدأ العمل بموجبه اعتبارا من 1- 5-1421هـ أنه راعى احتياجات العمل الراهنة والمستقبلية وذلك بإلغائه إدارات أو نشاطات غير ضرورية أو قيامه بتعديل أوضاع العديد من الإدارات والنشاطات، سواء بتغيير المستوى التنظيمي لها أو بتغيير الاسم لينسجم مع طبيعة النشاطات المستحدثة أو إنشاء وحدات إدارية واستقلال بعض الأنشطة بوحدات منفصلة، ومن مميزات التنظيم الجديد للوزارة أيضا وضوح خطط السلطة والمسؤولية والاختصاص، فهو يحدد جهة الارتباط والعلاقات التنظيمية والأهداف والمهام لكل الإدارات بشكل واضح ودقيق، بحيث يتم تحقيق التجانس التام في الارتباط التنظيمي الرسمي مع الفعلي، وبما يحول دون تعقيد خطوط السلطة والمسؤولية وازدواجية الإشراف والتوجيه وتشابك قنوات الاتصال الرسمي وغير ذلك من المشكلات التنظيمية المؤدية لزيادة احتمالات إرباك العمل وإعاقة سير الإنجاز.
ولقد أتيحت لي فرصة الالتحاق بإحدى الحلقات التطبيقية التي يعقدها معهد الإدارة العامة لتنمية مهارات القيادات الإدارية العليا في الدولة، فكانت تحدث مناقشات بين بعض المشاركين في هذه الحلقة أثناء فترة الاستراحة بين المحاضرات، وأكثر هذه المناقشات تدور حول شؤون الخدمة المدنية في القطاعين العام والخاص.
وبصفتي أحد منسوبي وزارة الخدمة المدنية فقد كانت توجّه إليّ بعض الاستفسارات المتعلقة بنظام الخدمة المدنية ولوائحه التنفيذية وما صدر حولها من قرارات وتعاميم وتعليمات.
ومن الاستفسارات التي تلقيتها استفسار من أحد المسؤولين مسؤولية مباشرة عن شؤون الموظفين في جهته يتعلق بعدم وضوح جهة الاختصاص في وزارة الخدمة المدنية التي تتولى الرد على الاستفسارات النظامية التي ترد إليها من الجهات الحكومية بعد التنظيم الجديد للوزارة.
فقلت له جواباً على استفساره في هذا الشأن: إن التنظيم الجديد للوزارة ألغى الإدارة المخصصة للردّ على الاستفسارات وجعل كل إدارة من إداراتها (إدارة لتنفيذ الأنظمة) في مجال المهام والأنشطة المرتبطة باسمها التنظيمي، فمثلاً الاستفسارات المتعلقة بالتدريب والابتعاث والإيفاد تتولى الإجابة عنها الإدارة العامة للتدريب والابتعاث، والاستفسارات المتعلقة بالبدلات والمكافآت والتعويضات أو الرواتب والأجور أو تحوير الوظائف تتولى الإجابة عنها الإدارة العامة للتصنيف والرواتب، والاستفسارات المتعلقة بالتعيين ونحوه توجه إلى الإدارة العامة للتوظيف.. وهكذا؛ أي أن كل إدارة من إدارات الوزارة تتولى دراسة الاستفسار الوارد إليها والإجابة عنه (حسب الاختصاص).
وقال لي أحدهم: ولكن قد يرد للوزارة استفسارات غير مرتبطة بأسماء وحدات تنظيمية محددة كالإجازات، والواجبات، والعقوبات، والتكليف والإعارة، وإنهاء الخدمة وتعديل تاريخ الميلاد وغيرها.
قلت له: كلامك صحيح، ومثل هذه الاستفسارات ترد يومياً للوزارة، إلا أن واضع التنظيم الجديد للوزارة لم يغفل هذا الجانب، حيث أوكل الرد على هذه الاستفسارات ل(شعبة المراجعة السابقة) المرتبطة مباشرة بمدير عام المراجعة.
كما قال لي أحد المشاركين في هذه الحلقة ممن حضروا هذه المناقشة: وما هو دور الشؤون القانونية في الوزارة بعد التنظيم الجديد بالنسبة للردّ على الاستفسارات؛ فأجبته بأن الإدارات تجيب الجهات الحكومية مباشرة على الاستفسارات إذا كانت الإجابة واضحة بالأنظمة أو اللوائح أو القرارات أو التعاميم أو الحالات المماثلة أو الأدلة، كالدليل الشامل لأنظمة ولوائح وتعليمات الخدمة المدنية ودليل الآراء النظامية. أما إذا كانت الإجابة غير واضحة فعلى الإدارة إحالة الاستفسار للشؤون القانونية في الوزارة بما يتضمن أن هذه الحالة المستفسر عنها لا تحكمها نصوص واضحة بالأنظمة واللوائح أو القرارات أو التعاميم أو الأدلة وأنه لم يسبق بحث حالات مماثلة لها، ومن ثم دراسة الحالة من قبل الشؤون القانونية واتخاذ كامل الإجراءات اللازمة لاعتماد وجهة نظر الوزارة، وتبلغ به الإدارة المختصة بالموضوع لتتولى بدورها إجابة الجهة الوارد منها الاستفسار.
كما أن واضع التنظيم الجديد للوزارة قد حدّد مسارات إجرائية دقيقة وواضحة للمعاملات الواردة وخاصة ما يتعلق بالاستفسارات تتضمن سرعة إنجازها وذلك من خلال (الدليل الشامل لمهام واختصاصات الوحدات التنظيمية في الوزارة وإجراءات ونماذج العمل والصلاحيات المخولة بها).
وفي نهاية حديثي شكرني الجميع على هذا الإيضاح، وذهبنا جميعاً للقاعة استعداداً لحضور المحاضرة بعد أن قرب موعدها.