تنظيم المكاتب وطرق وأساليب السكرتارية (1-2)
مؤهلات السكرتير أو المدير الإداري
الخطوات العملية لإدارة العمل المكتبي.. الخطوات العلمية لإدارة العمل المكتبي

كل مؤسسة أو منشأة تسعى لتحقيق النجاح لابد لها من أسس تنظيمية تتبعها داخل إدارتها. ويحتاج هذا التنظيم إلى أفراد أكفاء تتوفر فيهم مواصفات وظيفية خاصة تمكنهم من توجيه العمل نحو تحقيق الاهداف المطلوبة.
ووظيفة السكرتير أو المدير الإداري في المؤسسات غالبا ما تكون بمثابة الدينمو المحرك داخل المؤسسة لأنه الشخص المنوط به الإلمام بكافة تفاصيل العمل داخل المؤسسة. وكيفية أداء السكرتير أو المدير الإداري لعمله والطريقة التي يتبعها لتنفيذ العمل والصفات التي يتمتع بها واحترام الموظفين لرؤسائهم كل هذه تمثل زوايا وأُطُر هامة لابد من توافرها لضمان إدارة علمية ناجحة للعمل المكتبي الامر الذي ينعكس ايجابا على المؤسسة ويساعدها في تحقيق أهدافها ومقاصدها.
مؤهلات السكرتير أو
المدير الإداري
هنالك العديد من المؤهلات التي يجب أن تتوفر في المدير الإداري أو السكرتير أهمها أن يتمتع بثقافة عالية ويلم إلماماً تاماً بأصول اللغة حتى يتمكن من صياغة التقارير المطلوبة منه، وكتابة محاضر الجلسات وجدول الأعمال بلغة سهلة واضحة المعنى.. وإذا كان للمنشأة عمليات خارجية فيجب على السكرتير أن يلم ببعض اللغات الاجنبية.
أن يكون ملماً بأصول القانون التجاري (العقود - الوكالة - الأوراق التجارية - القانون البحري. إلخ). وأصول المحاسبة، وأنظمة الضرائب وأعمال المصارف والبورصات والعلوم الاقتصادية والمالية وطرق الاستثمار وتمويل المشروعات هذا بالنسبة للمؤسسات والشركات ذات الصفة التجارية.
والإلمام بإجراءات عقد الاجتماعات وتنظيمها والتصويت وتسجيل ما يدور فيها من مناقشات وقرارات.. الخ).
والإلمام بقانون الشركات والمؤسسات والقوانين الأخرى التي تتعلق بنشاط المؤسسة.
والمعرفة أو الخبرة التامة بطرق تنظيم وإدارة المكتب (الأعمال الخاصة بالمراسلات وحفظها، تعيين الموظفين والنظر في شؤونهم واستخدام المستحدثات الآلية كالآلات الحاسبة وآلات الاحصاء والمحاسبة.. الخ) وتهيئة الوسائل التي تساعد المؤسسة على الحصول على إنتاج كامل من موظفيها.
صفات السكرتير أو المدير الإداري
تستدعي طبيعة عمل السكرتير واتساع دائرة أعماله وإشرافه على عدد كبير من الموظفين بالمؤسسة، ان يتصف السكرتير بالحرص والفطنة والعقل البصير حتى يتمكن من البت في الأمور دون تردد واستخلاص الحكم الصائب عند استعراض الحقائق. ويجب أن يتمتع السكرتير بشخصية محبوبة تبعث على الاحترام، فيما يمكنه ان يحصل من موظفيه على إنتاج كامل. والسكرتير الكفء هو الشخص الذي تتوفر فيه اللباقة وحسن التصرف والتمييز، لأنه بالرغم من أن أعضاء مجلس الإدارة هم الذين يديرون دفة الشركة فإنه ليس لديهم من فرص الاتصال بالغير والموظفين مثل ما للسكرتير أو المدير الإداري الذي يعتبر بحكم مركزه، ضابط الاتصال بين الإدارة والموظفين، وبينهما وبين العملاء.
وسعة الاطلاع من الصفات التي يجب ان يتصف بها السكرتير، حتى يتمكن من جمع الاحصائيات والمعلومات التي تتعلق بالصناعة او التجارة التي يتبعها او يدخل في دائرتها نشاط مؤسسته، حتى يكون على علم بكل جديد، فبذلك يتمشى مع التطورات الاقتصادية.
الخطوات العلمية لإدارة
العمل المكتبي
المشتغلون بإدارة المكاتب لابد لهم من فكرة واضحة عن خطوات الطرق العلمية لتنظيم العمل المكتبي ويمكن اجمالها في خطوات تسع، ولتوضيح هذه الخطوات عمليا نفترض حالة مدير مكتب يهتم بزيادة إنتاجية موظفي المكتب، فمدير المكتب الذي يتبع الطريقة العلمية لابد له من الآتي:
تحديد المشكلة
يجب أن يحدد الإداري المشكلة التي يرغب في جمع بيانات عنها لمعرفة حلها، فإذا افترضنا انه بعد الدراسة رأى مدير المكتب ان زيادة إنتاجية الموظف يمكن الوصول إليها باتباع إحدى الطرق الآتية:
- ترتيب منطقة العمل للموظف ترتيباً أفضل.
- انسياب العمل بانتظام إلى الموظف.
- تحسين تصميم النماذج والسجلات المستخدمة.
- إنشاء برنامج للتدريب لرفع كفاءة الموظف.
وتأثير كل من هذه العوامل على الموظف يعتبر مشكلة مستقلة، ولذلك نفرض ان مدير المكتب قرر ان يفحص برنامج التدريب كوسيلة لتحقيق هدفه وبذلك تكون قد تحددت مشكلته، ويكون قد استبعد الوسائل الأخرى.
الملاحظات المبدئية والتحليل
بعد معرفة المشكلة تكون الخطوة التالية هي القيام بالملاحظة المبدئية والتحليل، ففي هذه الخطوة يجمع مدير المكتب البيانات التي تبين تأثير العوامل المختلفة على المشكلة التي يجري فحصها، وقد يحصل على البيانات من المواد التي سبق نشرها كتقارير الاختبارات أو الاحصائيات أو نتائج البحوث التي تبين العلاقة بين برامج التدريب وبين إنتاجية الموظف. كما قد يقوم مدير المكتب بدراسة سجلات العمل أو ملاحظة الموظفين أثناء العمل للحصول على البيانات المطلوبة عن إنتاجهم. وبمقارنة إنتاج كل موظف بدرجة تدريبه يمكن الوصول إلى العلاقة بين إنتاج الموظف ومدى تدريبه.
كما ان هذه الدراسة قد تبين أي نوع من التدريب حصل عليه الموظفون ذوو الإنتاج المرتفع وأي نوع من التدريب لم يحصل عليه الموظفون ذوو الإنتاج المنخفض.
افتراض حل مبدئي للمشكلة
يلي ذلك وضع مشروع حل للمشكلة بناء على البيانات التي تم جمعها وعلى خبرة وتجارب مدير المكتب، ويمكن أن يكون مشروع الحل كالآتي:
بما أن الموظفين ذوي الإنتاج المرتفع هم الذين حضروا برامج التدريب في طرائق الإنتاج المكتبي، وفي تطبيق السياسات المكتبية يمكن افتراض وجود علاقة بين المتدرب في هذه الموضوعات وبين الإنتاج المرتفع.
وواضح انه لا يمكن أن نقطع بصحة ذلك ومن ثم فإن مشروع الحل هو عبارة عن اقتراح يجب اثبات انه صحيح أو العكس.
التحليل التفصيلي
ويقصد به دراسة جزئيات الحل المقترح، أي انه ينبغي تحليل مشروع الحل إلى جزئياته ودراسة كل جزئية على حدة دراسة مستفيضة.. ففي مثالنا يحلل التدريب على طرائق الإنتاج المكتبية إلى جزئياته فتبين الموضوعات التي يدرب الموظف عليها وطرق التدريب، وعدد الدارسين في كل مجموعة، والمستوى العلمي للمدربين.
جمع البيانات التفصيلية
بعد تحليل مشروع الحل إلى جزئياته ودراسة كل منها، يبدأ مدير المكتب في جمع بيانات كافية عن جزئيات الحل.
وقد تكون البيانات أولية أو ثانوية فالبيانات الأولية هي التي يتم الحصول عليها مباشرة من الأفراد أو من التجارب والبحوث والاستقصاءات التي تجري خصيصا لحل المشكلة موضوع الدراسة. أما البيانات الثانوية فهي التي يتم الحصول عليها من سجلات أو من مصادر منشورة، أي أن هذه البيانات قد تم الحصول عليها أصلاً لأغراض أخرى.
ففي مثالنا يمكن جمع البيانات الأولية باختيار موظف لم يتلق أي تدريب والقيام بتدريبه التدريب المقترح، وبقياس إنتاجه في فترات متقطعة أثناء مدة مرانه لتحديد العلاقة بين برامج التدريب وإنتاج الموظف.
وأما البيانات الثانوية فتجمع لتساعد وتكمل البيانات الأولية، وتتضمن هذه البيانات ما تنشره الحكومات والمنشآت التجارية والهيئات العامة والخاصة الأخرى من بيانات لها علاقة بموضوع البحث.
تبويب البيانات
ينبغي بعد ذلك ترتيب البيانات وتبويبها حتى يمكن تفسيرها تفسيرا صحيحا واستخلاص النتائج الدقيقة منها، وتبويب البيانات يعني في معظم الأحوال تجميع البيانات المتشابهة معاً، فالبيانات الخاصة ببرامج التدريب على طرائق الإنتاج تجمع مع بعضها، بينما البيانات الخاصة بالسياسات المكتبية تجمع وحدها ونحو ذلك.
غير انه ينبغي عدم التوسع في التقسيم عند التبويب إذ ان معظم البيانات يمكن تقسيمها إلى مجموعات متعددة.