التحديث الإداري ما بين النظرية والتطبيق

طالعتنا وسائل الإعلام في الآونة الأخيرة بالعديد من الموضوعات التي تحدثت عن التحديث الإداري والتنظيم والتطوير.. لكن هذه المقالات تناولت في مجملها الإيجابيات والسلبيات على مستوى الإجراءات التنظيمية والإدارية القائمة.
ويأخذ الحديث منحى أكثر حدة عندما يتناول عمليات تحسين الأوضاع الإدارية عن طريق استخدام أساليب علم التنظيم الإداري بالاستعانة بالمتخصصين في هذا الميدان.
قال الدكتور عاصم بن محمد السعيد تلجأ بعض الإدارات لتنظيم نفسها بالاستعانة بالمختصين تحت ضغط العديد من العوامل المؤثرة مثل وجود مشاكل إدارية في تحديد المسؤولية وطرق الإجراءات المتبعة وأسلوب العمل المطلوب.
ويضيف الدكتور عاصم من جامعة الملك فهد قائلاً: قد تلجأ بعض الإدارات الى اعادة تنظيم نفسها بتأثير ضغوط خارجية من قبل المستفيدين أو الأعضاء مع عدم وجود هيكل تنظيمي واضح إضافة الى الرغبة في إظهار الإدارة بمظهر راق والرغبة في توفير النفقات وزيادة الإنتاج ورفع مستوى الموظفين والتمكن من التوسع ولكن بعض الإدارات ترفض الاعتراف بأنها بحاجة الى تنظيم جديد أو نظرة تطويرية جديدة نتيجة للتغيرات التي حدثت في نوع الموظفين وكفاءاتهم والتطور العلمي في استخدام الإمكانيات التكنولوجية في الإدارة أو الجهة والإنتاج وتقديم الخدمة.
ويضع الدكتور عاصم إصبعه على الجرح حين يقول: وهنا تبدأ مشكلة إقناع الجميع بأن التنظيم عملية مستمرة لا يمكن الاستغناء عنها وهي مرتبطة بعدة عناصر أخرى كالتخطيط والتنفيذ والرقابة.وانطلاقاً من ذلك يطرح الدكتور عاصم الخطوات التحديثية التالية:- التخطيط: ويدعو هنا الى معرفة الأهداف والسياسات التي تتبناها الإدارة ثم تحديد الأهداف العامة ثم وضع الخطط الاستراتيجية وما الخطط الخمسية أو العشرية إلا مثال ذلك.
- التنظيم: ويأتي بعد التخطيط حيث يتولى أخصائي التنظيم دراسة ومعرفة الأهداف والسياسات.. وتبعاً لسياسة الإدارة يتم تغيير الهياكل التنظيمية لتناسب الوضع الجديد.
- التنفيذ: وهي من أهم المراحل حيث تتطلب إرادة قوية تعتمد على جانبين مهمين هما التدريب والتوجيه من ناحية والإدارة المالية والميزانية من ناحية أخرى.
- الرقابة والمتابعة: وهي المرحلة الأخيرة من مراحل العملية التنظيمية حيث يتم خلالها معرفة السلبيات والإيجابيات واتخاذ القرارات السليمة.
منطلقات الجاهزية الإدارية
أما الدكتور محمود عساف فيتحدث في كتابه (أصول الإدارة) عن مفهوم الجاهزية ومنطلقاته فيقول: إن هذا المفهوم يعتمد على منطلقات عدة تشمل:
الاستعداد ويعني الاستعداد النفسي والمعنوي والتنظيمي للعاملين والمادي للوحدات الإدارية لمواجهة الظروف الطارئة والذي يجعل الإدارة لا تفاجأ أو تصاب بالذعر لدى وقوعها.وإكثار التوقعات والتنبؤات عن الظروف الطارئة الممكنة التي من شأنها جعل العاملين يتخذون إجراءاتهم لتداركها سلفاً.
والتكيف: وهي تكييف الإدارة أو تعويدها على الحالات الطارئة لتستمر بوتائر مناسبة في جميع الحالات.وتكريس الأنظمة والتعليمات في الحالات الطارئة بنصوص قانونية وتحديد المستندات والمؤيدات القانونية في تحقيق الجاهزية.
الإدارة والقطاع الحكومي
ولا تختلف الإدارة في القطاع الحكومي عنها في القطاع الخاص خاصة وأن القطاع الخاص في المملكة يعتبر حجر الزاوية في الاقتصاد السعودي في ظل ارتفاع نسبة مشاركته في الأداء الاقتصادي.. ولأن برنامج الإصلاح الاقتصادي الذي تقوم المملكة بتنفيذه يعتمد بالدرجة الأولى على تعزيز مشاركة القطاع الخاص ونمو دوره في تعزيز الناتج المحلي الاجمالي.وانطلاقاً من ذلك فإن القطاع الخاص يساهم من خلال تجربته في إرساء قواعد صحيحة لفن الإدارة خاصة وأن غالبية مؤسسات القطاع الخاص بمنأى عن الفساد الإداري لأنه غالباً ما يشغل المناصب الإدارية فيها أصحاب رؤوس الأموال المساهمين في تمويلها.ونبدأ بمثال عن القطاع الحكومي من خلال غرفة تجارة وصناعة القصيم حيث يؤكد أحمد بن عبدالله التويجري أمين غرفة القصيم على دور الإدارة في القطاع الحكومي في تعزيز دور القطاع الخاص وبالتالي تعزيز اقتصاد المملكة وذلك من خلال تنظيم الفعاليات والنشاطات لقطاع المال والأعمال ومتابعة عملية تطوير القطاعات الإنتاجية.ويشير التويجري الى دور الغرفة التجارية في ذلك التي ساهمت في تأسيس وقيام العديد من الشركات المساهمة والخاصة ذات البعد الاقتصادي الوطني بشكل عام.وتحدث التويجري عن ضرورة إدخال التقنيات الحديثة في الإدارة مما يمنح الإدارة استقراراً وسرعة وكفاءة في ميدان عملها ويؤدي الى تقليص عدد الموظفين العاملين في الإدارة ليتحولوا الى قطاعات إنتاجية.ويتناول التويجري دور المرأة في الإدارة مؤكداً على أهمية هذا الدور على التصاريح والاستفادة من خدمات المرأة بأيد نسائية.
الإدارة والقطاع الخاص
ولا يختلف القطاع العام عن القطاع الخاص في هذا الميدان إلا أن هناك إدارات في بعض المؤسسات يستلزم عملها جاهزية قصوى على مدى الساعات الأربع والعشرين ومنها القطاع الصحي حيث يقول الدكتور فيصل النجار مدير عام مستشفى المركز التخصصي الطبي إنه يجب توزيع العاملين على أقسام العمل والوظائف خلال هذه المدة مع مراعاة الفترات التي يشتد فيها العمل أو يخف.كما يدعو الى اعتماد أسلوب مبسط لاستدعاء العاملين في الحالات المفاجئة وتزويد العاملين بوسائط الاتصال والانتقال.
كما تحدث الدكتور فيصل النجار عن جاهزية الإدارة في الحالات الطارئة مؤكداً أن من أوجه الكفاءة أن تمارس الإدارة فعاليتها بوتيرة مناسبة في جميع الحالات العادية منها والطارئة خاصة وأن هناك ظروفاً وحالات غير متوقعة تطرأ أو تستجد على العمل الإداري من حين لآخر فتجعل إنجازه صعباً ومعقداً أو تجعل أساليبه وتنظيماته وأدواته ووتيرته العادية قاصرة عن مواجهة هذه الحالات والظروف مالم تكن قد أعدت سلفاً تدابير وإجراءات تساعد على استمرار الأداء الإداري بكفاءة مناسبة في مواجهتها.
العامل الزمني
أما صالح الصالح نائب مدير عام إدارة شركة كودو للتغذية والإعاشة فقد تحدث عن الرؤية الواضحة الهادفة الى بناء إدارة قوية ودقيقة في أداء أعمالها الهادفة الى تنمية الشركة وتوسعها المستمر.. ويشير الصالح الى شركة كودو المختصة بالمطاعم والتي تدير 110 مطاعم موزعة على أنحاء المملكة يعمل فيها أكثر من 200 موظف وهنا يأتي الحديث عن الإدارة عن بعد حيث يدعو الى ترك بعض الصلاحيات الى مسؤولين محليين ليتمكنوا من تسيير أعمال الشركة.
ويضيف الصالح أن عامل الزمن غالباً ما يهمل من قبل بعض الإدارات البيروقراطية لصالح التمسك بالروتين وهذا ما يؤدي بالإدارة الى الجمود وعدم التطور وعدم مواكبة المستجدات الإدارية والاقتصادية.ويؤكد بأن البيروقراطية تقتل الإبداع وتدفع نحو الركون إلى التعليمات وتنفيذها بدقة بل أحياناً تحفز الموظف والإداري على ابتكار بعض التنظيمات الخاصة به بحيث يزيد في عرقلة العمل الإداري.
وضوح الرؤية
وأكد عبدالله يوسف النافع مسؤول الشركة العربية للمأكولات الخفيفة أن أهمية عامل الزمن وارتباطه مباشرة بجميع الوظائف والنشاطات الإدارية وحسن استخدامه واستغلاله الذي يتوقف عليه نجاح الإدارة مشيراً إلى أهمية الابتعاد عن البيروقراطية والروتين كظواهر مرضية تعيق آلية العمل.
يؤكد الأستاذ النافع على مسألة الجاهزية ومتطلباتها مثل الاستعداد النفسي والمعنوي والتنظيمي للشركة ووضع التخمينات والتوقعات عن الظروف الطارئة وتكريس الأنظمة والتعليمات.. وهكذا.ويقول: إن هذه الأمور فيما لو طبقت بشكل سليم فإنها ستؤدي حتماً الى تعزيز عمل المؤسسات وبالتالي تعزيز اقتصادياتها بما يضمن استمراريتها دون معوقات تذكر.