أساسيات الإشراف الإداري (2-2)
د. سيد عليوه

من سمات الإداري الناجح
تناولنا في وقت سابق المبادئ الأساسية في الإشراف، حيث ركزنا على تلك المبادئ ومنها:
إعطاء الموظف معلومات كافية عن عمله، وعقد الاجتماعات الدورية لمناقشة مشاكل العاملين، الإشادة بالعمل الطيب، استخدام النقد البناء لتحسين العمل الضعيف للموظف، إعطاء الفرصة للمرؤوسين لإظهار كفايتهم في تحمل مسؤوليات أكبر، وعدم التعالي على المرؤوسين وستناول هذا الأسبوع موضوعات أخرى لا تقل أهمية ومنها:
قطع الوعود، والإشادة بالعمل، وعدم نسب المدير أفكار الآخرين إليه
لا تقطع وعودا
لا تستطيع الوفاء بها
يحدث في بعض الأحيان أن تواجه الجماعة أو أحد الأفراد الذين يعملون تحت رئاسة المشرف مشكلة ما تتطلب من المشرف أن يتدخل لحلها.. في هذه الحالة يجب على المشرف أن يراعي ألا يعد بأشياء سوف يؤديها أو سوف يدفع المستويات الإدارية العليا إلى أدائها إلا إذا كان واثقاً تماماً من قدرته على تنفيذ ذلك.
وفي هذا المجال ننصح المشرف باتباع الآتي:
1- أن يكون على علم تام بمدى ونوعية الصلاحيات المخولة له.. ويستطيع معرفة ذلك عن طريق الاطلاع على اللائحة التنظيمية أو القرارات المحددة لمسؤولياته وصلاحياته.
2- أن يتأكد أن ما وعد بتنفيذه يدخل في نظاق هذه الصلاحيات وبالتالي يكون قادرا على اتخاذ القرار وتنفيذه.
3- إذا كان يشك في أن الموقف أو المشكلة خارج نطاق صلاحياته فإنه يستطيع أن يعد بأن يحاول إقناع المسؤولين بما توصل إليه مع مرؤوسيه، مع تجنب التلميح بأنه متأكد من أن التوفيق سوف يحالفه أو أنه ربما يفشل في ذلك.
واتباع هذه المبادئ يؤدي إلى زيادة ثقة المرؤوسين في المشرف عليهم وفي كل ما يعدهم به.
لا تنسب أفكار مرؤوسيك لنفسك
من بديهيات الإشراف أنك تنظر إلى نجاح مرؤوسيك على أنه نجاح لك شخصياً.. لأن المشرف الكفء هو الذي يستطيع أن يجعل من مرؤوسيه موظفين أكفاء أيضاً، إلا أننا نرى في بعض الأحيان أن بعض المشرفين يعتقدون أن أية فكرة جيدة تتعلق بالعمل يجب أن تصدر منهم شخصياً، ونجدهم يتصرفون حيال الأفكار الجديدة التي تقدم لهم باتباع بعض الأساليب التالية:
1- أن يسفهوا أية فكرة جديدة يتقدم بها أحد مرؤوسيهم.
2- أن يقللوا من قدرات مرؤوسيهم ويحاولون إظهارهم بمظهر غير المتمكنين من أعمالهم وبالتالي غير القادرين على ابتكار أفكار جديدة.
3- أن يرفضوا الفكرة عندما تقدم لهم.. وذلك رغم اقتناعهم بصحتها، ثم يعودون بعد فترة من الزمن ويضعونها موضع التنفيذ على أساس أنها نتاج تفكيرهم واجتهادهم الشخصي.
4- أن يظهروا إعجابهم بالفكرة ويرحبون بها ثم لا ينفذونها على الإطلاق ولا يوضحون لمرؤوسيهم أسباب عدم التنفيذ، ويعتمدون على الوقت في نسيان هذا الموضوع.
لذلك يجب عليك أن تتدارس الأفكار الجديدة التي يتقدم بها مرؤوسوك، وفي حالة اقتناعك بها يجب أن تحاول اتخاذ الخطوات التي تمكن من تنفيذها، فإذا لم تستطع وضعها موضع التنفيذ فعليك أن توضح لمرؤوسيك الأسباب التي أدت إلى ذلك.
أن تعترف بأخطائك
إن المشرف مثل أي فرد آخر داخل المجموعة التي يرأسها قد يصيب وقد يخطئ في رأيه وفي قراراته، إلا أن بعض المشرفون يعتقدون أن كونه رئيساً لهذه المجموعة يعني أنه يجب أن يكون دائماً على صواب، وأن قراراته هي دائما القرارات السليمة، إلا أن هذا خطأ، إذ إن المشرف مثله مثل أي فرد آخر داخل المجموعة، بل إن مسؤوليته في هذا الشأن أكبر.. إذ إن قراره الخاطئ قد يصيب الآخرين بأضرار جسيمة، لذا يجب على المشرف أن يتقبل بصدر رحب فكرة احتمال أن يخطئ وأن عليه أن يتحمل نتائج أخطائه هذه.
ولنفترض مثالا على ذلك: أن المشرف أعطى توجيها شفهياً لأحد مرؤوسيه للقيام بعمل ما بطريقة معينة، ثم حدث أن ترتب على اتباع هذه الطريقة التي اقترحها المشرف أن حدثت أخطاء تستدعي المساءلة، في هذه الحالة يجب ألا يتراجع المشرف، وألا يلقي بالتبعة على اكتاف مرؤوسيه، وإنما يجب أن يعترف بخطئه وأن يتحمل نتائج هذا الخطأ، وهكذا يكتسب ثقة واحترام مرؤوسيه له، كما أن مثل هذا السلوك يجعل مرؤوسيه على استعداد تام لتنفيذ جميع ما يطلبه منهم، لأنه بسلوكه هذا أوجد لديهم الثقة الكاملة فيه.
أن تكون مخلصا لأفراد مجموعتك
يعتقد بعض المشرفين أنه يستطيع أن يكتسب ثقة واحترام مرؤوسيه عن طريق استخدام بعض الألفاظ البراقة وعبارات المجاملة السطحية دون أن يكون لديه الشعور الحقيقي بالإخلاص لهم.. وهنا يجب أن نقول للمشرف:إن مرؤوسيك سوف يستطيعون مع الوقت التفريق بين ما هو حقيقي وما هو كاذب أو سطحي، لذلك حاول دائما أن تكون مخلصاً، وأميناً في علاقاتك ومعاملاتك معهم، فلا تظهر غير ما تبطن لأن هذا سيؤدي إلى عدم ثقتهم بك، وشكهم في إخلاصك لهم، وبالتالي يقل أو ينعدم ولاؤهم لك.
كمثال على ذلك: نفترض أنك اشتركت في مناقشة مسألة تتعلق بمجازاة أحد موظفيك، وكنت أنت مقتنعاً بعدم استحقاقه لهذا الجزاء، هنا يستدعي إخلاصك لمجموتك أن تبذل أقصى ما يمكنك للحيلولة دون توقيع الجزاء، هذا مع علمك المسبق أن مرؤوسيك قد يعلموا، وقد لا يعلموا بما بذلته من جهد.
أن تكون مسيطراً على نفسك
ونعني بهذا المبدأ أننا جميعاً عرضة للانفعالات النفسية المتنوعة، إلا أنك كمشرف يجب أن تتميز على مرؤوسيك بهدوء أعصابك وقدرتك على معالجة الأمور بروية وحكمة، وألا تترك نفسك تنجرف في تيار انفعالاتك، كأن يرتفع صوتك بالصياح أثناء عملك بالمكتب، أو أن تلقي بالأدوات المكتبية في ثورة وغضب... إلخ.
إن سلوكاً من هذا النوع لا يعد قدوة سيئة لمرؤوسيك فقط، بل إنك بذلك تشجعهم على اتباع نفس الأسلوب في معاملتهم لبعضهم البعض وفي معاملتهم للمراجعين، يكمل هذا المبدأ أن تكون مستمعاً جيدا لآراء وشكاوي مرؤوسيك، إذ إنه من الملاحظ أن الفرد يفقد القدرة على مساع وتفهم الآخرين عندما يفقد سيطرته على نفسه.
وهنا يجدر بنا أن نوضح لك شروط الاستماع الجيد:
1- ألا تشغل نفسك بأشياء أخرى أثناء استماعك وأن تركز ذهنياً على تتبع ما يقوله الشخص الآخر.
2- أن تقلل بقدر الإمكان من مقاطعته إلا إذا كان ذلك ضرورياً لكي تستطيع تتبع حديثه.
3- أن تحاول أن تتصور نفسك في مكان صاحب المشكلة حتى تستطيع أن تشعر بمشكلته، وبالتالي تكون أقدر على مساعدته في حلها.ويلاحظ أنه في بعض الأحيان يكون حلا مشكلة مرؤوسك في أن تستمع له باهتمام ومشاركة.
أن تكون عادلا
والعدل هنا هو ألا يكون هناك تمييز في معامتلك لمرؤوسيك إلا على أساس الكفاءة الفعلية في أدائهم لأعمالهم، وأن العلاقات الشخصية، وصلات القرابة، والاستلطاف للبعض لا يجب أن يكون مبررا لإحداث التمييز بين مرؤوسيك.
تشجيع الموظفين على تطوير أنفسهم وتحسين كفاءاتهم
يدور هذا المبدأ حول فكرة أن التعليم لا ينتهي ولا يتوقف بمجرد التخرج من المدرسة أو من الجامعة وإنما يجب أن يستمر بحيث يكون التعليم عملية مستمرة ملزمة للفرد طوال حياته، وعلى المشرفين أن يحاولوا ما استطاعوا دفع مرؤوسيهم إلى الاطلاع والتعليم المستمر، ومن يوفق من المشرفين في ذلك فإنه سوف يجد أنه يعمل مع جماعة من الناس يرتادون آفاقاً كثيرة وينقلون إلى عملهم من الآراء والأفكار ما يحسنها كل يوم.
توفير البيئة الصحية للموظفين
قد يبدو من غير المألوف أن نتحدث عن توفير البيئة الصحية، ونحن نتحدث عن الإشراف في المكاتب الحكومية حيث إنه قد جرت العادة على الحديث عن ذلك في المصانع حيث يستخدمون هناك الآلات والأدوات والأجهزة الأوتوماتيكية، فتوفير هذه البيئة الصالحة قد يكون على نفس الدرجة من الأهمية .
كما في المصنع تماما، فالتعثر على أرضية مدهونة بالشمع، أو الإمساك بمفاتيح كهربائية تالفة، أو الوقوف أمام أبواب تفتح بطريقة أوتوماتيكية، أو فتح الأدراج السفلى من دولاب، بالإضافة إلى مشاكل التهوية والإضاءة وغيرها من المشكلات، مثل حضور موظف إلى عمله وهو مصاب ببرد شديد معد، كل هذه الأشياء التي تبدو بسيطة تؤدي إلى حوادث خطيرة، لذا يجب أن يهتم المشرف بأن يوفر بيئة صحية للموظفين.