قواعد تهم الكثير من الموظفين والمديرين (2/2)
استعمال الجمل والعبارات القصيرة!!

تناولنا في الأسبوع الماضي عدداً من القواعد التي تهم الكثير من الموظفين والإداريين سواء في القطاع العام أو الخاص وهو أسلوب التعبير وإعداد التقارير حيث تناولنا عدداً من الأساليب لتحسين اسلوب التعبير ومنها تقسيم الموضوع إلى فقرات والتنويع في الكلام وعدم استعمال الكلمات المبهمة وفي هذا
الاسبوع سنتناول قواعد مهمة أخرى...
*****
استعمال صيغة الفعل
بدلاً من الفعل المجهول
وهذا يعني جعل الفاعل في الجملة يؤدي الفعل بدلاً من أن يؤدى عنه بصيغة المجهول فالقول: (إن سائق السيارة الأخرى ضربني) هو بصيغة المعلوم بينما القول: ضربت من جانب سائق السيارة الأخرى أو ضربت من السيارة الأخرى هو بصيغة المجهول. والأفعال المعلومة تجعل الكتابة متحركة وديناميكية ومقروءة جيداً ونأخذ مثلا من تقرير واقعي لإحدى الشركات: فالقول (سوف تدفع سلفة من تعويضات تقاعد الموظفين.. (هو قول بصيغة المجهول بينما القول المماثل بصيغة المعلوم هو: (سوف تدفع الشركة نسبة من تعويضات تقاعد الموظفين..).
قد نحتاج في بعض الأحيان لاستعمال صيغة المجهول، ولكن بما أن هذه الصيغة تبطئ فهم القارئ للكلام يجب أن تحد من هذا الاستعمال قدر الإمكان وإليك بعض الأمثلة التي تحتاج فيها إلى استعمال صيغة الفعل المجهول:
* عندما يكون الفاعل مجولاً بالفعل أو غير متصل مباشرة بالموضوع مثل: (تم تجهيز الآلة سنة 1985م.
* عندما تريد التشديد على المفعول به أو الموضوع الذي يحصل عليه الفعل.
* عندما تريد المراوغة في طرح المسائل مع أنها ليست فكرة جيدة في كتابة التقارير فسوف تجد صيغة الفعل المجهول مفيدة لك.
استعمال الأسماء
الواقعية غير المجردة
استعمال كلمة (أداة الاتصال) هو استعمال لتعبير مجرد أما استعمال كلمة (الهاتف) فهو استعمال لكلمة واقعية. والأسماء الواقعية تعطي القراء صورة بصرية في أذهانهم تؤدي إلى سهولة استيعاب الفكرة المرافقة للأسهم.
أما الأسماء التجريدية من ناحية أخرى فتكون أكثر طولاً بمعنى أنها عبارة عن كلمات أو عبارات طويلة يمكن أن تكون غامضة إلى حد بعيد مثل كلمة (الأوضاع) و(الأحوال) أو (النشاطات).
وفي بعض الأحيان يمكن استبدال الاسم التجريدي باسم واقعي، لكن غالبا ما تجد أن أفضل وسيلة لاستبعاد الأسماء التجريدية هي استبدالها بالأفعال، وإليك بعض الأمثلة:
* يمكنك مثلاً استبدال عبارة: (يجب أن أعبر عن خيبة أملي (بعبارة) يجب أن أقول مدى خيبتي أو كم أنا خائب).
* ويمكنك استبدال عبارة: (نهدف إلى إزالة الأخطاء) بالقول: (نسعى لنزيل الأخطاء).
لا تستعمل الكلمات المتعجرفة أو المصطلحات القانونية
ابتعد عن الكلمات المعقدة التي تعبر عن اسلوب متعجرف متعالٍ خاصة إذا كانت قليلة الاستعمال وتبدو متعجرفة بوضوح.
وعادة يكون بإمكانك إزالة هذه الكلمات من تعابيرك من دون أي تغيير كبير في هذه الجمل أو التعابير، فبدلا من القول: (لاسيما أن الملحق يصور.. (يمكنك القول:(يصور الملحق..) وفي بعض الأحيان قد يكون عليك إعادة بناء أو إعادة صياغة الجملة قليلاً لكنه لن يكون من الصعب أبدا الاستغناء عن كلمات كهذه.
لا تستعمل الكلمات الجامدة الحيادية في تعبيرك
سيكون تقريرك أكثر سهولة ومتعة للقراءة إذا نجحت في (حقن) بعض الحياة والنشاط في تعابيرك، ولقد سبق ورأينا كيف يمكنك فعل ذلك بتبديل طول الجمل والعبارات واستعمال صيغة المعلوم.. الخ.
وإليك أسلوباً آخر في هذا المجال.
تجنب كلمات محايدة مثل (التغير) واستعمل بدلا منها كلما مثل (إلى الأحسن) أو إلى (الأسوأ) وبدلا من الاكتفاء بالقول مثلا (إن النظام الجديد لدوام العمل يؤثر في معنويات الموظفين (تقول في عبارة فاعلة بفعل ناشط (إن النظام الجديد لدوام العمل (يضر) بمعنويات الموظفين).
تجنب أو ابتعد عن حشو الكلام
الحشو يعني استعمال كلمتين أو أكثر تعبر عن المعنى ذاته مما يجعل إحداهما غير ضرورية.
الانتباه إلى الكلمات الغامضة
حاول إعطاء المعنى الذي تريده بوضوح دون غموض حيث يمكنك التعبير عن أشياء كثيرة بعدة وسائل وأساليب رغم أن إحداها لابد أن يكون هو الأكبر وضوحاً.
لذلك يجب أن توضح معانيك وأغراضك لأنه عند الكتابة ليس من الضرورة أن تفهم القراء مباشرة ما تقصده، والاحتمال الكبير هو أن يقرأوا ما تكتبه بطريقة واحدة دون أن يدركوا أن ما كتبته يمكن أن يعني شيئاً آخر.
من ناحية أخرى يمكن تفسير بعض الكلمات المحددة بأكثر من أسلوب في الكتابة بمعنى أن الكتابة تفسح المجال لأكثر من تفسير واحد.
وهنا يجب أن تتنبه إلى وجوب أن يكون معنى ما تكتبه واضحا بحيث لا يحتمل أكثر من تفسير واحد. ومن بين أكثر الكلمات غموضاً هي (قليلاً) و (تماما) و (إلى حد ما).
خلاصة الفصل
لقد أنهينا هذا الفصل بالكلام عن أسلوب الكتابة من حيث المقاربة العامة والعبارات والجمل التي تستعملها والكلمات المنفردة التي تصيغ بها تلك الجمل والعبارات. وفور ممارستك وتطبيقك لهذه التوجيهات في الكتابة يصبح أسلوبك في الكتابة واضحا ومقروءا وهاتان الميزتان يقدرهما كل قارئ.
أما النقاط الأساسية التي بحثناها اليوم فهي:
الأسلوب الإجمالي في الكتابة
* استعمال اللغة العادية البسيطة.
* استعمال الأمثلة والقياس.
أسلوب التعبير
*استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة.
* عدم استعمال المصطلحات المبهمة.
* عدم استعمال العبارات المألوفة أو المأثورة.
الكلمات
* استعمال الكلمات القصيرة.
* استعمال صيغة الفعل المعلوم.
* استعمال الأسماء الواقعية غير التجريدية.
* الابتعاد عن الكلمات الجامدة الحيادية في التعبير.
* الابتعاد عن حشو الكلام بالتكرار (كلمات مختلفة لمعنى واحد).
* الانتباه إلى الكلمات الغامضة.
وسننظر لاحقا في جانب آخر من الكتابة الجيدة وهو كيفية استعمال قواعد اللغة والالتزام بها. وفور امتلاكك للأسلوب الجيد والقواعد الجيدة معا ستصبح كاتباً محترفاً.