في مجال العمل تزداد الحاجة إلى التعبير الجيد، وأسلوب إعداد التقارير، هو الذي يؤدي في النهاية، إلى قبول أو رفض ما تضمنته هذه التقارير من قبل الإدارة المشرفة، ولأهمية أسلوب التعبير سنتناول هذا الأسبوع هذا الجانب المهم.
أسلوب التعبير
بعد إتقانك الأسلوب العام في الكتابة تصبح في طور إنتاج تقارير مكتوبة بوضوح، ولكن يبقى من المهم استعمال العبارات الصحيحة، والكلمات الصحيحة بما يطابق ذلك الأسلوب العام، وسوف نتحدث لاحقاً عن استعمال الكلمات الصحيحة لكن دعنا ننظر أولاً في التعبير بالجمل والعبارات.
استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة
هناك عدد من علماء البحث أنفقوا شهوراً في وضع معايير لما هو مقروء بالشكل الصحيح بحيث تبلغك هذه المعايير مدى سهولة وصعوبة قراءة ما هو مكتوب بالنسبة للأشخاص، وقد يكون برنامج معالجة الكلمات في حاسوبك قادراً على إعطاء معايير مماثلة لسهولة أو صعوبة قراءة ما تكتبه.
لكن وبدون التطرق إلى الكثير من التفاصيل ثمة بعض الأشياء التي تأخذها كل هذه المعايير في عين الاعتبار، ومن بين أهم هذه الأشياء الجمل وطول الفقرات.
الفقرات
إذا قرأت كتاباً أو تقريراً يتضمن القليل من الفواصل أو بدون فواصل على الإطلاق، فذلك يدعو ذهنك إلى تفكير أقوى، وهكذا فإن تقسيم الكتابة إلى فقرات يساعدك على إعطاء بنية لما تقوله وبدون هذه الفقرات قد يكون من الصعب على القراء تحديد بنية ما يفترض أن يقتنعوا به.
لذلك أيضاً يجب أن تبدأ كل فكرة جديدة بفقرة جديدة، وحتى لو كان على القراء صعوبة من قراءة الكثير من الفقرات، لكن ذلك أفضل من عدم وجود أي فقرات على الإطلاق بالإضافة إلى ذلك، وإذا كنت تستعمل الحجم العادي من الورق يجب أن تبقى الفقرات متباعدة، وأن تبقى السطور ضمن الفقرات المتباعدة أيضاً.
الجمل
الجمل الطويلة صعبة القراءة، وقد يبدو أسلوبك في الكتابة رتيبا إذا كانت كل جملة من الطول ذاته، ولهذا من الأفضل اللجوء إلى التنويع، وهذا ما يجعل كلامك أكثر إثارة للاهتمام ويضيف الامتلاء إلى ما تكتبه.
لكن يجب أن تهدف لأن يكون معدل الكلمات في الجملة الواحدة 20 كلمة، وألا يزيد هذا العدد عن 35 كلمة، وإلا وجب عليك اختصار هذه الجملة أو تفكيكها إلى جملتين أو أكثر.
نموذج: إليك مثلاً عن جملة طويلة وعن كيفية اختصاره
(في حال غياب موظف أو موظفين في الدائرة عن العمل في الوقت ذاته سيصبح من الضروري لواحد أو أكثر من بقية الموظفين تغطية عمل الغائبين للتأكد من استمرار الوظائف الضرورية حتى عودة الموظفين الغائبين إلى عملهم).
الاختصار
(إذا غاب موظف أو أكثر عن الدائرة يجب على الآخرين تغطية الوظائف الضرورية لهؤلاء حتى عودتهم).
لا تستعمل الكلمات المبهمة:
قد يكون من الصعب تعريف ما هي الكلمات أو التعابير المبهمة، ولكنها من أحد جوانب اللغة الخاصة المتعلقة بموضوع محدد، ومعظم الأشخاص يستعملون كلمات تكون معروفة وواضحة بالنسبة لهم ومبهمة بالنسبة للآخرين مثل استعمال كلمة Ms-Dos التي تعد مبهمة بالنسبة للذين لا يعرفون شيئاً عن الحاسوب.
وتتواجد الكلمات (المبهمة) لأنها حقاً مختصر ومفيد يستعمل بين الأشخاص الذين يعرفون موضوع الكلام جيداً، وإذا كنت متأكداً أن كل قرائك يقعون ضمن هذه الفئة (أي الذين يعرفون تماماً ما تتحدث عنه) يمكنك عندها استعمال الكلمات التي قد تكون مبهمة بالنسبة لغيرهم، لكن يجب أن تعرف مدى إبهام هذه الكلمات بالنسبة للآخرين، وألا تستعملها مطلقاً في حال وجود أدنى شك لديك بأن القراء لن يفهموها، عندها يجب أن تجد كلمة أو عبارة بديلة يمكن للقراء استعمالها وفهمها.
قد يحدث من وقت لآخر ألا تتمكن من تجنب استعمال الكلمات المبهمة خاصة في التقارير الفنية، وفي هذه الحالة ومع احتمال عدم فهم القراء لهذه الكلمات يكون الحل إرفاق التقرير بمسرد لتعريف الكلمات والمختصرات.
من ناحية أخرى هنالك بعض التعابير التي أصبحت متداولة الاستعمال إلى حد أنها أصبحت فعليا دون معنى، وقد يشاهد القراء هذه التعابير مراراً وتكراراً في حياتهم إلى حد أنهم لا يستوعبون معناها، وعالم التجارة مليء بهذه التعابير مثل:
* مواجهة حاجات الزبون أو المستهلك.
* العديد من السلع والخدمات.
* السلع النوعية.
هذه التعابير هي نموذج عن تعابير كثيرة التداول إلى حد أنها لم تعد تعطي المعنى الملائم، وحتى في حال وجود معنى لها، فهي قد فقدت تأثيرها كلياً.
وعبارة (السلع النوعية) مثلاً هي أفضل مثال على ذلك، حيث نسمع يومياً عنها دون أن نصدقها، لأن الجميع يقول عن سلعة بأنها سلع نوعية أو مميزة.
وهكذا كيف يمكن تجنب هذه العبارات التي أصبحت مألوفة؟
الجواب بسيط جدا، وهو استعمال العبارة التي تحمل (وزناً) أو (معنى) أو (تأثير) أكثر من العبارة المألوفة، وذلك باللجوء إلى الحقائق الثابتة، أو دعم هذه العبارة بالحقائق الثابتة.
وهكذا وبدلاً من القول: (هذه السلعة تفي بحاجات الزبائن) تقول: (على مدى السنتين الماضيتين أظهرت دراساتنا أن رضا الزبائن عن هذه السلعة يزيد عن 97 بالمائة) أو أكثر من 85 بالمائة من زبائننا يعودون مراراً لشراء هذه السلعة)، وبدلاً من القول العديد من السلع والخدمات.. (تقول لديكم خيار سبعة عقود لسبعة أنواع من السلع يمكن موافقتها حسب الطلب..).
اختيار الكلمات الصحيحة
اختيار الكلمات الصحيحة هو الجانب النهائي في أسلوب الكتابة الذي يجب عليكم أخذه بعين الاعتبار، وهنا نقول ثانية: إنه لا توجد كلمات صحيحة وكلمات خاطئة بالمعنى الدقيق، بل توجد مقاربات عامة لاختيار هذه الكلمات، وهكذا وفور فهمك لمبدأ هذا الاختيار ستجد أنه من السهل جدا اختيار أفضل الكلمات لتقريرك، وعليك بعض التوجيهات البسيطة في هذا المجال.
(أ) استعمال الكلمات القصيرة حيثما أمكن
الكلمات القصيرة أسهل من حيث القراءة وهي تساعدك على تدفق الكتابة، قد تكون بعض الكلمات الطويلة ضرورية بحيث تستعمل من وقت لآخر، ولو بشكل قليل، وربما نادر، لكن هذا الاستعمال القليل للكلمات الطويلة يضيف تنوعا إلى تقريرك، والمثل على ذلك هو استبدال كلمة (متطلبات) بكلمة (حاجة) أو (حاجات).
والكلمات الطويلة التي يتعرف عليها القراء بسهولة هي أفضل من الكلمات الطويلة التي لم يعتادوا عليها حيث إنه من الممكن مثلاً استعمال (موسعة البحث) بدلاً من الاكتفاء بكلمة (البحث).
المصدر: تحضير التقارير الناجحة - الدار العربية للعلوم - تأليف كاثرين هارتيج - ترجمة مركز التعريب والترجمة.
| 
"القوى العاملة"