لايختلف اثنان في ان من يتولى الإشراف الإداري لا يمكنه مقابلة كل مراجع، وخاصة في الإدارات ذات العلاقة بمقابلة الجمهور.. ولو كان كذلك لأصبح المدير يقوم بدور الموظف المختص.. إلا ان بعض الموضوعات قد تتعدى صلاحية بعض الموظفين.. أو حتى لقلة الخبرة لديه وخوفه من اتخاذ إجراء خاطئ قد يطلب الموظف مراجعة المدير المسؤول لعرض معاملته عليه وأخذ الموافقة منه على إتمام إجراءات المعاملة!!
ورغبة من بعض المديرين أو المشرفين في تنظيم أعمالهم، يلجأون إلى تخصيص مدير مكتب أو سكرتير مهمته تنظيم سير المعاملات الواردة أو الصادرة من مكاتبهم أو سيل الزيارات المتكررة فيتولى مدير المكتب أو (السكرتير) إنهاء الكثير من الموضوعات والمقابلات لطلب مقابلة المدير دون داع إلى إدخال كل مراجع للمدير إذا كان الأمر يمكن تنفيذه أو حله من قبل (السكرتير) أو مدير المكتب !
إلا ان الكثير من المراجعين يصابون بخيبة الأمل ويصطدمون (ببيروقراطية) معقدة وضعها (السكرتير) للحد من مقابلة المدير رغم ان الموضوع لا يمكن حله من قبل الموظف المختص أو حتى (سكرتير) المدير.
إن خيبة الأمل هذه أو الإحباط الذي قد يصيب بعض المراجعين نتيجة لاصطدامهم ببرود مدير المكتب أو (السكرتير) الذي يتعدى برودة القطب الشمالي في عدم الاهتمام بموضوعهم أو حتى تلقى مزيد من (اللاءات) والصراخ وطلب مراجعة إدارة أخرى بحجة ان المدير مشغول ولا يمكنه مقابلة أحد!! وكأنَّ المكتب الذي يشغله ذلك المدير أو السكرتير ملك له يرد عنه من يشاء ويدعو له من يشاء !!
ان اختيار (السكرتير) أو مدير المكتب لا يجب أبداً ان ينظر إليه من خلال ما يحمله هذا أو ذاك من شهادات في مجال إدارة المكاتب أو (السكرتارية) بل ان الأمر يتعدى ذلك كله للقدرات الشخصية لدى شاغل هذا النوع من العمل.
(فالسكرتير) البخيل يحاول ان يترصد لكل كبيرة وصغيرة تأتي في صالح الموظف فيحاول إقناع المدير بأن الدورة التي تقدم لها زيد من الناس ستحمل الجهاز مبالغ كبيرة كان من الأولى عدم صرفها و(السكرتير) البخيل هو الذي ينظر إلى تكليف الموظف بعمل إضافي إنما هو تبذير لا داعي له وان بإمكان الموظف ان ينجز ذلك خلال الدوام الرسمي.
و(السكرتير) النمام هو الذي ينقل للمدير أخبار الموظفين وماذا يقولون عنه وهو الذي يحاول إخفاق أي مشروع لصالح الموظفين قبل ان يبدأ!
فهذا (السكرتير) يضع أحياناً معلومات مسبقة وخاطئة عن موضوع ما لدى المدير ويحذره من عواقب الموافقة عليه وبمجرد ورود الموضوع بعد أيام إلى المدير يجد الرفض جاهزا!
ان الكثير من قرارات المديرين تتأثر أحايين كثيرة بآراء مديري المكاتب فترى (السكرتير) أو مدير المكتب نظراً لاطلاعه على جوانب العمل وتفاصيلها التي قد تغيب عن المدير بحكم ارتباطاته وتعدد مسؤولياته قد يؤثر في رأي المدير سلباً أو إيجاباً.
فمدير المكتب أو (السكرتير) الذي يحب الخير للآخرين ويسعى للوقوف بجانبهم سواء أكانوا موظفين أو مراجعين تجد انه يسهم مساهمة كبيرة في إنجاز معاملاتهم كمراجعين وتحقيق رغباتهم كموظفين.. فهناك مدير مكتب أو (سكرتير) تنفتح له أساريرك ونفسك عندما تقابله للمرة الأولى فتراه بشوشاً مبتسماً قادراً على إدارة دفة الحديث وتقطيع الوقت على المنتظر لأجل المقابلة، وهناك من تقابله فتراه واجماً عبوساً كأنك تطلب شيئاً من جيبه لمجرد انك قدمت إلى المكتب! أو كأن المكتب الذي يشغله أو يمثله منزله الخاص، يوصد الباب أمام من لا يريده من الزوار!!
نحن لا نلقي اللوم على تلك النوعية من (السكرتيرين) أو مديري المكاتب، وذلك ان اختيارهم من الأساس كان خطأ، وكان من الأولى على المدير عندما يعين (سكرتيراً) أو مديراً لمكتبه ان يراعي هذه الأمور في من يمثله ويعكس شخصيته.. (فالسكرتير) أو مدير المكتب يعطي انطباعاً عن المدير، فبقدر ما يكون قادراً على شغل منصبه بكل اقتدار بقدر ما يعود ذلك إيجابياً على شخصية المدير وسمعته لدى جمهور المراجعين.
والله المستعان.
| 
