Tuesday 14th october,2003 11338العدد الثلاثاء 18 ,شعبان 1424

     أول صحيفة سعودية تصدرعلى شبكة الانترنت

كيف نستفيد من الوقت؟! كيف نستفيد من الوقت؟!
الأعمال البسيطة التي يقوم بها بعض المديرين يمكن أن تلتهم جل وقتهم!!

الأعمال المفيدة
من الممكن تصنيف أنواع أنشطة العمل التي يستثمر فيها الوقت، وبالتالي نعرف عن كثب كيف يستخدم وقت العمل، توجد أربعة أنواع عامة للعمل يمكن تمييزها في أعمال الإدارة على كل مستوياتها:
الأعمال العادية (الروتينية)
هذه تتضمن المهام الإدارية مثل: الكروت أو النماذج اليومية، والمذكرات، استكمال تقرير الأجور، حفظ الملفات، والأعمال الوقية الأخرى.. إنها أشياء بسيطة، لكنها من مستلزمات عمل المديرين التي يجب ألا تشغل حيزاً كبيراً من أفكارهم، ومع ذلك إذا لم تتم السيطرة عليها يمكنها أن تلتهم وقت الإدارة، إن المدير الذي يقضي كل وقته في الصباح لينقل أرقاماً من مذكرات وسجلات ويدونها في أخرى، هذا الفرد لا يدير.
واجبات الوظيفة المنتظمة
هذا هو جوهر العمل الإداري: يوجه ويتابع مرؤوسيه، يعطي تكليفات مهام عمل، يراجع جودة المنتج، يدرب ويقدم النصح والإرشاد للعاملين، ويلاحظ أن بعض المديرين يبددون الوقت لدرجة أنهم لا يجدون منه ما يكفي لممارسة هذه الأنشطة الرئيسة والأكثر أهمية.
مهام وظيفية خاصة
تتدرج هذه المهام من دراسة خاصة بتكلفة تشغيل إحدى الآلات التي تم تركيبها حديثاً، إلى القيام بتدريب أعضاء جماعته التنظيمية على برنامج للسلامة والصحة المهنية يتمشى مع اللوائح الحكومية الجديدة، من الصعب توقع المهام الخاصة، قد يستغرق بعض هذه المهام دقائق قليلة، وقد تتطلب مهام أخرى عدداً من الساعات يومياً ولفترة قد تطول إلى ستة أشهر أو أكثر، هناك شيئان يمكن توقعهما في موضوع المهام الخاصة: انها لابد أن تصل إلى كل مدير وأنها تأخذ وقتاً من واجباته الوظيفية الأساسية.
العمل الابتكاري
المدير الفعال هو الذي يلجأ باستمرار إلى المبادرات لتحسين أداء وحدته التظيمية وأدائه الشخصي.
يتطلب هذا التخطيط لإحداث التحسين في طرق الأداء: تبسيط إجراءات كتابة التقارير، القيام بتدريب أفراد جماعته أثناء العمل لتحسين مهاراتهم، ويوفر الوقت اللازم لاكتشاف الأسباب التي تؤدي إلى المشاحنات والصراعات بصفة مستمرة داخل أحد الأقسام التابعة له.
العمليات الابتكارية تأخذ وقتاً، وتترك إدارة الوقت الجيدة عدداً من الساعات لأداء الوظيفة الابتكارية التي تميز بين المديرين الممتازين وبين غيرهم.
الوقت الضائع
يلح على كثير من المديرين شعور دائم بأنه يضيع منهم جزء كبير من وقت العمل يمكن أن يكون منتجاً، إذا هم أمكنهم الإمساك به بطريقة أو بأخرى، ومحاربة مسببات ضياعه وتجنب خسائر عدم التركيز.
قد يكون هناك بعض المبالغة في هذا الشعور أحياناً حتى العمال الممتازين يمكنهم أن يحافظوا على كفاءتهم، ويكونوا اجتماعيين وإنسانيين في الوقت نفسه.
لا يعني تفادي الوقت الضائع أن تجهد نفسك في العمل حيث يتطلب العمل نشاطاً وإتقاناً.
ولقد حظي موضوع الوقت الضائع بالكثير من الأبحاث والدراسات سواء في المكاتب أو المصانع، وفيما يلي بعض الأفكار التي خرجت نتيجة هذه الدراسات التي تصنف أسباب ضياع الوقت إلى:
الافتقار إلى التركيز
من أكبر وأهم الأسباب المحتملة لضياع الوقت: الفشل في أداء المهام الوظيفية من خلال نظام متماسك له ترتيب محدد، والانتهاء من واجب محدد أو جزء من مهمة قبل الدخول في الأخريات، على سبيل المثال في طريق المدير إلى مبنى إدارة شؤون الأفراد لمناقشة التعيينات الجديدة يدخل عليه أحد مرؤوسيه ومعه عينة من المنتج الجديد ليفحصها وقبل أن يتم ذلك يدق جرس التليفون، وبمجرد أن يبدأ الرد على التليفون يسمع صراخ أحد العاملين، فيتوقف عن المكالمة التليفونية ليسمع شكوى العامل، وأثناء ذلك يدخل سكرتيره فيطلب منه استدعاء مهندس الورشة لمناقشة شكوى العامل، كل ذلك دون الانتهاء من أي عمل قد شرع فيه. ألم تتوقف أحيانا في طريقك لتسأل نفسك: «إلى أين أنا ذاهب الآن؟» يحتاج هذا النمط المحطم إلى التركيز في صورة التخطيط المسبق، ووضع الأولويات.
الفشل في التفويض
يتم تصميم وظائف المديرين بافتراض أنهم سوف يكلفون مرؤوسيهم بجزء كبير من العمل، ويدعونهم يؤدونه، وإذا لم يفعل المرؤوسون «المشرفون» نفس الشيء فلن يجدوا الوقت للانتهاء من أعمالهم، وعليه فإن المديرين أو المشرفين الذين يحاولون أداء كل شيء بأنفسهم يبددون وقتهم بأيديهم.
الفشل في الاتصالات
أحسن مبدأ في إدارة الوقت هو: «اعمل الشيء الصحيح من المرة الأولى» يحتاج تطبيق هذا المبدأ إلى اتصالات جيدة.
لقد أثبتت الدراسات والبحوث مرات ومرات أن ضعف الاتصالات هو السبب الجذري لضياع الجهود، وإذا لم يعط المدير أو المشرف آذانا صاغية لمن يصدر إليهم أوامره أو يرسل توجيهاته لكي تكون لديهم صورة حقيقية عن الموقف فإنه لا يكون قد بلغ بأمانة تكليفاته وأوامره للذين عليهم أن يقوموا بتنفيذها، حيث إن الاتصالات هنا غير صحيحة، وغير فعالة.
* الفشل في النظرة المستقبلية
يدخل تحت هذا العامل إدارة الازمة حيث التعامل مع المشكلات فقط عندما يتفاقم الموقف ويتطلب التدخل السريع.
بصفة دائمة نجد أن إدارة تأثيرات الأزمة يأخذ باستمرار وقتاً أطول وجهوداً أكبر عنها إذا تم توقع المشكلات واستخدام التحليل والتخطيط الدقيق للسيطرة عليها في مراحلها الأولى.
المقاطعات
ومن أمثلته التليفون، السؤال السريع، التعليق الاجتماعي، دعوة الاجتماع العاجل، يجد المديرون كل ذلك لصوصاً حقيقية للوقت.
عملية الاتصالات حيوية بالنسبة لعمل المدير، ولكنه من الصعب التفرقة بين الاتصالات الأساسية والجوهرية بالنسبة للعمل والمحادثات التي تصل إلى حد «الدردشة» التي تعتبر ببساطة تبديداً للوقت.
التعب والمشكلات المتعلقة به
المديرون بشر تنتابهم أحلام اليقظة، يضيع منهم التركيز، ويلجأون إلى المماطلة والتسويف أحياناً، إنهم يعملون أياماً طويلة تحت ظروف عمل ضاغطة مربكة، ويساهم التعب والإجهاد في ضياع الوقت، وضعف الحالة الصحية، ويمكن أن يجعل الموقف أسوأ.
ونتناول في ما يلي عملية تبديد الوقت.
تبديد الوقت
في بعض الأحيان لا يمكن تفادي عملية تبديد، أو تضييع الوقت، لأنها تعتبر جزءاً عضوياً في العمل ذاته، على سبيل المثال في منظمات الأعمال والخدمات يجب أن يرد الفرد على جرس التليفون، بصرف النظر عن مدى أهميته، ويجب أن يجيب الرؤساء عن أسئلة مرؤوسيهم كنوع من التدريب على العمل، ومع ذلك يجب أن تحلل مبددات الوقت التي تؤثر على عملك وتحاول التخلص من أكبر عدد ممكن منها.
تأتي مبددات الوقت في أشكال مختلفة فقد تكون أنشطة، أو أحداثاً أو ظروفاً يترتب عليها مخرجات قليلة جداً أو نتائج ذات قيمة منخفضة، من الواضح أنه ليس كل المديرين يعملون في مكاتب، حيث يقطع وقت عملهم بالعديد من الزائرين أو بالأكوام المكدسة من البريد اليومي «البوستة»، تختلف ظروف كل منظمة عن الأخرى، وما قد يعتبر من مبددات الوقت بالنسبة لفرد ما، لا يسبب أية مشكلة لفرد آخر، ولقد أمكن لأحد الباحثين حصر خمسة عشر بنداً على أساس أنها الأكبر شيوعاً كأنشطة وظروف مبددة للوقت.
* إذا كيف تدير وقتك؟
لكي تدير الوقت جيداً يجب أن تكون أميناً مع نفسك، اسأل نفسك هذه الأسئلة وأجب عنها بصدق بقدر الإمكان:
- ما الذي أفعله ولا يحتاج ان أفعله مطلقا؟ ما الذي أفعله، ويمكن أو يجب أن يفعله شخص آخر؟
- ما الذي أفعله، ويأخذ وقتاً أطول مما يجب؟
- ما الذي أفعله ويبدد وقت الآخرين؟
الأشياء التي تفعلها ولا تحتاج أن تفعلها مطلقاً:
طريقة عامة من طرق تبديد الوقت، إنك تحرث في البحر، تنتج أشياء ليس فقط لا تحتاجها، ولكن أيضاً لا يحتاجها الآخرون، على سبيل المثال:
- أنت «أو الآخرون» ما زلت تفعل أشياء غير ضرورية، وهي تؤدي دائماً بنفس الطريقة، إذا أسعفتك ذاكرتك، هل تعرف ما يحدث لعملك هذا؟
هل المخرجات مفيدة بأمانة لك أو لغيرك أم هي ببساطة يتم حفظها أو تخزينها ولا أحد يراها بعد ذلك؟
- ما زلت تسير على النظام اليدوي، بعد أن تم تحويله إلى الحاسب الآلي لا لسبب إلا لأنك لا تثق بالنظام الجديد.
تفعل أشياء يمكن أو يجب أن يفعلها شخص آخر:
- قد تكون هذه الأشياء مغرية، وخاصة إذا كانت من الأعمال التي تحبها، ولديك فيها مهارة مميزة، ولكنك إذا لم تفوض مهام معينة، فسوف لا تجد وقتاً تخصصه للإدارة.
أحياناً يبدو لك أن أداء الفعل بنفسك أسرع كثيراً من أن تنفق الوقت في تفويضه وحتى عندما تفوض واجباً ما فقد تجد أنه من الصعوبة مقاومة الإغراء في أن تتدخل، في بعض المواقف التي قد تمثل تحدياً بسيطاً جداً.
ولكن إذا فعلت ذلك، فهذا معناه تبديد للوقت بسبب:
- أنك تنفق وقتك في أداء أعمال مكلف بأدائها شخص آخر.
- سوف يتعلم الأفراد سريعاً أنه عندما تواجههم مشكلة سيهرعون إليك لحلها.
- لا تستطيع أداء المهام المنوط بك أداءها على أكمل وجه.
الأكثر من ذلك سوف يمتعض كثيرون من تدخلك في عملهم، وسوف يتوقف آخرون عن أن يتعبوا أنفسهم في البحث عن الجديد أو التجريب.
في الوقت نفسه تكون كفاءتك الشخصية معرضة للخطر، وقد تضطر إلى تفويض المسؤوليات المطلوبة منك شخصياً إلى آخرين لا يستطيعون تنفيذها بدقة، والذين يحتاجون مرة أخرى لتدخلك لمساعدتهم.
الأشياء التي قد تأخذ وقتاً أطول بسبب:
- أنك غير منظم شخصياً، ولا يمكنك الحصول على الأشياء المناسبة التي تحتاجها لإنجاز عملك.
- إنك تجد المهام المكلف بها دائماً تحتاج الكثير من الجهود والانتباه، لأنك لم تأخذ الوقت الكلي لتوفير المعلومات والاستعدادات اللازمة.
- اندفاعك السريع إلى العمل قبل أن تعد له عدته، وتعرف جيداً ما يجب أن تفعله.
- لأنك تؤديها كلها بنفسك.
تبديد وقت الآخرين
- لا يرغب أي فرد في الاعتراف بأنه يضيع وقت أناس آخرين وسوف يردد الكثيرون بأنهم ليس لديهم وقت كاف لأنفسهم، فكيف يكون في إمكانهم تبديد وقت أفراد آخرين؟ ولكن تذكر ما يلي:
- طرح أفكار أخرى بعد أن يكون الأفراد قطعوا شوطاً كبيراً في العمل.
- نسيان توزيع التعليمات والمعلومات الجديدة، ولذلك يظل العاملون يعملون في ضوء تعليمات ومعلومات متقادمة.
- طلبك مقابلة بعض أعضاء وحدتك التنظيمية لأمر مهم، ثم عند حضورهم لا تجد المستندات أو الملفات المتعلقة بالموضوع، وتبحث عنها في كل مكان وهم ينتظرونك.
- عقد اجتماعات طارئة، وليس لها جدول أعمال ولذلك لا يعرف المدعوون للاجتماع الغرض منه، ولا يستطيعون إعداد أنفسهم له.
- السماح بحدوث المقاطعات، ولذلك تطول المناقشات أكثر من اللازم، وبدون الوصول إلى نتائج فعالة.
- ترك الأفراد الملتزمين بالحضور في المواعيد المحددة ينتظرون في قاعة الاجتماعات لأنك تحضر دائماً متأخراً.
إذا اعترفت بذنبك في بند أو أكثر من البنود السابقة، فكر في حجم الوقت الضائع إجمالاً من خلال هذه السلوكيات، على سبيل المثال:
إذا ترتب على ضعف إعدادك لاجتماع ما يضم عشرة أفراد أن يستمر «25» خمساً وعشرين دقيقة أطول مما يجب، فإنك تكون قد بددت «250» مائتين وخمسين دقيقة لإجمالي الحاضرين، وهو ما يعتبر أكثر من نصف يوم عمل.

(*)المصدر: إدارة الوقت: إدارة الحياة عبدالحكم أحمد الخزامي

 

 

[للاتصال بنا] [الإعلانات] [الاشتراكات] [الأرشيف] [الجزيرة]
توجه جميع المراسلات التحريرية والصحفية الى chief@al-jazirah.com عناية رئيس التحرير
توجه جميع المراسلات الفنية الىadmin@al-jazirah.com عناية مدير وحدة الانترنت
Copyright, 1997 - 2002 Al-janirah Corporation. All rights reserved