في إطار ترتيبات اللقاء
حقيبة وملف متكامل لكل مشارك
إصدار عدد من النشرات والمطويات الخاصة باللقاء

تم إصدار العديد من المنشورات والمطويات التي كتبت خصيصاً للقاء العلمي الدولي لنخيل التمر من لدن أساتذة متخصصين في كلية الزراعة والطب البيطري. ذكر ذلك ل (الجزيرة) الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الحميد عميد كلية الزراعة والطب البيطري.
وأضاف قائلاً إن هذه المطبوعات تشمل الآتي:
1 - كتاب ملخصات البحوث العربية والإنجليزية وهو يحتوي على خلاصات الأبحاث المقدمة لهذا اللقاء.
2 - كتاب يشمل كامل الأبحاث المقدمة للقاء ويقع في جزئين يشكلان أكثر من 800 صفحة.
3 - نشرة بعنوان القيمة الغذائية والعلاجية للتمور للدكتور خالد الرضيمان.
4 - نشرة بعنوان أهم أمراض نخيل التمر الفطرية في المملكة العربية السعودية للدكتور محمد المليجي.
5 - نشرة بعنوان النخيل في الإنترنت للدكتور أحمد أبو اليزيد.
6 - مطوية بعنوان حشرات النخيل الشائعة في المملكة للدكتور محمد الدغيري.
7 - مطوية بعنوان من أحكام زكاة التمور للدكتور عبدالعزيز الربيش.
كما ذكر الدكتور الحميد أنه تم تجهيز أكثر من 500 حقيبة فاخرة و1000 ملف خاصة باللقاء وسوف تحتوي كل حقيبة على واحد من جميع مطبوعات اللقاء. كما سيحتوي الملف على البرنامج العام للقاء وعلى برنامج الجلسات العلمية التي سيتم عقدها في هذا اللقاء وعلى معلومات أخرى تهم المشاركين في المؤتمر. وسوف يتم توزيع هذه الحقائب والملفات على جميع المشاركين في هذا اللقاء.
7 - لجنة معرض ومهرجان التمور وورش العمل ويرأسها الدكتور سليمان بن محمد الرحياني ومن مهام هذه اللجنة التنسيق مع الغرفة التجارية لإقامة مستلزمات التمور المصاحب للقاء والإشراف على جناح الكلية في مهرجان التمور. ومن مهامها أيضاً الإعداد والإشراف على جميع الدورات التدريبية وورش العمل المصاحبة للقاء.
8 - اللجنة الفنية ويرأسها سعادة الأستاذ الدكتور يوسف السليم ومن أبرز مهام اللجنة تسجيل المشاركين وإعداد بطاقات التسجيل وكذلك تجهيز قاعات الجلسات العلمية وتزويدها بالأجهزة اللازمة ومتابعة الجدول الزمني للمحاضرات والجلسات العلمية.
9 - لجنة الحركة والمتابعة برئاسة الدكتور عبدالله الخلف وتقوم هذه اللجنة بتأمين وسائل النقل لكافة أغراض اللقاء.
10 - لجنة حفل الافتتاح يرأسها الدكتور محمد الدغيري وتعنى هذه اللجنة بتجهيز قاعة الاحتفالات الرئيسة واستقبال الضيوف وتنظيم المقاعد.
11 - اللجنة الاجتماعية والزيارات برئاسة الأستاذ الدكتور عبدالرحمن الواصل وتتولى هذه اللجنة إعداد برنامج زيارات ضيوف اللقاء وترتيب أمسيات ترفيهية لهم.